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Sep 08. 2020
Zoom으로 비대면 온라인행사를 진행했습니다
온라인행사 '미멘아카데미'의 BtoZ를 기획하며 느낀 '핵심요소 4가지'
우선 이 글을 클릭하신 분들은 정말 성실한 분들이지 않나 생각합니다.
여러분이 진행하게 될 온라인행사 원하시는 결과를 얻고 성공적으로 열리길 기도하겠습니다!
디지털 라이프 경험
디지털 캠퍼스라이프
저는 온라인행사를 기획하기에 꽤 운이 좋은 편이었습니다.
2020년 1학기까지는 대학생이었기 때문에, 코로나 사태로 인해 학교의 수업이 어떻게 온라인에 적응하며 변화하는지 방 안에서 경험했습니다.
유튜브로 하는 수업을 듣고, 교수님이 Zoom을 사용하면서 어려운 부분을 직접 실행해보며 도와드리기도 했습니다.
이유가 어찌 되었든 한 번 해본 것을 하는 것이라, 제게는 비교적 익숙했습니다.
(아래 링크는 제가 올해 1학기 때 썼던 글입니다.)
온라인으로만 진행한 공모전
2017년에는 군인신분이었기 때문에, 개인정비시간을 통해 싸지방에서 온라인(페이스북, 메일)으로만 진행되는 공모전을 열기도 했습니다. (이 이야기는 할말이 많으니.. 다음에 따로 정리하겠습니다!)
아무튼, '제1회 미멘아카데미'라는 온라인행사를 기획했고, '한 번 해본 놈'이 되었으니
제가 온라인행사를 진행하면서 핵심이라고 느꼈던 4가지를 말씀드리겠습니다.
1. 왜 하는 행사인가? 알기
온라인행사는 '온라인'이기 이전에 '행사'입니다.
'온라인'에만 집중하다가 '행사'의 본질을 잃는 행사들이 꽤 많습니다.
기획단계에서 '우리는 왜 이 행사를 진행하는가?'에 대한 질문을 조직이나 함께하는 팀원들과 나누는 게 좋을 것 같습니다.
그 공유된 '왜'가 행사의 목적이 될 테니까요.
목적이 좋으면 좋은 행사를 만들 수 있을 것이고,
목적이 별로면 행사도 별로일 것입니다.
'미멘아카데미'는 브랜딩, IR 등 부차적인 목표도 있었지만 핵심목적은 '우리 미스터멘션을 이용하는(할) 숙박업 호스트님들과 함께 고민하는 시간을 갖자'였습니다.
별로였던 행사들
제가 미멘아카데미를 준비하면서 레퍼런스를 수집하기 위해서 많은 온라인행사를 참여했는데요.
별로였던 행사는 대부분
1. '우리 '온라인'행사 할 수 있는 스마트한 기업이에요'
2. '우리는 이만큼의 참여자를 '끌어모을' 수 있는 행사예요'
가 노골적으로 눈에 띄는 온라인행사였습니다.
참여방법은 전문용어로만 쓰여 있어 어려웠고, 참여 안내도 제대로 이루어지지 않았습니다.
그 행사에 참여했던 분들 대부분은 저와 비슷한 감정을 느끼지 않았을까 합니다.
행사운영 과정에 참여자들이 참여를 얼마나 어려워하는지에 대한 고민은 전혀 없었고,
'행사가 얼마나 그럴듯한가'에만 초점이 맞춰져 있다는 느낌이었습니다.
(덕분에, '저러진 말자'라는 다짐을 하고 우리의 행사를 기획했습니다.)
강의의 본질
그리고 행사이면서 동시에 '강의'의 형태로 진행했기 때문에 '강의란 무엇일까' 스스로 그리고 강의를 들었던 사람들에게 질문하고 온라인에 써둔 후기들을 봤습니다.(전 여러 가지 강연이나 강의를 찾아다녔던 학생이라 이런 걸 찾기는 쉬웠습니다)
수강생이 직접 신청하는 1~2회짜리 강의의 본질은, '알고 싶은 사람'(수강생)이 '아는 것 같은 사람'(강사)을 만나는 것입니다. 강사의 경험과 말도 듣고 싶지만, 강사에게 '내 이야기를 하고, 같이 고민하고 싶은 게' 수강생들의 마음이라고 생각했습니다. (제가 강의를 들으러 다닐 때 그렇게 느꼈으니까요)
그래서 강의를 잘 만들려면 질문할 필요가 없는 완벽한 강의를 만들거나, 질문하는 시간을 만들어야 합니다.
