우선선위 세우기

2사분면의 비밀

지금까지 일의 모습을 돌아보면 급한 일이 중요한 일보다 먼저였다. 밀려오는 일에 떠밀려 처리하기 급급했다. 일단 움직여야 하기에 생각할 틈은 당연히 없었다. 날이 갈수록 2사분면의 일은 점점 줄어들고 나중으로 미루는 일이 다반사였다.

일이 밀려온다.

이제는 2사분면의 비밀을 알아야 한다. 2사분면은 효과성의 분면이다. 시간을 투자할수록 바람직한 변화를 가져온다. 업무 생산성이 올라가면서 선순환을 만들어낸다. 2사분면의 일은 먼저 찾아오지 않기에 적극적으로 덤벼야 한다. 뒤에서 앞으로 우선순위를 옮기는 것이다. 다음과 같이 우선순위를 조정해 시간 정돈을 해보자   

긴급하지 않지만 중요한 일에 더 집중하려고 한다.

긴급하고 중요한 일에 빠르게 대응한다.

긴급하지만 중요하지 않은 일은 적극적으로 피한다.

긴급하지도 중요하지도 않은 일은 줄이거나 그만둔다.

갑자기 바꾸기란 쉽지 않다. 순차적으로 변화를 만들어야 한다. 1사분면의 일은 외면할 수 없다. 1사분면 영역도 중요한 일이며, 하지 않으면 더 큰 문제나 위기가 찾아온다. 1사분면의 일이 왔을 때 빠르게 대응하고 실수를 최소화하면서 잘 마무리하는 게 중요하다. 그럼 2사분면의 일에 투자할 시간을 어디에서 확보해야 할까? 3사분면과 4사분면에서 나와야 한다. 4사분면의 일은 의지가 있다면 그만두거나 줄일 수 있다. 충분히 기능한 일이다. 문제는 3사분면의 일이 고민될 것이다. 다른 사람의 우선순위와 연관되어 있거나 주변에 기대에 부응하기 위해 해야 하는 일이 대부분이다. 3사분면의 일이 들어오면 신속하게 선택해야 한다. 내가 할지, 누군가에게 위임할지, 하지 말지 말이다. 머뭇거리다가 현명한 선택을 하지 못할 수도 있다. 업무의 적절한 위임이나 비본질적인 일에 대해서는 확실한 노(No)를 해야 한다. 거절의 용기는 우선순위가 높은 일부터 해야 함을 아는 강한 결심에서 온다. 용기를 가지고 적극적으로 피해야 한다. 상대방의 감정이 상하지 않게 합리적인 이유를 가지고 합의해 나가면 좋다.

좋았어!! 이렇게 우선순위를 세워보자~

시간의 여유가 확보되었는가? 2사분면의 일에 시간을 투자할 준비가 된 것이다. 2사분면은 일의 맥을 잡아주는 업무들이다. 2사분면의 크기가 커지면 미래의 준비나 계획이 충실해져 관계 개선과 성과 향상을 가져다준다. 자동으로 1, 3, 4사분면의 영역이 줄어들어 본질적인 일에 시간을 투자하는 선순환이 형성된다. 당장 눈앞의 긴급한 일이 오면 우선순위를 잊게 되는데 그럴수록 2사분면의 비밀을 기억하려고 애써야 한다. 더 집중함으로 소중하고 중요한 일을 지켜야 한다.