불안한 발표를 극복하는 방법
제안서를 준비하면서 과연 성공할 수 있을까? 어떻게 하면 성공을 하지? 실주 했을 때 암담함이 떠오를 때가 많다. 특히 제안 준비를 시작하는 초기에는 경쟁사도 모르고, 고객의 요구사항도 기본사항만 파악된 상태에서 우리가 제안에 참여하면 사업을 수주할 수 있을까? 고민하게 된다. 이런 고민과 불안함은 제안 팀원들도 마찬가지다. 제안 작업을 많이 하면서 야근과 주말을 반납하면서까지 제안서를 쓰는데, 실주하면 어떻게 하지 불안해하는 팀원들이 많고 제안PM의 생각이 고스란히 제안팀원에게 전달된다. 불안한 생각은 당연하지만 이기기 위한 생각으로 관점을 유도해야 더 생산적인 시간을 보낼 수 있다. 사업을 분석하면서 사업의 윤곽을 확인하게 되고 이제는 무조건 수주를 목적으로 태도를 바꿔 제안에 임한다.
제안을 분석하면서 많은 문제점들이 부각된다. 문제가 부각되고 찾은 문제점은 우리만의 강점으로 승화시켜 기회로 가져간다. 사업의 이슈를 발견하고 구체적으로 사업을 이해하면서 승률을 올릴 수 있다는 생각을 가지게 된다. 막연함보다는 구체적인 문제를 발견할 때 우리의 전략이 유효한지 느끼게 되고 사업을 성공적으로 수행하는 것을 상상하면서 제안에 임한다.
안 된다는 생각은 하지 마라!
이왕 시작했으면 사업 수주를 위해 총력을 다 한다. 유리한 입장에서도 불안한 마음은 감출 수 없다. “안 되면 어쩌지?”라고 의문을 표하기도 한다. “안되면 어쩌지?”란 과연 질문이 될까? 안되면 안 되는 것이다. 다른 이유가 없다. 그렇게 되지 않기 위해 온 힘을 다하는 것뿐이다. 승률을 올리기 위해서는 사업을 구체적으로 바라보고 사업을 우리가 수주하여 수행한다는 생각으로 접근하면 많은 것이 보인다. 즉 경쟁이 아니라 이미 수주하여 수행한다는 생각으로 당장 진행한다는 생각으로 사업을 수행할 준비를 한다면 많은 것을 이해할 수 있다.
프로젝트에는 수행을 할수록 다양한 이슈와 문제점에 부딪히게 된다. 제안 단계의 이슈는 가설일 뿐이기 때문이다. 예를 들어 한때 군사시설 내에 상주하여 사업을 수행할 때가 있었다. 군사시설 내에는 출입이 허가된 사람 이외에는 출입이 어렵다. 자유롭게 출입하기 위해서는 출입조치와 보안 신청을 통해 보안인가가 필요하다. 보안인가는 신청 후 보름 이상 걸린다. 사업이 시작되면 보안 인가가 나올 때까지 프로젝트가 원활하게 진행되지 않을 확률이 높다. 노트북을 자유롭게 가지고 들어갈 수 없으며, 가지고 나올 수도 없다. 저장매체는 한번 들어가면 보안 문제로 가지고 나올 수가 없다. 그리고 가지고 간 장비도 승인을 받아야 한다. 상주하여 자료를 수집하는데도 한계가 있다. 군사자료는 보안 취급 자료이므로 함부로 공유되지 않는다. 그리고 파일로 받지도 못하는 자료도 많다. 모두 하드 카피된 프린트 물로 받으면 누군가는 그것을 다시 전자 문서 파일로 변환하여 관리해야 업무 효율을 높일 수 있다. 보안인가 인증이 되지 않으면 출입카드도 받지 못하고 하루하루 손님으로 방문하는 방법뿐이다. 자료 수급도 어렵다.
그런데 이런 부분은 제안요청서에 표기되어 있지 않다. 단순히 전문 인력에 대한 내용만 표기되어 있는 경우가 있다. 만약 사업을 수행한다고 생각하지 않으면, 제안요청서만 분석하고 고객 미팅으로 끝날 것이다. 전략은 고객을 통해 나오지만 고객은 당연한 것을 놓치는 경우가 있다. 그런 현실적인 문제를 누락시키는 경우도 많다. 그래서 사업의 이슈와 전략을 수립할 때는 다양한 상황을 고려하여 작은 것도 크게 생각한다. 그것은 사업을 직접 수행한다는 생각으로 이미 완료되었을 때를 상상하고, 끝에서 생각을 시작한다. 사업을 수행하는 과정과 사업을 완료했을 때 필요한 상황, 기간, 산출물 등 다양한 항목들을 검토하고 고려할 수 있다. 프로젝트는 시간이 지날수록 점진적으로 구체화되는 특성이 있기 때문에 사업 초반에 발견하지 못한 문제점을 프로젝트를 수행하면서 발견하는 경우가 많기 때문이다. 수시로 발생되는 문제는 워크어라운드라고 하여 걸어 다니면서 발생되는 이슈는 그 자리에서 바로 해결방안을 지시하고 해결한다. 큰 문제는 집중적으로 논의해서 방안을 찾아야 하지만 작은 문제는 가볍게 빨리 처리하는 것이 도움이 된다.
제안을 준비하면서 항상 사업을 수행할 때와 완료되었을 때 어떤 상황인지 상황을 상상해볼 필요가 있다. 사업 수행과 사업이 완성되었을 때의 산출물을 고민해보면 그 상황을 구체적으로 이해하고 새로운 관점의 제안을 할 수 있다. 이미 이루어진 것처럼 상상하는 것이 끌어당김 법칙의 하나이다. 이미 이룬 것처럼 말이다.