주의할 점은, 우리나라 사람들은 질문한다는 것을 '특이한 행동'으로 보기 때문에, 그 질문하는 행동이 '별거 아니라는 분위기'를 만들어 주거나, 수강신청 시 글의 형태로 질문을 받아 강사님께 전달하고 Q&A 시간을 기획하는 게 좋은 것 같습니다.
(제가 경험했던 좋은 강의들은 이런 사려 깊은 디테일이 있었습니다.)
2. 참여하는 분들에게 맞추세요 (고객)
미멘아카데미의 고객
제가 운영한 '제1회 미멘아카데미'는 숙박업 호스트분들을 위한 행사이기 때문에 참여자의 대부분은 40대 후반~60대 시니어분들(저의 엄마, 아빠 세대)일 것으로 예상되는 행사였습니다.
그래서 기획을 '우리 엄마도 참여할 수 있게끔 한다'는 관점으로 준비했습니다.
홍보도 그분들이 볼 수 있는 매체 위주로 집행하고, 행사 안내도 비교적 편리한 SMS 문자와 전화통화로 했습니다. (새로운 툴을 활용하는 것은 멋진 일이지만, 새로운 툴은 말 그대로 '새로운' 것이라 누군가에게는 '어려운' 툴이 될 수도 있습니다.)
Zoom을 선택한 이유
그래서 강의 툴도 Zoom, 유튜브 라이브, 인스타 라이브 등을 고려하다가
1. 참여가 간편하고 (가입 필요 없고, 앱 설치만 하면 사용가능)
2. 강사와 수강생이 효과적으로 상호작용이 가능하며 (댓글 작성만 가능한 타 플랫폼과 달리 화상통화 가능)
3. 비용이 많이 들지 않는 (100명 참여 24시간 강의실 기준 15달러)
4. 나와 강사님이 익숙한 (강사님은 Zoom으로 수차례 진행해본 경험이 있고, 저는 올해 초 교수님을 도우며 배웠던)
Zoom을 선택해 진행했습니다.
그에 맞게 수강인원도 우리가 감당할 수 있는 정도로 욕심부리지 않고 모집했습니다.
Zoom 삭제하기
'수강생분들이 어떻게 하면 참여하기 쉬울까?'를 고민하다가 Zoom을 삭제했습니다.
왜냐하면 수강생분들 휴대폰이나 컴퓨터에는 Zoom이 없을 것이라 판단했기 때문입니다.
Zoom을 삭제하고 다시 설치했다. / 꽤 괜찮은 방법같아서 캡처해두었다 ㅋㅋZoom을 삭제하고 다시 설치하면서 우리 행사의 수강생분들이 참여할 수 있는 방법을 최적화해서 매뉴얼로 제작했습니다. (최고의 방법은 아니지만 당시의 최선이었습니다)
Zoom으로 진행할 때 신경쓰면 좋은 점
1. Zoom 소리가 들리지 않는 분들은 정말 소리가 들리지 않기 때문에(ㄹㅇ..), 화면으로 소통하거나 다른 툴(전화 등)로 소통해야 합니다. (저는 '들리지 않는 분은 말씀해주세요'라고 말하는 순간 뭔가 잘못됐다는 것을 느꼈습니다.)
소리가 들리지 않는 분들은 진짜 소리가 들리지 않기 때문에, 텍스트, 전화 등으로 소통해야합니다.2. PC로 행사를 송출중인데, 모바일로 보여주고 싶은 화면이 있다면, 마이크로소프트의 '사용자 휴대폰'이라는 프로그램을 설치해보세요. (웹캠에다가 휴대폰을 가져다대서 보여주는 방법도 있지만, 잘 안 보입니다.)
3. 행사당일 너무 바쁠 것 같다면, 행사 전날쯤에 Zoom에 입장하는 연습을 도와드리는 것도 좋은 방법입니다. 저희는 행사 전날 오후 5시쯤(수강생분들이 여유로운 시간), 입장연습을 했습니다. (강사님이 추천해주신 방법인데, 듣고 너무 좋아서 바로 실행했습니다.)
참여자들을 돕는 방법이기도 하지만, 우리 담당자들이 연습할 수 있는 방법이기도 합니다. 참여자들이 어떤 것을 어려워하는지 직접 확인할 수도 있고요!
