평생 도움 되는 사기급 회사원 스킬 30선 - 하
コンサル一年目が学ぶこと- 컨설턴트 1년 차가 배울 것
그럼, 지난주 상편에 이어서 컨설턴트 1년 차가 배워야 할 "데스크워크 기술" 7가지를 소개해 드립니다.
16. 문서 작성의 기본! 회의록 작성하기
회의록은 단순한 발언 기록이 아닙니다. 이후 근거 자료가 될 수 있도록 결정사항을 간결하게 적어야 합니다. 다음 포인트를 숙지하세요
결정 사항을 간결하게 기록
추후 증거가 될 수 있도록 명확하게 기술
일시, 장소, 참석자, 의제를 반드시 기재
회의록 작성은 문서 작성 스킬의 기초가 되므로 확실히 습득해야 합니다.
17. 파워포인트 작성 기술
파워포인트는 "Simple is best!"
효과적인 프레젠테이션 자료 작성에는 다음이 중요합니다
심플하고 보기 쉬운 디자인
한 장의 슬라이드에 하나의 메시지(One Slide One Message)
시각적 요소(그래프, 도표) 활용
"말하고자 하는 바가 명확하고, 심플하며, 보기 쉬운" 것을 목표로 하세요.
18. 문서 작성은 스피드가 승부처
엑셀, 파워포인트의 작성에 걸리는 시간을 단축시키면 그만큼의 생각할 시간을 벌 수 있습니다.
즉 자료 작성 시간을 줄이는 것이 곧 생산성 향상으로 이어지는 것입니다.
19. 최종 성과물 역산하여 작업 플랜 짜기
어떤 자료를 만들 때는 보통사람들은 먼저 자료 모으기부터 시작합니다. 그러나 컨설턴트는 일을 시작하는 시점에 이미 최종 성과물의 뼈대를 만들어 버리고, 그 아웃풋에서 역산하여 작업을 합니다.
구체적으로는 파워포인트를 사용하여 제목만 달고 내용물이 없는 슬라이드를 만들어 갑니다. 이렇게 큰 틀을 만든 다음에 내용물을 채워가는 작업을 하는 거죠.
이것을 함으로써 얻을 수 있는 장점은 5가지가 있습니다.
①최종 성과물을 상상할 수 있다
②필요한 작업을 알아낼 수 있다
③워크 플랜을 할 수 있다
④각각의 작업을 여러 명이 동시에 착수할 수 있도록 의뢰할 수 있다
⑤자료에 포함할 내용이 빠지는 등의 실수를 없앨 수 있다.
어떤 일이든 최종 성과물에서 역산하여 생각하는 버릇을 붙여 보세요~
20. 컨설팅 독서술
컨설팅의 독서술은 다음 3가지가 기본입니다.
독서의 목적을 짜내어 명확히 하다
목차에서 해당 부분을 주워 중요한 부분만 읽는다
많은 문헌을 넓고 얕게 읽다
컨설턴트는 40, 50장 분량의 자료를 「내일까지 대충 읽고 요점을 정리해 와」라고 하는 경우가 자주 있다고 합니다. 구석구석 읽고 있어서는 시간에 맞출 수 없어요. 거기서 컨설팅의 효율이 좋은 독서술이 도움이 됩니다.
21. 일의 속도를 2, 3배로 늘리는 중점 사고
컨설턴트의 일은 어쨌든 빠릅니다. 그 비결은 '쓸데없는 일을 하지 않는다'는 것에 붙습니다. 이것을 '중점사고' 또는 '20대 80의 법칙'이라고 합니다.
즉, 80%라는 대다수를 결정하는 20%의 요소에만 주목하자는 의미입니다. 예를 들면 「매상의 80%를 불과 20%의 고객이 가져오고 있다」,「조직의 퍼포먼스는 톱 20%의 사람의 작용에 의한 것이 크다」 등.
20%만 검토하면 되니까 속도는 5배가 됩니다. 아니면 20%의 중요한 부분을 5배의 밀도로 파고들어 작업을 할 수 있게 됩니다.
