조직문화 | 신규입사자 온보딩 A to Z
긴 글이지만 안 읽으면 손해입니다.
안녕하세요, 일을 재밌게 만드는 팀네넵입니다⛑️
HR담당자가 없어도 무조건 해야 하는 조직문화의 첫 번째 단계, 무엇일까요? 바로 신규입사자 온보딩 프로그램입니다. 회사 입사 후 첫인상을 담당하는 순간이다 보니 좋은 경험을 제공하기 위해 많은 회사에서 다양한 프로그램과 제도를 기획하고 있습니다. 그래서 오늘은 온보딩을 해야 하는, 하고 있는 분들께 인수인계를 한다는 마음으로 온보딩의 A to Z를 준비해 봤습니다. 이 글이 온보딩의 바이블이 되길 바라며 시작할게요!
온보딩이 뭐길래?
온보딩은 '탑승하다'라는 on board의 의미로 영어 On boarding을 한글로 표기한 단어입니다. 성장하는 우리 회사에 새로운 구성원이 탑승한다는 뜻으로 새로운 회사에 새로운 직원이 잘 정착할 수 있도록 돕는다고 확장할 수 있겠네요.
그래서 현재 많은 회사들이 온보딩을 개선하기 위해 다양한 프로그램과 제도를 운영하고 있고, 심지어 온보딩 담당자를 따로 채용해 관리하는 경우도 있습니다. 아무래도 경력직 수시채용이 많아지고 있고, 신입사원의 퇴사율도 높아지니 '제대로 모시겠습니다'처럼 발전하고 있는 것 같습니다. 신입사원의 경우 회사의 기본적인 문화를 전달하고, 기본 비즈니스 스킬을 훈련시킨다면 경력직에게는 Day 1부터 업무가 가능한 환경을 제공하고, 역량에 대한 기대치를 확인하고, 심리적인 안전감을 주는 것에 집중되어 있습니다.
온보딩 프로그램, 어떻게 기획할까?
회사마다 차이는 있을 수 있지만 대부분 회사에서 아래의 목적으로 프로그램을 운영한다고 보시면 됩니다.
신규 입사자를 환영 → 심리적 안전감 제공
업무 환경 세팅 → 노트북, 공간 투어, 복리후생 소개 등 정보 제공
HR 제도 가이드 → 일하는 방식, 평가/보상 등 조직문화 전달
입사 동기 소개 → 관계 형성 접점 제공
이를 온보딩 프로그램으로 구성하면 아래 표와 같습니다.
신규입사자 온보딩 키트 일부온보딩 프로그램을 운영하기 위서는 다양한 부서와의 협업이 필요합니다. HR의 기본적인 세팅(회의실 예약, 명단 확정, 안내 등)부터 각 팀의 리더 또는 멘티의 협력(인솔, 팀 소개 등)은 물론이고, IT 부서(계정 세팅, 장비 설정 등)와 회계팀(법인카드, 급여 정보 등)의 도움도 반드시 필요합니다.
온보딩 프로그램, 어디까지 살펴야 할까?
일반적으로 3개월의 수습기간을 온보딩 기간으로 설정하게 될 텐데요, 입사 전, 입사 당일, 입사일로부터 1개월 내, 3개월 수습기간 종료까지 총 4개의 프로그램으로 구분해서 기획하고 운영하면 좋습니다.
(1) 입사 전 온보딩
신규입사자가의 입사 전 경험이 회사의 업무 방식을 미리 경험하는 것과 같습니다. 만약 일처리가 느리고 안내가 잘 안 된다면 '내가 입사하면 이렇게 일하나?'라는 생각을 할 수 있기 때문에 입사 취소로 이어지는 경우도 발생할 수 있죠. 그래서 입사 당일에 바로 회사 시스템에 접근할 수 있는 사전 세팅이 중요합니다.
따라서 입사 전 사내 시스템에 등록할 인사정보를 미리 등록할 수 있는 가이드를 제공해야 합니다.
