기업의 출석체크, '근태'업무
스타트업과 취준생을 위한 인사업무 안내서 4
학교는 아침 조회로 하루를 시작한다. 담임선생님이 들어와 출석을 부르며 결석자나 지각자를 체크하고 이를 생활기록부에 남긴다. 이렇게 남은 기록은 향후 대학에 들어갈 때 평가받는 자료 중 하나로 자리잡게 된다.
기업 또한 비슷하다. 차이가 있다면 담임선생님이 출석체크를 하듯이 한 사람 한 사람 이름을 부르지 않는다는 것. 회사에서는 인사팀에서 일괄적으로 직원의 근태를 관리한다. 그리고 이 근태 데이터는 학교에서보다 훨씬 많은 부분에서 기초 데이터로 활용한다.
근태는 근무태도에 대한 부분만을 이야기하지 않는다.
'근태'는 근무태도의 줄임말이지만, 실제로 근무태도에 대한 부분만을 이야기하지 않는다. 단순히 출퇴근 시간을 체크하여 지각자나 무단결근자를 찾아내는 것이라고 간단하게 생각하기 쉽지만, 실제 인사팀의 근태 담당자가 다루는 근태 데이터의 종류는 상당히 다양하다. 출퇴근을 시작으로 휴게시간, 휴가, 출장, 외부교육 등 모두 나열하기도 벅차다. 그 중에서 휴가도 연차휴가, 하루 중 절반만을 쉬는 반차, 회사에서 지급한 월차, 생리휴가, 공가, 병가, 경조휴가 등 사유에 따라 다양하다.
보통 회사에서 근태를 담당하는 직원은 근속연차가 낮은 사원-대리급 직원인 경우가 많다. 관리자의 입장에서 볼 때 근태관리 업무는 단순하고 손이 많이 가는 아랫단의 일이기 때문이다. 하지만 그렇다고 근태관리 업무가 쉬운 것은 아니다. 사원수가 많은 회사의 경우 각각의 직원들이 여러가지 사유로 근태에 특이사항을 보이기 때문이다. 그리고 각각의 근태가 적절한 경우와 그렇지 않은 경우가 있는데, 담당 직원은 이를 일일이 확인하며 체크해야 하는 부담감을 안게 된다. 이 일을 적절하게 수행하기 위해서는 회사가 규정한 근태제도에 대해 충분히 숙지하고 이해하고 있어야 한다. 회사가 운영하는 제도에 대한 이해가 충분해야 한다는 뜻이다.
근태 담당자는 회사가 운영하는 제도와 규정에 대해
충분히 이해하고 있어야 한다.
가장 쉬운 지각자 관련 내용을 예로 들어보자. A 직원은 출근시간을 15분 넘긴 9시 15분에 출근했고, 이 기록이 근태관리 직원에게 넘어갔다. A직원은 이미 그 달에 두 번 지각했던 경력이 있다. 근태 관리 직원은 A 직원에게 메일을 보낸다. 오늘 15분 지각했음이 확인되었다고. 그리고 기존의 지각 두 건과 합쳐져 총 지각 3건으로, 하루 결근과 같이 처리됨을 통보한다. 그러자 A 직원은 출근길에 지하철이 고장나 20분 넘게 갖혀있었다며, 어쩔 수 없었음을 하소연한다. 근태관리 직원은 어떻게 행동해야 할까?
보통의 경우 회사는 취업규칙이나 근태규정에 이와 같은 특이사항에 대한 부분을 해결할 수 있는 기준을 마련하고 있다. 필자가 다녔던 전 회사의 경우, 지하철 고장이나 연착으로 인해 출근 시간이 늦어진 경우 서울메트로에서 발급하는 지연증명서를 제출하도록 했다. 이 지연증명서를 제출한 경우에는 지각으로 처리하지 않고 정상출근으로 데이터를 수정해주었다. 만약 근태 관리 담당자가 이런 사항을 충분히 인지하지 못하고 "지각은 지각이죠." 라고 그냥 넘겼을 경우, 이 A 직원은 지각 3건으로 인해 취업규칙에서 정한 규정에 따라 무단결근 1일을 한 것으로 처리되어 인사고과에서 불이익을 받고, 향후 승진에도 영향을 받았을 지도 모를 일이다.
다른 예를 들어보자.
B 직원은 민방위 훈련을 사유로 공가를 신청하고 하루를 빠진 후 다음날 출근하면서 교육훈련 이수증을 제출했다. 민방위 훈련은 국방의 의무에 해당하는 것으로, 회사에서는 이를 공가로 처리해주곤 한다. 하지만 민방위 훈련의 경우 예비군 훈련과 다르게 하루 4시간을 넘지 않으며, 오전이나 오후 중 하나를 선택해 이수하기 때문에, 경우에 따라 나머지 절반의 시간에는 충분히 회사에 출근해 일을 할 수 있는 경우가 많다. 따라서 회사는 취업규칙이나 근태규정을 통해 하루 혹은 0.5일의 공가를 부여하며 그 기준을 각자 사정에 맞게 정하곤 한다. 전 회사의 경우 예비군 훈련은 실제 날짜에 맞게 공가가 부여되었지만 민방위 훈련은 0.5일의 공가만을 부여하였고, 이 B 직원은 나머지 0.5일에 대해 자신의 연차(반차)를 소진하는 것으로 처리하게 되었다. 만약 연차가 남지 않았다면 꼼짝없이 무단결근이 되는 것이다.
근태 데이터는 인사업무의
가장 기초적인 활용 데이터가 된다.