빨리 중요한 부분을 파악하고, 그 이외는 잘라 버립시다.
중점 사고로 작업 속도를 높이고. 노력을 최적화합시다!
22. 과제 관리표
프로젝트 관리의 툴로서 과제 관리표라는 것이 있습니다.
여러 명이 프로젝트를 진행할 때 멤버의 진척이나 과제를 관리하는 편리한 도구입니다.
우선 엑셀로 표를 만들고 과제물을 쭉쭉 써나가도록 합니다. 여기까지는 TODO나 비망록과 다르지 않습니다. 이것을 과제관리표에 맞게 하기 위해 3가지 항목이 추가되어야 합니다.
①담당자
②기한
③방향성, 과제에 대해 어떻게 대처할 것인가
과제관리표에 기술할 때는 애매하게 쓸 것이 아니라 누가 봐도 알 수 있도록 명확하게 써야 합니다.
과제관리표에서 과제는 공유되고, 역할을 결정해, 기한을 정하여 진행해 나가는 기준이 되어야 합니다.
마지막 장에서는 프로페셔널로서의 자세와 마음가짐에 대해 8가지 핵심 스킬을 다룹니다.
23. VALUE를 더한다
VALUE란 '부가가치'를 말합니다. 다시 풀어 말하면 '상대에 대한 공헌'입니다.
컨설팅에서는 '이 자료에 밸류가 있습니까?'라고 자주 묻습니다. 이것은 즉 「이 자료에 상대(클라이언트)에의 공헌을 할 수 있을 만큼의 가치가 있습니까?」라고 말하고 있는 것입니다.
학생 중에는 대가를 내는 소비자로 살았지만 사회인이 되면 대가를 받는 생산자가 되는 것입니다. 대가를 받는 이상 소비자에 대해 기여가 되어 있어야 합니다.
24. 말 안 할 거면 회의 나가지 마!
회의에서 발언하지 않는 사람의 가치는 제로.
이것이 컨설팅 회사의 가치관입니다.
예를 들면 예능 프로그램을 상상해 보세요. 참가한 연예인 중 한 번도 토크를 하지 않는 사람이 있다면 바로 잘리겠지요. 모처럼 참가한 이상 이야기하지 않으면 프로그램은 어색하고 재미있지 않습니다.
비즈니스에서도 마찬가지입니다. 침묵에서는 아무것도 태어나지 않습니다. 쓸데없는 의견이라도 지혜를 짜내서 뭔가 말하는 것이 낫지요.
특히 회의에서는 젊은 사람들이 주위 눈치를 보고 발언하지 않는 경우가 많습니다. 그러나 회의란 팀에서 일을 진행할 때 하는 작업입니다. 발언하지 않으면 팀에 공헌하지 않는 것과 마찬가지로 그 사람의 가치는 제로입니다.
회의에 참석하고 있는 시간에도 월급은 발생하고 있습니다. 참석한 이상 자신의 시간 단가에 걸맞은 일을 합시다.
25. 시간을 돈으로 인식한다.
클라이언트 입장에서는 컨설턴트에게 1시간 수만 엔을 지불하고 일을 의뢰하고 있습니다.
비록 몇 분의 휴식조차도 돈을 내고 있기 때문에 휴식 중이라도 잡담하거나 하지 말고 프로페셔널한 태도를 취합시다.
26. 스피드와 질을 양립!
'시간을 들이지 않으면 좋은 것을 만들 수 없다'는 거짓말입니다.
오히려 빠른 단계에서 완성품을 만들어, 그것을 개량해 가는 PDCA 사이클을 돌리는 것이 단기간에 질 높은 것이 완성됩니다.
Quick and dirty라는 말이 있어요. 직역하면 '빠르게, 거칠게'입니다. 시간을 들여 완벽한 것을 만드는 것보다 퀄리티는 떨어져도 좋으니 빨리 마무리하는 것입니다.