첫 출근 날짜, 시간, 오시는 길, 주차 등록 여부 등 상세하게 안내하기
업무용 PC 사전 선택, 사원증 사진 확보(혹은 촬영날짜, 장소 등 안내)
각종 증빙서류 제출(주민등록등본, 가족관계증명서, 급여계좌 통장사본, 최종학력 졸업증명서, 경력증명서 등)
(2) 입사 당일: 온보딩 오리엔테이션 / 신규입사자 가이드북
신규입사자의 마음으로 시뮬레이션을 하면 어떻게 구성을 하면 좋을지, 어떤 말을 건네어야 할지 알 수 있습니다. 사무실에 도착해서 사원증이 없는 상태에서 어떻게 입장하는지, 어디서 대기를 하면 좋을지 아주 세심한 배려가 필요한 상황이라고 볼 수 있습니다. 만약 입사 당일에 입사자가 어디로 가야 할지 몰라서 헤매고 있다면 정말 아찔하죠... 그래서 회사 내에 대기공간이 없다면 대기할 수 있는 장소를 지정하고, 도착 후 담당자에게 전화를 걸 수 있도록 안내하면 좋습니다.
● 꿀팁!
면접 때 한 번 만났던 분을 입사 후 만난다면 낯선 곳에서 아는 사람을 만나게 되니 전형을 진행한 채용 담당자, 면접관 등이 맞이해 주면 더 좋겠죠?
온보딩 프로그램은 최소 1~2시간은 투자해야 하는 중요한 세션이고, 온라인보다 대면을 추천합니다.
아래 이미지를 보면 아시겠지만, 생각보다 많은 정보들을 전달해야 하거든요.
신규입사자 온보딩 키트 일부오리엔테이션 자료는 신규입사자의 가이드북이라 생각하고 만드시면 좋고, 세션이 종료된 후 메일로 첨부해서 보내주시면 가장 좋습니다.
(3) 입사일~1개월 이내
- 사내 인트라넷 접근 권한 할당 및 미팅 초대
업무 인수인계를 위한 OJT, 히스토리를 파악할 수 있는 데이터 접근 권한, 인사 정보를 볼 수 있는 인사 시스템 접근 권한 등 사내의 인트라넷 시스템의 권한을 빠르게 할당하는 것이 업무 파악에 큰 도움이 됩니다.
신규입사자 온보딩 키트 일부- 보안 교육
보안은 입사 첫날부터 명확하게 전달해야 되는 아주 중요한 정보입니다. HR담당자보다 법무 또는 컴플라이언스 담당자가 직접 가이드라인을 전달하는 것이 더 효과적이고 강력한 메시지를 전달해야 하는 산업이라면 별도 세션을 진행하는 것도 방법입니다. 사내 PC 보안, 클린 데스크, 영업기밀 등 보안교육은 반드시 꼼꼼하게 진행하는 것이 좋습니다.
신규입사자 온보딩 키트(보안 교육) 일부- 수습평가기간 목표세팅
대부분 경력직의 경우 3개월의 수습기간을 보내게 되는데, 이때 가장 중요한 것이 수습기간 동안의 수습평가 항목(기대역량, 기대역할, 조직적합도 등)을 명확하게 협의 후 문서화하는 것이 가장 중요합니다. 잘못된 채용을 막을 수 있는 마지막 기회이기도 하니 최소 팀리더 이상의 성과평가자가 협의하면 좋습니다.
신규입사자 온보딩 키트(수습평가) 일부- 멘토링/OJT
필수 사항은 아니지만 빠른 적응을 위해서 운영하면 좋은 제도가 멘토링입니다. 편하게 신규입사자가 질문할 수 있는 대상을 지정하면 신규입사자의 적응 속도가 달라집니다. 같은 팀, 가장 최근 입사자, 업무 점점이 있는 사람, 비슷한 연령대 등을 고려해서 선정하시면 좋습니다. 하지만 멘토링도 그냥 하기엔 어려우니 멘토링 가이드북을 만들어 제공하면 더 좋겠죠?