당신의 온라인행사 고객
10대 학생분들을 위한 온라인행사를 하면 참여하게 하는 것은 정말 쉬울 겁니다.
왜냐하면 그분들이 행사를 기획하는 저나 여러분 같은 행사 담당자보다 온라인 툴을 잘 다룰 테니까요. (대신 다른 애로사항은 있겠지만..^^)
대학생들을 위한 행사도 요즘 다들 Zoom으로 수업을 경험해봤으니 쉽게 참여할 겁니다.
일반적으로 판교의 회사원들은 제가 살고 있는 부산의 회사원들보다는 온라인 툴을 더 능숙하게 다루겠죠.
다들 원하는 것도 다를 겁니다.
여러분의 행사에 참여하는 고객은 여러분이 더 잘 아실 것이라 판단되니,
당신의 고객은 어떤 사람들인지 잘 생각해보세요.
그러면 어떻게 안내하고, 준비해야 할지 보일 겁니다.
그리고 하나 더 추천드리면, 고객의 디지털 툴 활용능력 평균에 맞추기보다는
당신의 고객 중에서 가장 어려워하고 힘들어할 것 같은 분을 생각하면서 행사를 준비해보세요.
그럼 대부분의 사람을 만족시킬 수 있을 거예요. (준비 난이도는 올라가겠지만..^^)
3. 결국 콘텐츠 (강사, 강의내용)
사실 앞서 말씀드린 것보다 중요한 것은 행사 당일 행사를 진행하는 강사님과 강의내용, 즉 콘텐츠입니다.
아무리 행사 참여가 간편하고, 참여자가 많고, 강의 툴이 혁신적이라고 하더라도 콘텐츠가 별로면 아무 소용없으니까요.
저는 콘텐츠에서도 운이 좋았습니다.
소제목에 쓴 것처럼 저는 행사의 BtoZ만 담당했습니다.
A에 해당하는 기초 기획과 강사 섭외는 다른 팀장님들이 해주셨거든요.
최고의 강사님을 섭외해주셨습니다.
이미 강의자료가 있고 Zoom으로 강의를 수차례 해본 경험이 있으셨고, 무엇보다 강의라는 것이 무엇인지 아시는 '프로'이셨습니다. 그리고 사회생활하면서 만나기 힘들다는 '어른'이시기도 했고요. (귀찮게 많은 것들을 요청드렸었는데 죄송합니다.)
강의와 Q&A는 저희 회사와 강사님이 약속했던 시간 90분을 훌쩍 넘은, 3시간 가까이,
질문하고 싶은 사람이 없을 때까지 모든 수강생의 질문과 답을 주고받은 뒤 10시가 넘어서야 끝이 났습니다.
(덕분에 11시가 넘어 야근을 하다 퇴근을 했습니다. 너무 기분 좋게! 진심으로요)
강의 콘텐츠가 좋았는지는 수강생분들의 후기 설문조사 결과를 통해 알려드리겠습니다.
(강의내용은 비공개 상태라서...)
출처 : 데일리그리드 / 오타가 있네요 ㅠ.ㅠ4. 진정성 전하기(최선을 다한다는 느낌)
고객만족을 넘어 고객감동을 만들어내려면 '진정성'을 전해야 한다는 이야기 많이 들어보셨죠?
그런데 진정성이라는 게 참 애매모호합니다. 한눈에 보이는 것이 아니기 때문인데요.
근데 저는 설명할 수 있습니다.
온/오프라인 공통입니다.
진정성, 최선을 다한다는 느낌을 만드는 가장 쉬운 방법은(두구두구두구)
최선을 다하고 몰입하는 것입니다. (엥)
행사를 진행하는 사람(강사, 스태프 등)이 땀이 나고, 머리가 복잡해지는 등 힘이 드는 만큼
행사에 참여한 사람들이 느끼는 유익함과 즐거움은 늘어날 수밖에 없습니다.
'이건 뭐 당연한 거 아닌가요?'라는 생각이 드실 수도 있는데, 그 당연한 걸 안 하는 것을 정말 많이 봤습니다. (못 하는 상황이었던 경우도 많겠지만요)
이번 행사 이외에 다양한 행사를 기획하고 참여해봤지만, 제가 아는 진정성을 만들고 전하는 방법은 '수고스럽게 일하는 것'밖에 없습니다. (더 좋고 쉬운 방법이 있다면 제발 알려주세요!)
