확정된 여행계획 준비 - 제품 소개서 제작 가이드 및 완성
확정된 여행계획을 정하고 준비시작하라.
전시회 참가를 위한 여행 계획은 전시 120일 전부터 확정하는 것이 좋다. 국제적 유명 전시회에는 그 시기에 전 세계적으로 많은 사람들이 몰려오기 때문에 비행기표나 호텔 등이 미리 선점하는 경우가 많다. 미리 비행기표와 호텔 예약을 진행하면 실수를 방지할 수 있으며 경우에 따라 할인 혜택을 받을 수 있다.
전시 주관 업체, 해당 국가의 무역센터나 관광청에 문의하여 다양한 혜택을 찾아보는 것도 좋은 방법이다. 단순히 예약만 해주는 여행사보다는 출발부터 도착까지 전 과정을 관리해 주고 문제 발생 시 도움을 줄 수 있는 여행사와 거래하는 것이 유리하다. 여러 회사의 조건을 비교하여 가장 좋은 조건을 제시하는 신뢰할 수 있는 회사를 선택하는 것이 중요하다.
특히 지방이나 해외 전시회 참가 시에는 전시 전후의 계획을 잘 세우면 전시 기간 이상의 좋은 결과를 얻을 수 있다. 전시회 전에 해당 지역을 방문하여 기존 바이어와 미팅을 하고 신제품을 소개하는 방법은 매우 효과적이다. 이는 바이어에게 좋은 인상을 줄 뿐만 아니라 제품에 대한 반응을 미리 파악할 기회가 된다.
전시회 전에 전 전시들 중 만난 회사를 방문하는 것이 좋은 영업 전략이 될 수 있다. 여유 시간이 있다면 해당 지역의 상권과 시장을 방문 조사하는 시간을 가져 마케팅에 도움이 되는 정보를 수집하는 것도 중요하다.
1. 여행사 선택: 해당 지역에 대한 경험이 풍부한 여행사를 선택한다. 호텔, 항공편 예약뿐만 아니라 전시 전후 관광이나 거래처 방문에도 도움을 받을 수 있는 여행사가 이상적이다.
2. 전시 주관업체 활용: 많은 전시 주관업체가 호텔 및 항공사와 연계하여 할인 행사를 진행한다. 이러한 서비스를 이용하면 호텔에서 전시장까지의 셔틀버스 등 무료 서비스를 받을 수 있는 경우가 많다.
3. 무역 관련 기관 활용: 수출입 장려를 위해 전시 참가 업체와 참관자에게 다양한 서비스를 제공하는 경우가 많다. 이러한 기관의 지원 프로그램을 활용하면 비용 절감에 도움이 될 수 있다.
4. 기존 거래처 활용: 국가마다 외국 거래처에 대한 인센티브를 제공하는 경우가 있다. 단골 거래처에서 초대하는 경우 호텔비나 일부 비용을 보조받을 기회가 있을 수 있다.
5. 일정 최적화: 전시회 전후로 충분한 시간을 확보하여 기존 바이어 방문, 신규 바이어 상담, 시장 조사 등을 진행할 수 있도록 일정을 계획한다.
6. 비자 및 필요 서류 준비: 해외 전시회 참가 시 필요한 비자와 서류를 미리 확인하고 준비한다. 일부 국가의 경우 비자 발급에 상당한 시간이 소요될 수 있으므로 유의해야 한다.
7. 현지 교통수단 확인: 공항에서 호텔, 호텔에서 전시장으로의 이동 수단을 미리 확인하고 계획한다. 일부 전시회의 경우 셔틀 서비스를 제공하기도 한다.
8. 통신 환경 확인: 현지에서 사용할 수 있는 통신 수단(로밍 서비스, 현지 SIM 카드 등)을 미리 준비한다.
9. 건강 및 안전 대책: 여행자 보험 가입, 필요한 예방 접종, 현지 의료 시설 정보 등을 미리 확인한다.
10. 문화적 차이 인식: 방문 국가의 문화와 관습을 미리 학습하여 현지에서의 원활한 소통과 비즈니스를 준비한다.
전시회 참가를 위한 여행은 단순한 출장이 아닌 비즈니스 기회의 연속이다. 따라서 철저한 준비와 계획이 필요하다. 전시회 기간뿐만 아니라 전후 일정까지 고려한 종합적인 계획을 세움으로써 전시회 참가의 효과를 극대화할 수 있다.
제품 소개서 제작 가이드 및 완성
상품소개서는 전시회의 핵심 마케팅 도구다.
