9. 업무분장
기본이 묻고 HR이 답한다
업무분장을 네이버 지식백과에서 찾아보면 다음과 같이 단순?하게 나옵니다.
어떠한 업무를 체계적인 기준으로 분류하여 사람들에게 할당하는 것으로서 조직 내의 인력 및 자원의 효과적 활용을 위하여 필요한 활동이다.
하지만 현실은 단순하지 않습니다. 업무분장은 동기부여/동기저하와도 연결되는 민간한 주제에 해당합니다.
1) 업무분장 동기부여/동기저하
동기부여는 그렇다 치지만 누군가는 업무분장의 결과로 퇴사까지 할 수 있을 정도로 동기저하됩니다.
업무분장을 통해 다음의 경우에 동기부여 될 수 있습니다.
해야 할 일이 명확해져 마음이 가뿐하다.
일을 통해 뭔가 새로운 것을 배울 수 있을 것이라 예상된다.
하고 싶은 일을 하게 되었다.
업무분장을 통해 다음의 경우에 동기저하 될 수 있습니다.
할 일이 너무 많아 보인다.
더 많거나 어렵거나 하찮은 업무만 나에게 왔다.
같은 급여를 받는 직원에 비해 내 일이 많다.
하고 싶은 일을 못하게 되었다.
2) 업무분장할 때 알아야 할 것
업무의 개수가 많다 ≠ 일이 많다
일이 많다는 것은 업무의 빈도와 난이도에 따라 판단해야 할 문제입니다. 업무분장 상에 담당하는 가짓수가 많다고 해서 일이 많은 것은 아닙니다. 업무 빈도, 난이도를 팀원 모두가 모여서 논의하여 업무분장표 상에 기재하는 게 좋습니다.
업무분장은 구체적인 게 좋다 VS 개략적인 것이 좋다
업무분장은 구체적이면 내가 할 일과 책임범위가 명확해집니다. 명확해진다는 것은 일견 좋아 보이지만 그 이상을 안 하려고 하거나 협업이 안될 수 있다는 문제가 있습니다. 그럼에도 업무분장은 최대한 명확한 게 좋습니다.
협업할 직원을 업무분상표 상에 기재해서 '니 일이니 난 모르겠다'를 방지하는 게 좋습니다.
개략적으로 업무분장을 작성하면 '채용은 홍길이 다 담당이야.'가 됩니다. 대부분 이럴 거라 생각합니다. 실제 이렇더라도 조금 더 구체적으로 작성하는 게 좋습니다.
예) 채용 : 홍길동 (X)
채용 : 고용브랜드 구축, 공개 채용, 수시 채용, 근로계약서 작성 - 홍길동(O)
※ 위 예시는 개략적으로 하지 말라는 것이지 이렇게 하라는 것은 아님
업무분장은 누가, 어떻게 작성하나
① 회사가 작은 경우는
경영진과 팀장이 모여서 초안을 작성합니다. 작성된 초안을 직원에게 공유하고 누락되거나 오기재 된 부분을 보완하라고 합니다. 이때 각 업무별 실제 담당자도 팀원들이 작성하게 합니다. 하나의 업무를 여러 명이 수행한다면 수행하는 모든 직원을 이름을 작성합니다.
여기까지 작성된 업무분장은 아직 완성본이 아닙니다. 1차로 업무분장표를 모든 팀원이 모여서 함께 모여서 보면서 담당자를 조정합니다. 이때 협업할 직원, 업무빈도, 난이도도 작성합니다.
여기까지 작성하면 업무분장표가 완성됩니다. 완성된 업무분장은 신규 채용, 신규 업무 추가 등에 따라 업데이트합니다.
② 회사가 규모가 있는 경우
팀원이 먼저 작성하고 팀장이 검토한 후 팀 미팅을 통해 업무분장을 확정합니다.
누가 업무를 많이 하냐의 문제는 있어도 업무분장이 안되어 있는 경우는 드물거라 예상합니다.
별게 아니지만 신경 써야 할 업무분장표 작성
업무분장표를 작성은 엑셀을 기본으로 하기를 추천합니다.
동일한 업무 카테고리, 담당자, 협업할 직원은 하나의 셀로 병합하는 게 좋습니다. 같은 내용이 반복되면 업무가 많아 보입니다.
업무 카테고리 : 업무별로 일의 시작부터 끝까지의 순서로 작성합니다. 업무 카테고리(대/중/소)가 짬뽕되지 않도록 고민합니다.
담당자 : 특정 직원이 허드렛일만 하는 건 아닌지 검토하고 작성합니다.
협업할 직원 : 바쁠 때 담당자를 도와줄 직원, 담당자의 휴가/퇴직 등으로 없을 때 임시로 업무를 수행할 직원을 작성합니다.
업무빈도 : 매일, 주1회, 월1회 등 업무를 얼마나 자주 하는지를 기준으로 작성합니다.
업무분장 샘플