이렇게 쌓인 직원 개개인의 데이터는 어떻게 활용될까? 단순히 지각자나 결근자를 벌주기 위해 근태 담당 직원을 두고 이를 일일이 체크하는 걸까? 아니다. 근태는 아주 기초적인 인사 업무 활용 데이터가 되며, 보통 사람들이 생각하는 것보다 다양한 곳에서 활용된다. 그 예를 몇가지 들어보자.
1. 인력운영계획 수립 기초 데이터로 활용 (인사전략 업무)
근태 체크에는 시간외 근무시간도 포함된다. 전 회사의 경우 소정근로시간을 넘겨서 근무를 할 때 반드시 퇴근시간 전에 품의를 올려 해당부서장의 결재를 받고, 인사팀에 통보조치되도록 해야 했다. 만약 부서장의 승인을 받지 못하면 연장근무가 불가능했고, 설령 근무를 하더라도 근무시간으로 인정받지 못했다. 이와 같은 프로세스 때문에 실제 근무를 하고도 근무시간에 포함되지 않는 경우가 간혹 발생하기도 했다.
만약 인사운영기획을 담당하는 직원이 부서별 적정 T/O를 산정할 때 결재를 통과한 연장근로시간만을 참고한다면 실제로 필요한 적정 인력을 산출하는데 실패할 가능성이 있다. 여기서는 연장근로로 인정된 데이터 이외에 실질적인 회사 체류시간을 고려해야 한다. 이런 데이터는 근태를 담당하는 직원이 어렵지 않게 통계를 낼 수 있다. 손이 많이 가는 작업이고 변수도 많지만, 이 모든 것을 참고해야 제대로된 적정인력을 계산할 수 있다.
2. 인건비 계획 및 퇴직추계 예산안 기초 데이터로 활용 (인사기획 및 급여업무)
직원은 연봉계약서에 명시된 금액만을 받지 않는다. 연장근무를 한 경우 회사에서 정한 취업규칙과 급여규정에 따라 시간외 근무수당을 받을 것이며, 어느정도 복지 시스템을 갖춘 회사라면 심야 퇴근자에게는 교통비를 지원하기도 할 것이다. 이와 같은 추가 비용도 모두 인건비에 속하기 때문에, 급여 담당자는 매월 직원의 정확한 인건비 지급을 위해 근태 데이터를 필요로 한다. 그리고 이는 후속년도 인건비 계획을 예측할 때 매우 중요한 자료가 될 수 있다.
여기에 더해, 급여 담당자는 1년에 한 번 연차수당 지급을 위해 근태 데이터를 이용한다. 또한 매월 말 퇴직추계 금액 산출을 위해 근태 데이터를 활용할 것이며, 이렇게 지급된 월정급여를 토대로 매년 말 퇴직연금 불입금액을 산출할 것이다. 2018년 기준으로, 30인 이상의 사업장은 모두 퇴직연금에 의무적으로 가입해야 하며 2022년 부터는 10인 미만의 사업장도 모두 가입해야만 한다. 퇴직연금에 불입하는 금액은 퇴직추계액의 90%까지 손금으로 산입되어 법인세 계산시 혜택을 받게 된다. 직원이 늘어날수록 퇴직추계액도 커지게 된다. 따라서 직원이 늘어날수록, 직원의 근속년수가 늘어날수록, 시간이 지날수록 받을 수 있는 혜택도 늘어날수록 제법 규모가 큰 업무가 되기도 한다.
3. 인사제도 개선(근무제도) 기초 데이터로 활용 (인사규정 및 조직관리 업무)
직원의 근태 데이터를 보면 유난히 퇴근시간이 늦는 부서가 눈에 띌 수 있다. 이는 부서장의 성향이 문제일 수도 있고, 아니면 인력이 부족한 것이 문제일 수도 있다. 만약 전자라면 조직관리 차원에서 해법을 찾아야 하며, 후자일 경우에는 인력운영계획을 토대로 해결책을 제시해야 한다.
또한 전체 혹은 특정 부서에서 지각이나 결근이 잦거나, 휴게시간이 길면서 퇴근시간은 늦는 등 다양한 형태의 근태자료가 눈에 띌 가능성도 존재한다. 이는 회사와 집의 거리가 많이 멀거나 특정 부서의 업무적 영향 때문에 특이한 근태자료가 만들어진 것일 수도 있다. 이런 경우 직원의 업무 환경을 개선해줄 필요가 있기 때문에 특정 지역에 출퇴근 버스를 도입한다던지, 아니면 근무제도를 개선해서 유연근무제나 선택적근로시간제 등을 도입하는 것도 방법이 될 수 있다. 따라서 인사규정과 관련된 업무 담당자나 조직관리 업무를 담당하는 담당자들 또한 근태 데이터를 잘 살펴보고 업무에 활용할 필요가 있다.
주 52시간 근무제도에 따라
근태업무가 중요해지고 있다
최근에는 주 52시간 근무제도가 뜨거운 감자다. 이에 대응하기 위해 어떤 회사는 근태업무만을 담당할 직원을 추가로 고용할 정도로 근태업무의 중요성이 부각되고 있다.
인사기획, 인사규정, 인력운영, 조직문화, 급여업무 등 여러 분야에서 활용되는 데이터인 만큼 근태제도를 명확히 규정하고 평소에 잘 관리하며 정리해두는 것이 좋다. 스타트업에게는 일견 딱딱하고 불필요해보일 수 있는 업무이지만, 잘 관리해두면 훗날 반드시 빛을 발하는 데이터가 되어줄 것이다.
채용담당자가 알려주는 취업의 정석
� https://book.naver.com/bookdb/book_detail.nhn?bid=18990652
인사팀 직원이 알려주는 인사업무 비법서
� https://page.kakao.com/home?seriesId=52318799
