5. 여백 없는 PPT
실패하는 PPT, 제안서, 보고서, PT 시리즈
최근 제안서나 제품/서비스 소개서의 PPT를 보다 보면, 수준이 대체적으로 상향 평준화 된 것을 느낄 수 있다.
아마도 인터넷 상에서 PPT템플릿이나 아이콘들을 쉽게 구할 수 있고, 기본적인 PPT작성 방법에 대해서도 많이 교육된 듯 하다.
하지만, 간혹 PPT의 여백없이 화면에 꽉찬 PPT들을 보게 된다.
이런 PPT들을 접하게 되면 답답한 마음뿐만 아니라, PPT를 빼곡하게 채운 내용들로 당황스럽기까지 하다.
또 다른 경우는 여백을 조금 조정하면 훨신 가독성을 확보할 수 있을 텐데, '대충 만들었구나'라는 생각을 들게 하는 경우도 있다.
일례로 다음과 같은 PPT들이 그렇다.
원본을 보여주고 싶으나, PPT내용이나 제작사를 알 수 있기 때문에 필자의 템플릿에 해당 PPT내용을 복사하고 모자이크 처리를 했음을 양해 바란다.
왼쪽 샘플화면과 오른쪽 구성도의 파란 Box를 보라. 좌우여백이 없고, 하단 로고 위로 표현되어 있다.(원본은 이 보다 더 심함)특히 위의 슬라이드는 좌측 샘플화면과 우측 구성도를 조금 조정하면 좌우 여백을 확보할 수 있었다.
더군다나 각 그림의 파란Box의 길이를 조정해서 하단의 로고를 침범하지 않도록 작성할 수 있었다.
위와 같은 슬라이드를 볼 때면 정성없이 만들었다는 생각이 들 수 밖에 없다.
표의 좌우 여백이 없고, 마찬가지로 하단의 로고 영역을 침범하여 화면에 꽉찬 느낌이다.위의 예제 역시, 화면에 꽉 찬 슬라이드로 일부 서술형으로 기재된 항목을 명사형으로 바꾸거나, 별로 중요하지 않은 항목을 제거하므로 좌우여백과 하단의 여백을 충분히 살릴 수 있었다.
그럼, 위와 같은 슬라이드가 그대로 고객에게 전달되는 이유는 무엇일까?
필자가 예전 을의 입장에서 제안서를 썼던 경험에 비춰보면 아래와 같다.
1. 회사 혹은 이번 제안서의 폰트, 아이콘, 표 등이 통일되게 정해진 PPT템플릿이 없다.
- PPT를 여러 명이 나눠 작성할 경우, 공통된 템플릿이 없으면 제각각 슬라이드가 된다.
- 나중에 통일되게 맞추는 비용이 많이 든다. 제발 공통된 템플릿을 정하고 작업을 나눠라.
2. 하나의 슬라이드에 너무 많은 정보를 전달하려고 한다.
- 위의 표 사례와 같은 경우, 서술형을 명사형으로 변경하여 내용을 줄여라.
- 불필요한 항목을 과감하게 삭제하라.
3. 일부 담당자들의 PPT작성 능력이 떨어진다.
- PPT작성 능력이 개인의 차별화된 무기일 수도 있겠으나, 일도 몰릴 수 있다.
- 또한, 회사 전체적인 측면에서 품질 낮은 PPT를 고객에게 전달하는 것은 여러가지 손해이다.
- PPT작업을 하면 할 수록 능력은 대체적으로 향상되나, 바르게 작업하는 것에 대한 교육은 필요하다.
- PPT 작성 담당자들을 잘 살펴 보라. 예전 PPT를 복사하여 약간만 수정하거나, 심지어 복사만 하고 확인하지 않아 예전 고객사명을 그대로 제출하는 경우도 있으니...
4. 최종 PPT 리뷰 현장에서 조차 위의 슬라이드에 대한 문제의식이 없다.
- 이 부문은 뭐라 할 말이 없다.
그럼, 위와 같이 여백없는 PPT를 피하려면 어떻게 하는 것이 좋을까?
아래 그림과 같이, 작업하기 전에 PPT템플릿을 잘 준비하는 것이 좋다.
PPT템플릿의 "마스터페이지"에 여백제한선을 두어 해당 선을 넘지 않고 작성하도록 하는 것이다.
물론 최종 제출전에는 "마스터페이지"에서 여백제한선을 삭제해야 한다.
여백제한선은 다음과 같은 순서로 작업하면 된다.
1. 메뉴에서 <보기> --> <슬라이드 마스터> 선택
2. 왼쪽 슬라이드중 가장 상위에 있는 빈화면 슬라이드를 선택한다.
3. <삽입>메뉴에서 <도형>을 선택하고 사각형을 선택하여 화면에 사각형을 그린다.
4. 마스터 슬라이드에 적절하게 사각형을 배치시킨다. 여백은 인쇄나 슬라이스쇼를 진행할 경우 답답하지 않도록 주어야 한다.
5. 도형 옵션에서 위와 같이 설정한다. 특히, <텍스트상자>옵션의 "텍스트방향"을 반드시 "자동맞춤 안함"으로 하자. 그래야 사각형 박스의 크기 변경이 가능하다.
6. 마지막으로 <슬라이드 마스터> 메뉴에서 "마스터 보기 닫기"를 눌러 슬라이드 마스터 페이지를 닫는다.PPT템플릿의 마스터페이지에서 여백제한선을 이용하여 슬라이드를 작성하면 아래와 같이 통일된 여백공간을 품은 PPT를 만들 수 있다.
