요구사항도 기준이되는 가이드가 있다.
제안요청서를 면밀히 분석하라!
제안은 기준이 필요하다. 무엇이 필요한지? 무얼 요구하는지? 그것을 통해 원하는 것을 찾아나간다. 제안에서는 가장 기본이 되는 것은 제안요청서(RFP)다. 제안요청서는 사업을 수행하면서 기준이 된다. 프로젝트의 기준은 제안요청서에 있는 요구사항 범위를 기준으로 한다. 과업범위를 수용하고 성공적으로 완수 할 수 있어야한다.
제안요청서를 분석하라!
공공 제안은 제안요청서 작성 가이드가 있다. 발주 담당자는 그 기준을 토대로 작성한다. 기준에 크게 어긋날 때는 나라장터 조달 담당자를 통해 규칙을 준수하도록 제제를 받는다. 작성가이드는 나라장터에 노출되어 있으며, 검색이 가능하다. <나라장터의 요구사항별 세부 작성 가이드 : 공공정보화 사업유형별 제안요청서 작성가이드 참조>
여기서는 항목별로 주요 내용을 기술하고 어디에 중점을 가지고 정리해야 하는지 간단히 기술한다.
사업개요는 사업의 내용을 요약한 내용이다. 사업의 성격을 명확하게 정리한다.
회사소개는 제안요청서를 기준으로 하지만 평가항목에 준하는 부분을 강조한다. 회사 소개, 역량, 실적, 인적자원 구성, 조직 구성, 회사의 업력, 유사사업실적, 신용등급 등이 되겠다. 신용등급은 등급별 점수 배정이 되어 있다. 차등 적용대상임으로 등급이 좋으면 적극 강조하는 것이 좋다.
과업범위로 제안요청사항으로 표기된다. 항목별 요구사항이 기재되어 있다. 모든 항목의 단어와 의미를 확인하고 그에 준하는 방안을 기술해야 한다. 방안이 모호하면 해당항목의 문구를 가져와 수용이라고 표기하면 된다. 사업범위는 업종별로, 사업별로 다양하므로 그에 준하는 내용을 기술한다.
제안일정은 사업항목별 단계별 제안을 해하며, 타당성 있는 일정을 표기한다. 그리고 마일스톤을 정의하여 사업 중간별 목표일정을 세분화시킨다. 구체적인 일정 시나리오를 제시하는 것이 보다 바람직하다.
제안전략은 성공적인 사업수행을 위한 전략으로써 사업을 수행하는 전략과 경쟁에서 이기는 전략을 혼합하여 기술한다. 수행전략은 고객의 요구사항을 충실히 반영하는 것으로 최적을 솔루션을 제공한다. 자사와 고객의 요구사항이 교집합 하는 부분을 확인하고 이에 준한 수행방안을 제안한다. 만약 협력사의 도움이 필요하면 컨소시엄을 이루어 진행한다.
경쟁에서 이기는 제안은 고객의 요구사항을 반영한 이후 경쟁에서 이기기 위한 솔루션을 선택하게 된다. 여기서는 선택을 통해 경쟁에서 이기는 전략을 활용한다. 솔루션은 다양하기 때문에 경쟁업체에서 하지 못하는 부분을 집중 강조하여 선택하면 된다. 결국 경쟁업체의 약점을 강화시키고, 강점을 약회시키는 방법이다.
위험관리는 사업수행 중에 예상치 못한 문제가 발생했을 때 대응방안과 이미 감지가 된 위험요소를 사전에 어떻게 예방할 건지를 기술하는 곳이다. 안전하게 납품하기 위한 도구로 관련 프로세스와 방안을 기술하고 안전성을 높이기 위한 예방이 가장 중요하다. 예방을 잘하면 100만 원의 비용이 예상되는 리스크를 10원에 막을 수 있다. 그러므로 위험관리가 중요하다. 사전예방이 궁극적인 위험관리 목적이라고 할 수 있다.