사실 0점에서 90점까지 완성하는 데 걸리는 시간과 90점에서 100점까지 완성하는 데 걸리는 시간은 똑같습니다. 정확도를 높일수록 시간도 많이 걸리는 거죠.
일은 작업의 큰 틀이나 방향성을 먼저 정하는 것이 중요합니다. 따라서 방향을 정하는 것이 빠르게 가능하다는 시간적인 의미에서 Quick and dirty는 이치에 맞습니다.
27. 약속의 힘 배우기
일에 있어서의 약속이란 「약속한 것을 반드시 해내는 것」입니다.
약속의 대상은 항상 클라이언트입니다. 컨설팅은 클라이언트를 기점으로 일을 하기 때문에 노력이나 상사의 평가가 아니라 클라이언트에의 공헌을 기점으로 평가를 받습니다. 따라서 클라이언트와의 약속을 지킵시다.
그렇기 위한 방법은 두 가지가 있습니다.
①업무 내용에 납득하고 있는 것.
'내가 원해서 이 일을 선택하고 있다'라고 진심으로 생각할 수 있는 사람은 헌신력이 높습니다. 만약 지금의 직장에 납득하고 있지 않다면 환경을 바꾸는 것도 필요합니다.
②신뢰를 지키려는 조직에 있을 것
약속은 전염됩니다. 주위에 헌신력이 높은 사람이 있으면 그것에 감화되어 갑니다. 다만 사내에는 약속이 낮은 사람도 있을 것입니다. 그런 경우는 가급적 그 사람으로부터의 영향을 피할 것.
28. 멘토를 찾기
젊을 때는 어떤 일을 하느냐보다 누구와 일을 하느냐가 더 중요합니다. 인격적으로, 능력적으로, 여러 사람으로부터 많은 영향을 받습니다.
다도나 무도의 세계에 「수파리」라고 하는 생각이 있습니다. 수는 스승의 일거일동을 흉내 낸다는 것.'파'는 '스승과 다른 방식을 익힌다'는 것이고, '이'는 '스승의 방식을 넘어 독자적인 방식을 익힌다'는 것을 말합니다.
젊은 사람은 먼저 '지킴이'입니다. 스승을 찾아 말하는 법, 말투, 메일 쓰는 법, 복장, 식사 등을 따라 해 보세요.
29. 팔로워십을 발휘한다
'리더십'이란 위에 있는 사람이 발휘하는 것입니다.
1년 차 사원에는 부하가 없기 때문에, 리더쉽을 발휘하는 것은 어렵습니다. 하지만 팔로워십을 발휘할 수는 있어요.
리더가 무언가 제안을 했을 때, 그것에 주위가 찬성하는 것으로 조직이 움직여 갑니다. 팔로워십이 있는 부하는 제안을 이해하고, 그것을 실현하기 위해서 자신의 의견을 제시해 주위를 끌어들여 갑니다.
첫 번째로 제안하는 것은 리더. 그 실현을 위해서 자주적으로 움직이는 것이 팔로워십입니다.
30. 프로페셔널 팀워크
1년 차 컨설턴트라도 프로페셔널한 자세는 중요합니다.
즉 신인이라고 해서 선배의 서포는 역만 하는 것이 아니라 한정된 역할안에서 가치를 발휘해서 공헌하라는 것입니다.
신인과 매니저는 애초에 역할이 달라요. 신인은 데이터 분석이나 귀중함 등을 담당하고 매니저는 프로젝트 전체를 관리합니다. 즉 분업하고 있습니다. 신인이 매니저 역할은 할 수 없지만 매니저도 신인 역할은 할 수 없습니다.
누가 빠져도 성공하지 못합니다. 각각의 담당 분야에서 가치를 창출해야 합니다.
팀에서 일을 할 때는 같은 특색을 가진 사람은 2명도 필요 없습니다. 그러므로 자신만의 특색을 가지고 팀에 부족한 조각을 보충합시다. 남들과 같은 분야에서 약점을 메워서는 안 됩니다.
