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Mar 31. 2021
연차유급휴가 사용촉진을 이메일로?
인사노무 사례 100개면 되겠니?
상황#1 이유진 대리 회사는 아직 사내전산시스템이 구축되어 있지 않다.
회사 게시판이나, 회사 도메인의 이메일만 있는 정도다.
곧 7월이라 연차유급휴가사용 사용촉진조치을 준비해야 할 텐데, 이메일로 연차촉진활동을 할 수는 없을까?
연차유급휴가 사용촉진조치는 왜 하는 걸까요? 연차수당 보상의무를 면하기 위해서입니다.
근로기준법에 따라 연차유급휴가 사용촉진조치를 하였다면, 근로자가 연차를 사용하지 못하였더라도 회사는 미사용연차에 대해 수당으로 보상할 의무가 없습니다.
사용자에게 보상의무를 면하게 하는 예외적인 조치이므로, 법에 정해진 대로 절차를 준수해야 인정됩니다.
단체협약 등에서, 연차유급휴가 사용촉진조치를 하지 않는다고 규정을 하였다면, 모를까 대부분 회사에서는 연차유급휴가 사용촉진조치을 실시합니다.
연차유급휴가 사용촉진 조치는 서면으로 하도록 규정되어 있습니다.
이유는 구두로 할 경우, 불명확한 조치로 인한 당사자 간의 분쟁을 방지하기 위해서 입니다.
이메일은 서면일까요? 아닙니다.
이메일의 경우 근로자가 이를 반드시 열람한다는 보장이 없고, 열람했다 하더라도 메일 내용을 정확하게 인지했는지 확인할 수 없어, 근로자가 인지할 수 있는 정도의 의사표시 수준이라고 보기 어렵습니다.
(근로개선정책과-4271, 2012.8.22)
한편, 연차유급휴가 사용촉진 시 전자결재 시스템을 이용한 서면 촉구가 가능한 지에 대해서는 ‘서면’은 종이로 된 문서를 의미하고, 전자문서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무를 관리하는 경우 예외적으로 가능하다고 봅니다.
(근로개선정책과-1128,2012.2.7)
이 경우에도 기안, 결재, 시행 등을 진행하고 있는 전자결재시스템을 완비한 상태에서 근로자에게 도달 여부가 명확히 확인되어야 합니다. (근로기준정책과-3801, 2017.6.20)
위 두가지 행적해석을 보면, 공통적으로 근로자에게 의사표시의 내용이 명확하게 전달되고 이를 확인할 수 있어야 한다는 것을 알 수 있습니다.
'서면'으로 하는 것은 불명확한 조치로 당사자간 분쟁을 막기 위해서니까요.
안타깝지만 이유진 대리는 회사 이메일로 연차유급휴가 사용촉진조치를 하기가 어려울 것 같습니다.
참고로 연차유급휴가 촉진을 위한 기간 및 인사담당자가 해야 할 업무들은 다음과 같습니다.
연차유급휴가 촉진을 위한 기간 및 인사담당자가 해야 할 일