우리는 상상을 통한 현실에 있다. 생각하지 못하면 만들지 못하는 세상이다. 과연 우리가 상상할 수 있다는 것은 그것을 할 수 있다는 것이다. 그런데 못하는 것은 상상조차 못 한다. 결국 상상한 결과가 현실이다. 사업 수주도 이미 완성되고 완료되었다고 상상을 하면 많은 것을 제안할 수 있다. 그리고 상상을 통해 나의 사업이라는 생각으로 접근할 때 현실적인 대안을 찾아 제안할 수 있다.
긍정적인 마인드는 필수요소다!
제안 단계에서는 항상 긍정적일 필요는 없다. 사업을 삐딱하게 바라보고 문제가 있는지 없는지 판단하여 리스크를 예방한다. 문제를 발견하게 되면 해결 방안을 수립하고 내용을 기술하면 된다. 하지만 사업을 수주하는 것과 프로젝트를 완수하는 것은 긍정적인 입장을 취하고 무조건 된다는 자신감을 가져야 한다. 강한 자신감은 안 될 것도 되게 한다. 집요함이 필요하며 결과는 지켜본다. 결과가 나오지 않은 상황에서는 긍정적인 자세가 필요하다.
발표장에서의 평가위원의 질문에 답변을 할 때는 긍정적인 대화를 이어가는 것이 중요하다. 평가위원의 질문에 답할 때 부정적인 단어를 얘기하면 바로 지적되어 부정적인 얘기에 질문이 끊임없이 쏟아진다. 사업수행은 성공적으로 사업을 수행한다는 전제가 깔려있기 때문에 어떤 일이든 돌도 씹을 수 있다는 패기가 필요하다. 발표자는 사업의 책임자로 긍정적이고 적극적인 사람을 원한다. 취업 면접과도 같다. 프로젝트를 성공적으로 수행하는 것에는 사람이 중심이기 때문이다. 그러나 그 중심이 부정적인 의문을 가지고 있다면 불안해진다. 왜냐하면 부정적일 수도 있고 긍정적일 수도 있는 내용을 부정적인 시각으로 얘기하게 되면 평가위원은 왜 부정적으로 판단하는지 궁금해지기 때문이다. 그 근거를 찾고 평가에 도움이 되는 또 다른 이슈가 있는지 궁금해진다. 그리고 부정적인 생각은 부정적인 결과를 가져오기 때문에 위험요소를 느끼게 된다.
무의식으로 나온 부정적인 생각은 부정적인 내용으로 끝나기 쉽고 나중에 변명을 하는 상황이 되었을 때는 평가위원으로 많은 비난을 받은 후가 된다. 전략적으로 부정적인 단어를 사용하지 않는 이상 긍정적인 생각과 의식적인 사고로 따지기 좋아하는 평가위원을 안심시켜야 한다. 이는 평소에 긍정적인 생각을 꾸준히 가진다. 부정적인 사람은 평가 장에서도 부정적인 말을 즐겨 쓴다. 부정적인 사고는 아마추어로 보이기 쉬우며, 평가위원을 혼란에 빠트린다. 평가위원도 사람이기에 불안한 요소에 금방 반응을 한다. 평소에 긍정적인 생각과 사고를 가지고 하면 된다는 생각을 꾸준히 관리하고 긍정적인 의식으로 바꿔 생활한다. 제안을 준비하면서 항상 긍정적인 요소와 긍정적인 시각으로 프로젝트를 바라본다. 문제가 생기만 해결하면 된다. 문제를 고민하는 것은 해결방안이 없는 것이다. 부정적인 생각으로 끝나는 것은 문제를 해결할 능력이 없다는 것과 같은 말이다.
성공하는 모습을 상상하라!
발표를 준비하면서 발표 장소에서 나의 모습을 상상한다. 평가위원이 있고 발주 담당자가 있으며, 같이 참석한 직장동료와 상사가 같이 배석한다. 발표하는 상상을 구체적으로 상상하면서 평가위원으로부터 박수 받는 상상을 하면 박수 받을 내용이 어떤 건지 떠오를 때가 많다. 준비된 자료를 바탕으로 더 효과적이고 논리적인 상상을 할 때 어떤 발표를 할지 구체적으로 떠올려 좋은 방안을 선택할 수 있다. 그냥 잘 해야지 와는 다른 문제다. 잘하면 그냥 잘한 것이다. 그런데 평가위원으로부터 박수를 받는 상황은 잘한 것보다 위의 상황이다. 구체적으로 상상하여 선택하므로 현장 분위기에 맞는 생각을 할 수 있다. 이것저것 다 필요 없고 더듬거리지 않고 잘하겠다고 한다면 그렇게만 되는 것이다. 좋은 상상의 선택은 자신의 몫이다. 그런데 신기하게도 박수를 받는 상상을 하면 항상 박수를 받는 답변을 하는 경우가 생긴다. 그러니 생각을 안 한 것보다 박수 받는 생각을 꾸준히 해두는 것이 좋다.
제안 발표를 준비하면서 많은 연습을 한다. 연습을 실전같이 하라고 한다. 구체적으로 환경을 상상하고 이미지로 발표하는 것이다. 필요하면 발표 장소의 사진을 받아서 분위기를 익힐 필요가 있다. 발표 장소의 분위기를 익혀 발표 연습을 하면 실재 현장에서 낯선 느낌을 피하고 친숙한 느낌으로 발표를 할 수 있기 때문이다.
