보고서 작성 상황별 대응 방법

아는 것과 모르는 것

보고서는 나와 상대방의 대화이다. 따라서 아래와 같은 상황이 존재한다.

유형 ① 나도 알고, 상대방도 아는 경우

보고서 작성자와 보고를 받는 상대방이 모두 해당 내용을 잘 알고 있는 상황이다.

이 경우에는 보고서를 작성하지 않아도 되지만, 무작정 생략하기 보다는 간단한 메모나 첨부자료로 대체하는 것이 좋다. 필요에 따라서는 상대방이 바뀔수 있고 바뀐 상대방은 해당 내용을 모를 수 있기 때문이다.

유형 ② 나는 모르는데, 상대방은 아는 경우

상대방은 배경지식이나 원하는 결과를 알고 있지만, 본인은 보고서 작성이 막막한 상황이다.

이 경우에는 상대방에게 보고서 작성 필요성, 목적과 배경을 파악하고, 반드시 중간 보고를 통해 요구사항을 재확인하는 것이 필요하다.

유형 ③ 나는 아는데, 상대방은 모르는 경우

가장 일반적인 상황으로 본인은 충분한 정보를 가지고 있고, 상대방은 그 정보를 필요로 하는 상황이다. 이 경우에는 내가 알고 있는 것을 나열하기 보다는, 상대방의 입장을 고려하여 쉽고 명확하게 핵심을 전달하는 보고서를 작성해야 한다.

유형 ④ 나도 모르고, 상대방도 모르는 경우

본인과 상대방 모두 해당 내용에 대해 정확히 알지 못하는 상황으로 신중한 접근이 필요하다.

이 경우에는 문제 정의 단계부터 검토해야 한다. 사전 조사를 통해 보고의 필요성이 있는지 파악하여, 업무를 수행 할 것인가에 대한 의사결정을 받아야 한다. ‘현재 예상되는 문제점은 00으로 보이는데, 이를 확인하기 위하여 a, b, c를 검토해 보겠습니다.’라는 내용의 계획 보고서 작성이 필요하다.

상황에 맞는 보고 수단, 당신의 선택은?

훌륭한 목수는 연장을 탓하지 않는다고 하지만, 상황에 적합한 보고 수단을 활용해야 내가 의도한 내용을 쉽고 명확하게 전달 할 수 있다. 긴급한 사안을 이메일로 보내거나, 방대한 내용을 구두로 설명하려 한다면 아무리 좋은 내용도 제대로 전달할 수 없다. 아래 표는 대표적인 보고 수단별 장단점과 상황이다.

1. 신속함이 필요하거나, 간단한 정보 공유는 구두(전화) 보고가 적합하지만, 증빙이 부재하게 된다. 따라서, 구두 보고를 했다고 하더라도 반드시 추후에 보고서를 작성해 두는 것이 좋다. 상대방이 나의 구두 보고만으로 승인을 한다는 것은 나에 대한 신뢰가 이미 구축되어 있다는 의미이며, 이는 기존에 이미 많은 우수한 보고서 작성과 보고가 있었기 때문이다. 따라서 구두 보고가 보고서 작성 생략을 의미하는 것은 아니다.

2. 문자 보고는 외근, 회의 참석 등으로 문서 작성이 어려운 상황에서 간단한 정보 공유에 적합하다.

3. 기록과 공유가 목적인 경우에는 이메일이 적합하다. 회의록이나 전달해야 하는 사항을 다수에게 공유하기에는 적합하나 상대방의 수신 여부와 회신 여부가 불투명하므로 추적 관리가 필요하다.

4. 데이터 분석과 논리가 필요한 경우에는 워드나 엑셀을 활용하는 것이 적합하다. 단순히 결론만 전달하는 것이 아닌 업무 과정별 자료와 논리까지 공유하거나 보고해야 하는 경우에 사용된다. 다만, 가독성이 낮아 상사에게 최종보고 하기 보다는 실무가 간에 내용을 검토하는 목적으로 활용하고, 추후 최종 보고서의 첨부 자료로 활용하는 경우가 많다.

5. PPT는 복잡하고 방대한 내용을 구조화, 시각화하여 높은 가독성을 확보할 수 있다. 짧은 시간안에 핵심 내용을 전달하여 상대방을 이해시키고 설득하기에 좋은 수단이다. 단점은 구조화, 시각화하는 작업 시간이 소요될 수 있으나 화려한 시각화를 지양하면 매우 효율적이고 효과적인 보고 수단이 될 수 있다.