상품소개서는 전시회에서 중요한 마케팅 도구로, 다양한 형태로 제작될 수 있다. 과거에는 인쇄물이 주를 이뤘지만, 현재는 인터넷의 발달로 CD, USB 메모리, 어플 등을 이용하는 경우가 많아졌다. 이러한 디지털 매체는 인터넷 웹서버에 저장하여 공유하는 방식으로도 많이 사용된다. 최근에 사용하는 방법으로는
첫째, QR 코드의 활용이다. 요즘은 많은 기업들이 인쇄물에 QR 코드를 넣어 디지털 콘텐츠로 쉽게 연결되도록 한다. 이는 종이 낭비를 줄이면서도 풍부한 정보를 제공할 수 있는 좋은 방법이다.
둘째, 증강현실(AR) 기술을 이용한 상품소개다. 스마트폰 앱을 통해 제품의 3D 모델을 볼 수 있게 하거나, 제품 사용 영상을 AR로 보여주는 식이다. 이는 방문객들의 관심을 끌고 제품을 더 생생하게 체험하게 해 준다.
셋째, 개인화된 디지털 카탈로그다. 방문객의 관심사에 따라 내용이 달라지는 맞춤형 디지털 카탈로그를 제공하는 기업들이 늘고 있다. 이는 고객 경험을 향상하고 세일즈 효율성을 높인다.
상품소개서는 단순히 제품 정보를 나열하는 게 아니라 회사의 브랜드 가치와 제품의 독특한 장점을 효과적으로 전달하는 도구가 되어야 한다.
상품소개서 제작은 기획, 촬영, 디자인 작업, 인쇄 등을 포함하여 회사이 사정에 따라 보통 4주에서 6주 정도 소요된다. 제작 기간은 상황에 따라 조정할 수 있지만 중요한 것은 전시회에 맞춰 상품소개서가 완성되어 전시장에 도착할 수 있도록 준비하는 것이다. 급하게 만들다 보면 실수가 생기기 쉽고, 수정할 시간이 부족할 수 있기 때문이다.
카탈로그나 전시장에서 고객에게 제공할 홍보용품 등은 전시품과 함께 미리 발송될 수 있도록 준비해야 한다.
1. 국제 표준화: 국제 전시회의 경우, 기본적으로 영문으로 통일된 양식의 소개서를 준비해야 한다. 카탈로그와 함께 상품소개 CD를 제공하면 더 효과적이다.
2. 다국어 지원: 가능하다면 영어 외에 해당 국가의 언어로 된 카탈로그를 준비해야 한다. 특히 영어에 익숙하지 않은 스페인, 프랑스 문화권에서는 이러한 준비가 더욱 필요하다. 일본의 경우, 일본어 카탈로그를 준비하면 많은 관심을 받을 수 있다.
3. 디지털 매체 활용: CD나 USB를 통해 상품을 소개할 경우, 많은 국가의 인터넷 환경이나 컴퓨터 사양이 한국만큼 좋지 않을 수 있음을 고려해야 한다. 따라서 가능한 한 용량이 적은 사진이나 설명문을 사용하는 것이 좋다. 좋은 제품 소개서라도 상대방의 컴퓨터 사정 때문에 볼 수 없다면 의미가 없기 때문이다.
4. 홈페이지 관리: 홈페이지는 가장 효과적인 상품소개 방법이 될 수 있다. 그러나 자주 업데이트하여 바이어와 소통할 수 있는 홈페이지를 만들어야 한다. 한 번 만들어 놓고 제대로 관리하지 않는 홈페이지는 없는 것만 못할 수 있다.
5. 시각적 매력: 상품소개서는 시각적으로 매력적이어야 한다. 고품질 이미지, 깔끔한 레이아웃, 읽기 쉬운 폰트 등을 사용하여 전문적인 인상을 줄 수 있도록 해야 한다.
6. 명확한 정보 전달: 제품의 특징, 사양, 사용 방법 등을 명확하고 간결하게 전달해야 한다. 기술적인 정보와 함께 제품의 장점과 고객 혜택도 강조해야 한다.
7. QR 코드 활용: 인쇄물에 QR 코드를 포함시켜 디지털 콘텐츠로 쉽게 연결될 수 있도록 하는 것도 좋은 방법이다.
8. 환경 고려: 가능한 경우, 재활용할 수 있는 재료를 사용하거나 디지털 형태의 소개서를 제공하여 환경친화적인 이미지를 보여줄 수 있다.
9. 맞춤형 콘텐츠: 전시회의 성격과 대상 고객에 맞춰 상품소개서의 내용을 조정하는 것이 효과적이다. 모든 전시회에 같은 소개서를 사용하는 것보다는 각 전시회의 특성을 고려한 맞춤형 접근이 더 좋은 결과를 가져올 수 있다.
10. 모바일 최적화: 핸드폰 어플을 사용하거나 PC와 모바일 기기에서도 잘 보이도록 최적화해야 한다. 많은 바이어들이 스마트폰이나 태블릿으로 정보를 확인하기 때문이다.
디지털 기술의 발전에 따라 상품소개서의 형태와 내용도 계속 진화하고 있으므로, 최신 트렌드를 주시하며 지속적으로 개선해 나가는 것이 중요하다.