신규입사자 온보딩 키트(멘토링 가이드) 일부 발췌(3) 입사 후 3개월 내
- 회사 적응도 설문조사
온보딩 프로그램의 효과성 검증과 개선점 찾기를 위해 반드시 실행해야 하는 항목입니다. 온보딩 프로그램의 내용 효과성, 업무 이해도 수준, 조직 적응도 수준 3가지를 점검할 수 있는 질문을 구성해 수습평가기간이 종료되기 전 설문을 보내면 가장 좋습니다.
신규입사자 온보딩 키트(회사 적응도 설문지 기획안 일부- 수습평가 완료
팀 리더 또는 신규입사자가 맡은 업무의 성과평가자는 신규입사자의 수습기간을 종료/연장/채용 확정할지 의사결정해야 합니다. 이는 문서화가 되어야 하므로 HR담당자가 수습 평가 양식지를 만들어 작성할 수 있도록 가이드합니다.
신규입사자 온보딩 키트(수습평가 템플릿) 일부- 온보딩 종료 및 회고 워크숍
수습 평가 종료가 확정된 신규입사자를 대상으로 온보딩 기간 종료에 대한 축하와 회고를 위한 워크숍은 신규입사자들에게 좋은 경험을 줄 수 있는 기회입니다. 구성원을 얼마나 생각하고 진심으로 케어하고 있는지 알릴 수 있는 시간인 만큼 아래 2가지 내용으로 워크숍 진행을 추천드릴게요.
수습기간을 통과하고 새로운 환경, 사람들에게 적응하느라 고생한 신규입사자 격려
앞으로 우리 회사에서 어떻게 성장할 수 있는지 커리어 로드맵 만들기
신규입사자 온보딩 키트(온보딩 종료 회고 워크숍 강의안) 일부온보딩 프로그램, 어떻게 업그레이드할까?
자, 이제 길고 길었던 온보딩 프로그램이 종료되었습니다. 성공적으로 운영되고 있다고 해도 언제나 개선할 점은 있기 마련인데요. 어떻게 하면 더 업그레이드할 수 있을지 고민하는 분들이 있다면 아래 내용을 확인해 보세요.
1) 네이밍 하기
단발성으로 진행되는 것이 아닌 회사가 존속하는 한 운영되는 필수 프로그램입니다. 회사의 핵심가치, 조직문화, 서비스 특징 등을 반영한 프로그램 이름을 정해 보세요. 회사의 색깔이 담길 수 있고, 어떤 것을 중요하게 생각하는지 보여줄 수 있는 기회입니다.
2) 핵심가치와 일하는 방식 워크숍/교육 추가하기
경력직 신규입사자가 많은 회사라면 HR제도나 업무 세팅을 안내하는 것보다 우리 회사의 목표, 지향하는 바, 왜 이러한 방식으로 일하는지 등 문화적 측면에서 전달하는 것이 더 중요합니다. 신규입사자 스스로 생각하고, 목표를 세울 수 있는 워크숍을 기획하고 운영해 보세요. (입사 후 1개월 이내가 Best!)
3) 비즈니스 이해&커뮤니케이션 스킬 교육 추가하기
신입사원이 많은 회사라면 비즈니스의 이해, 커뮤니케이션 스킬에 대한 교육이 필요할 수 있습니다. 비즈니스 부분은 HR이 담당하긴 어려우니 현업 리더분의 세션이나 외부 교육 업체 협업을 추천합니다.
여기까지가 온보딩의 A to Z입니다. 이미 알고 있는 내용일 수 있지만, 이 모든 프로세스를 가이드화한다는 것은 생각보다 많은 노력과 시간이 소요되는 일입니다. (디자인까지 하려면 더더욱..!)
만약 그럴 시간이 부족하거나 확실한 레퍼런스를 찾는 분들이라면 팀 네넵의 신규입사자 온보딩 키트를 활용해 보실 것을 추천합니다. 10년 차 HR담당자가 진행했던 온보딩 프로그램의 레퍼런스와 템플릿을 한 번에 얻어가실 수 있으니까요!
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