업무를 요청할 때는 나이스(NICE)하게 요청하자
업무를 요청할 때는 나이스(NICE)하게 요청하자
요청을 하지 못하는 이유는 익숙하지 않거나, 요청을 했다가 거절당할 것이 두려워서 요청을 못하는 경우가 있다. 하지만 정중하게 요청하면 설사 당장은 거절을 당하더라도 앞으로는 협조를 받을 수 있는 가능성이 높아진다. 그렇다고 요청을 남발 하라다는 것이 아니다. 요청하더라도 상대방을 고려해서 정중하게 요청하는 것이다. 요청하는 것은 나이스(NICE)하게 요청하자.
N (Name) : 첫째 요청을 받는 사람이 적절한가?
I (Interest) : 둘째 요청을 받는 사람의 이익은 무엇인가?
C (Clear) 셋째 요청하는 내용이 명확한가?
E (Exalt) 넷째 요청에 칭찬과 감사한 표현을 담고 있는가?
“000 책임님, 회사 경영혁신 세미나 준비를 맡아 줄 수 있나요? 지난번 비슷한 행사도 성공적으로 진행한 경험이 있어서 적임자라고 생각합니다. 이번 행사는 회사의 임원분들이 전체 참여하는 중요한 행사입니다. 책임님께는 좋은 경험과 경력에도 도움이 될 것 같습니다. 행사의 준비단계부터 실제 진행까지 담당이 되어서 준비해 주세요. 업무를 맡아서 진행하겠다니 좋습니다. 응원합니다.”
관련 부서에 대해서도 나이스에 맞추어 요청한다.
“안녕하세요. 꼭 필요한 요청이 있어서 전화드렸습니다. 이번 고객 클레임에 대해서 저의 영업부서에서 대응을 하고 있습니다. 이번 클레임은 임원분들도 관심 있게 살피고 있는 사안입니다. 고객을 이해시키기 위해서는 객관적인 자료가 필요합니다. 제품에 대한 문제 발생원인과 앞으로의 대책에 대해서 정리해서 2~3페이지 분량으로 주실 수 있으실까요? 고객에게 전달하는 것이라서 너무 길지 않고 쉬운 표현으로 정리해 주시면 좋겠습니다. 이번 클레임이 잘 해결되면 자료를 준비해 주신 부서의 공로라는 것을 회사에서도 모두가 알 것입니다. 업무에 협조해 주신다니 대단히 감사합니다.”
업무를 요청하다 보면 거절을 당하는 경우도 있다. 이런 경우에는 앞에서 당장 기분 나쁜 내색을 하지 않는다. 거절을 당했으면 다른 방법이 있다. 본인의 상위 리더에게 이러한 상황을 알리고 윗선에서 업무에 관현 협조를 어렵지 않게 이끌어 내 줄 수 있다.
“상무님, 고객 클레임을 처리해야 하는데 관련부서에서 업무협조를 구해야 합니다. 제가 요청하는 것 보다도, 이번 고객 클레임의 중요성으로 볼 때, 상무님께서 업무 협조에 관한 연락을 해주시면 제가 업무를 진행하는데 큰 도움이 될 것 같습니다.”
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업무협조가 제대로 되지 않았다고 해서, 마치 고자질하는 식으로 윗분께 보고를 하는 것은 금물이다. 절대로 오해를 만들고 이간질이 되는 보고는 하지 않도록 한다. 충분히 나의 상사를 통해서 멋지게 업무협조를 이끌어 낼 수 있다.
