[Chapter1]01. 업무를 지배하는 자
Chapter1 고용사회 일개미에서 프로페셔널로 진화하다.
수많은 어플이 있지만, 내 손으로 직접 적은 것이 기억해내기 쉽고, 내것으로 만들기에 확실하다. 그만큼 메모의 습관은 중요하다.
회사에서 해마다 다이어리와 탁상 달력을 왜 지급해줄까를 생각해 보면 답은 나온다.
또한 비즈니스 세계에서 보여지는건 굉장히 중요한 부분을 차지한다.
거래에 관한 회의를 진행 하는 도중에 나는 최신식이라고 요즘 누가 다이어리에 일일이 기록 하냐고 어플로 타자를 치고 있다면, 그 수억짜리 거래는 이미 공중분해 된것이나 마찬가지 이다.
직장생활 십수년 동안 여러 상사를 모셨지만, 회사에서 놓치기 싫고 일 잘한다고 타 회사까지 눈독을 들이는 분은 다이어리가 한권으로 모자르게 계속 기록을 하신다. 그렇다고 그 분이 아날로그형이냐면 또 그것도 아니다. 기술쪽에서 정평이 자자 하다.
필자의 아버지 또한 기록의 대가이신데, 특히 가까운 사람 생년월일, 결혼기념일, 출산기념일, 집안 경조사를 탁상달력 하나에 다 메모해 놓는 것이다. 그리고 그 날짜에 맞춰서 축하 메시지를 보내신다.
나를 챙겨줘서 싫어하는 사람이 있을까? 아버지는 사람관리를 기록 관리로 진행하신다.
필자 또한 아버지한테 배웠던 스킬을 사회생활 하는 내내 써먹는다.
달력에 적어 놓고 직장동료 및 친구한테 메시지를 보내는 것이다.
후배 아이들은 내가 인사쪽에 탁월한 능력이 있어서 전부 기억한다고 생각하는데, 아니다.
기록은 기억력을 훨씬 넘어선다.
그리고 아버지는 매일 저녁에 다음날 해야 할 것과 사야 할 것을 메모하신다. 그래야 할 일을 까먹지 않는다고 하시면서 하신 일은 줄을 부욱 그으신다.
이것이 To do List 다!
필자는 사회 생활을 하면서 메모의 기술을 좀 다르게 변형해서 사용하는데, 간단하게 나열하자면
T-전화
F-팩스
M-미팅
☆-긴급
★-초긴급
√-한 것
△-반만 완성
◎-반복
이런식으로 나만이 알아볼수 있는 방식으로 약어를 만들어 사용한다.
잠들기 전 ToDo 리스트를 적어놓고 출근 하기 전에 To Do Lsit를 체크해 가며 활용하면 일을 놓치지 않고 활용할수 있다.
그리고 메모는 한곳에 하는 게 좋다. 집안 다이어리, 회사 다이어리 나눠서 사용하게 되면 분리하게 되어 좋을 것 같지만, 한눈에 스케줄을 체크하기가 어렵다.
허나, To Do List가 완벽하지만은 않다. 문제는 이 기록들이 머릿속에 있는 미해결거리의 나열에 불과하다는 점이다. 신경쓰이는 일과 하다만일이 남아 있으면 마음이 불편하기 마련이고 게다가 어디까지가 하다만 것 이며, 어디까지가 일의 끝인지를 정확하게 알지 못하면 끝날때까지 리스트에 남아 있게 된다.
여기서 To Do 리스트의 한계가 여기서 나오는데 우선순위는 두가지 측면에서 하나는 긴급도, 또하나는 중요도로 결정한다.
긴급도와 중요도는 어떤 것이 우선으로 볼것이냐 인데, 사람들은 급한 일에 보다 더 마음을 쫓기며 사는 경우가 많다. 일을 완성시키는 성취감에 만족감을 느끼기 쉽기 때문에 언제나 바쁘게 살고 있지만, 병으로 비유하자면 민간요법에 불과하기 때문에 그 순간만 괜찮고 문제의 중점적인 원인은 해결되지 않는 경우가 많다.
반면 중요도에 중점을 주게 되면, 문제의 핵심에 접근하는 방식 위주로 생활하니 급한 일이 아닌데도 문제가 해결 될 때까지 상황이 나아지지 않는다.
이를 해결하고자 한 것이 시간관리 매트릭스다.
먼저 표를 살펴보면, 위로는 '중요성' 오른쪽으로는 '시간'을 나타낸다.
1번은 긴급하면서도 중요한 것
1번 사항에 놓인 일들은 바로 실천해야하는 목록들이 된다.가령 고객의 클레임 대응과 납기가 입박한 작업 등 즉각적인 대응이 필요하며 중요한 결과와도 직결되는 활동영역이다.
2번은 급하진 않지만 중요한 것
시간은 있고 중요한 일들이다. 가령 중장기 계획, 인재 육성, 기술 개발 등 즉각적인 효과는 없지만 꾸준한 활동이 필요한 것들이다.
3번은 급하지만 덜 중요한 것
다른 사람에게 위임해도 좋은 간단한 일들이다. 얼핏 보면 중요한 활동으로 오해하기 쉬우나 본인에게는 중요한 결과를 가져다 주지 못하는 활동 영역이다.
4번은 급하지도 않고 중요하지도 않은 것을 나타낸다. 미래에 도움되지 않는 시간낭비가 바로 이것이다.
일의 중요도와 긴급도로 우선순위를 정했다면 이젠 스트레스에서 해방되기 위한 과제 리스트 정리법 GTD(getting things done)를 활용해 보기로 하자
5단계를 통해 일을 관리한다.
1단계 (수집) 신경쓰이는 일들을 모두 적는다. 처음부터 분류하지 말고 모두 적는다.
2단계 (처리) 적은 일들을 체계적인 방법으로 분류한다
① 처리를 해야 하는가? (아니오) 휴지통행
② 처리를 해야 한다면 복잡한가? (네) 구체적으로 나열하기
③ 처리가 빠른시간안에 가능한가? (네) 즉시 실행
④ 내가 해야 하는 일인가? (아니오) 타인에게 지시
⑤ 나중으로 미뤄도 되는 일인가? (네) 달력에 기입 (아니오) 즉각실행
3단계 (정리) 작성한 리스트를 [쓰레기][보류][참고][프로젝트][대기][달력][다음행동][직접한다]를 8개의 영역으로 조직화 하여 사용한다.
4단계 (검토) 장기적으로 본다면 중간중간 시기를 기준으로 일의 점검이 필요하다 .
5단계 (실행) 달력을 보며, 날짜에 처리해야 할 일들이 있는지 확인 후 해야 할 일을 실행한다.(실행)
이런식으로 계속 연습을 하다보면 회사 업무뿐만이 아니라, 개인 적인 일도 제어가 가능해진다.
