센스 있는 신입사원 되기 #20 엑셀 잘 다루기
신입아~ 너 VLOOKUP좀 쓰냐?
신입아. 회사에 들어와 업무를 하게 되면 여러 가지 오피스 프로그램들을 쓰게 된다. 그중 제일 많이 쓰이는 게 엑셀과 파워포인트가 아닐까? 물론 회사마다 다를 수 있고, 업무마다 다를 수 있는데 엑셀은 업무의 기본이 아닐까 한다.
신입이는 액셀의 끝이 어디서 끝나는 줄 아나? 물론 그 많은 데이터를 다룰 일이 없으면 좋겠지만, 20몇만 번째에서 끊기는 걸로 기억한다. 무슨 소리냐고? 엑설의 행수를 말하는 거다. 옆에 1,2,3,4 쓰여있는 거 20몇만 번 넘어가면 더 이상 데이터를 기록할 수 없더라. 요즘은 어찌 되나 몰겠네. 데이터 다루는 업무와 조금 멀어지니.
엑셀은 내가 봤을 때 만능 프로그램인 것 같다. 워드로도 쓸 수 있고 PT로도 쓸 수 있고, 뭐 사용자가 쓸려고 하는 의도대로 할 수 있는 만능 프로그램. 이걸 얼마나 다를 줄 아느냐가? 너의 퇴근시간과 업무의 처리속도를 결정해 줄 것이다.
내가 사용해본 결과 가장 유용하게 쓰이는 함수는 vlookup이었고, 피벗이었던 것 같다. 이 둘만 마스터 해 놓는다면, 뭐 몇십 분 걸릴 업무도 10여분 안으로 뚝딱 해치울 수 있고, 데이터 정리 때문에 난감해하는 동료나 선후배가 있다면 어깨에 힘좀주며 도와줄 수 있다. 그러면서 덤으로 시원한 음료수까지 얻어먹는다면 금상첨화겠지. 하지만 모른다? 그러면 흔히 말하는 막일을 할 마음을 가져야 할 것이다. 그럼 위에 말한 저 둘은 어디에 쓰는 것인가가 궁금할 것이다. 원래 이러려고 오늘 글을 쓴 게 아닌데. 간단히 어찌 사용하는지 알려주고 넘어가도록 하겠다. 글을 혹시나 보고 이해가 안 되면 바로 질문을 해주시길.
1. VLOOKUP
:상호 데이터 간 비교시 아주 유용함 함수. 이것만 잘 사용하면 몇 시간짜리 업무도 10분이면... 바로 해결이다.
예)몇 백 개 되는 데이터가 있다고 치자. 데이터는 기본 2개가 존재해야 비교할 수 있겠지.
오더는 각 지역별 조합수 연회비 등급을 포함된 자료를 만들어 오라는 거야. 어떻게 하면 될까? 자료는 500개로 치자. 단 각각의 데이터 숫자는 다르다 왼쪽이 400개 정도 오른쪽이 500개 정도라 봤을 때.
여러 가지 생각이 떠오르겠지.
- 양쪽 파일의 도시명으로 정렬을 해서 각각의 도시를 보면서 하나하나 써 내려간다.?
- 조합원 수로 정렬해서 위와 같은 방법으로 정리한다. 여하튼 뭐든 기준을 잡아서 그것에 맞춰 정리하려고 하는 방법이 있을 거야. 그런데 이때 제일 좋은 방법이 바로 VLOOKUP이지
VLOOKUP 사용방법.
1. 가져오고자 하는 데이터를 하나의 그룹으로 묶는다. 우린 오른쪽 데이터를 하나의 그룹으로 묶으면 되겠지.
위 그림처럼 JKL열을 지정하고 클릭 보드 밑의 공간에 그룹 이름을 지정하면 돼. 난 AA라고 지정했어. 저 위 AA 보이지? 내가 쓴 거야 그렇게 지정한 거라고.
2. 이제 가져오고자 하는 데이터 칸을 하나 더 만든 다음 "등급"으로 이름을 지정해줬어. 그런 다음 함수를 입력하는 거지. 여기가 가장 중요해. 함수의 입력 순서는 비교하자 하는
= VLOOKUP(비교하는 열, 그룹핑, 가져오고자 하는 데이터(JKL 중 J는1, K는2, L은3이 되겠지), FALSE(정확히 일치시에만 가져온다는 조건)
즉 나는 지역명 기준으로 데이터들을 비교할 거니까 B2가 되겠지. 그리고 그룹은 AA 그룹, 그곳의 등급은 3번째 열이니까.
=VLOOKUP(B2, AA,3, FALSE) 이렇게 입력하면 데이터가 떡 나오지
이제 빨간받스를 더블클릭하거나 밑으로 드래그하면 아래와 같은 엑셀이 완성되겠지.
이러면 귀찮게 일일이 찾아서 쓰고 하는 번거로운 수고는 덜 수 있지.ㅋㅋ
나도 이 함수를 알고 나서는 뭐 업무 속도가 빨라져서 한결 여유를 찾았다는... 근데 그거 알지?
업무 다했다 싶은 또 다른 거 주는 거? ㅋㅋ
오늘은 여기까지. 내가 힘드네