사업지원은 사전에 예상되는 리스크가 발생했을 때 어떤 지원을 하는 것이다. 여기에는 교육과 테스트 등이 있다. 구축 이후 안정성 확보를 위한 테스트 및 보완이며, 구축 완료 이후 발주기관에서 운영하기 위한 교육으로 신규 구축된 환경과 기술사항을 교육한다.
품질관리는 과업범위는 프로젝트 수행을 통한 결과물의 적합성이다. 품질관리에서도 사용자에게 적합한지를 기준으로 한다. 흔히 품질향상을 기준으로 많은 것을 해주는 것으로 이해하는 경우가 있다. 수성페인트를 칠해도 되는 곳에 황금으로 칠한다면 어떻게 되겠는가? 고객은 매우 즐거워할 것은 뻔한 일이다. 그러나 프로젝트는 비용과도 연관이 있다. 제안된 비용에 준해 진행된다. 사용자가 원하는 것이 수성페인트인 경우 수성페인트로 칠한다. 그러나 만약 내부가 아닌 외부에 칠한다면 어떻게 되겠는가? 외부 벽은 비를 막아주는 곳이다. 수성으로 칠할 경우 페인트가 벗겨지는 문제점으로 부각된다. 수성페인트보다 유성페인트가 적합하다. 그러면 추가 제안으로 유성페인트를 제안하면 문제는 해결된다. 또한 타당한 설득으로 추가제안에 힘이 생기고 평가위원도 충분히 수긍하는 내용으로 명확한 분석으로 좋은 점수를 받을 수 있다. 본 내용은 예시이며, 발주의 잘못도 있겠지만 기술적으로 예상하지 못한 일은 흔하게 일어난다. 그렇다고 유성 페인트로 칠하면 될 일을 황금으로 칠할 필요는 없는 것이다. 이를 PMP에서는 “골드 플레이팅(Gold Plating)”이라하며 한글로 ‘황금칠’이라 한다.
제안요청서는 이렇게 최적을 솔루션을 제공하는 것이다. 황금으로 도배하는 것은 예산낭비를 불러오고 평가위원도 공공기관의 사업으로 국가예산을 활용한다면 예산 낭비를 지적하여 역효과를 불러온다. 무조건 많이 해주겠다는 것에도 문제가 발생한다는 점이다. 고객이 원하는 것을 충족하고, 과업범위와 예산, 기간에 준하는 제안을 하는 것이 성공하는 제안전략이 된다. 누가 뭐라 해도 가장 중요한 것은 제안서를 분석하는 것이다. 제안서도 기준이 있어야 한다. 무엇을 대상으로 쓸 건지이다. 당연히 제안서이기 때문에 제안요청서를 분석하고 쓰게 된다.
<별첨 항목>
별첨 내용은 증명할 수 있는 서류들이다. 회사연혁이나 재무제표, 실적을 증명할 수 있는 서류와 솔루션의 기술증명 서류, 인력의 경력확인서 등이다. 이런 증명을 위한 자료는 요구사항에 양식을 포함시키고 있다. 별첨 된 서식에 준해 작성하면 된다. 별첨 양식에는 인력 경력기준이나 유사 실적의 기준에 준하는 것만 적도록 유도한다. 꼼꼼하게 확인하여 요구사항에 맞게 준비하여 제출한다.
[별첨] 피해야 될 제안서 7가지
고객의 문제와 요구사항이 없는 일반적인 제안서
정보제공 중심의 설득력 없는 제안서
자사의 특장점이 없는 회사소개 나열 중심의 제안서
가치 제안에 무게를 두지 않고 솔루션 소개 중심의 제안서
소개 중심의 내용으로 요약 정리되지 않고 나열식 제안서
전문용어로 기술력을 강조한 제안서
오탈자와 고객명이 잘못 표기한 제안서
