감사팀장의 보고서 작성: 도식화 1

모르는 사람도 흐름은 알 수 있게

길을 지나가는 사람에게 설명해도 대략적인 흐름은 이해 할 수 있게 하는
최적의 방법은 도식화이다.

도식화는 상대방 뿐 아니라 본인에게도 도움이 되는 보고서 작성 기술이다.

(상대방 대상) 정보 전달력 극대화

복잡하고 방대한 정보를 매트릭스, 벤다이어다이어그램, 흐름도, 그래프, 다이어그램 등 시각적으로 표현하면 핵심 내용을 직관적으로 전달할 수 있다. 이는 결론부터 요구하는 상대방을 배려할 수 있고 다음 이야기에 대한 궁금증을 유발하여 보고서에 대한 흥미를 유지하게 한다. 도식화된 이미지는 색상, 형태, 패턴 등 여러 요소를 동시에 받아들여 한 번에 처리할 수 있지만, 텍스트는 글자를 순서대로 읽고, 단어로 조합하고, 문장 구조를 분석하는 여러 단계를 거쳐야 하기 때문이다.

(본인 대상) 논리적 구조 강화

도식화는 상대방의 이해를 돕기위한 목적도 있지만 그 전에 작성자 스스로가 정보의 관계, 흐름, 중요도를 체계적으로 정리하도록 돕는다. 즉, 작성자가 순서도, 벤다이어그램, 표, 매트릭스 등을 작성 / 수정하면서 논리적인 구조가 강화되는 것이다. 보고서 작성을 위한 체크리스트인 셈이다.

가상의 ‘감사팀장 수습 PT’로 보고서 작성 기술을 설명하고자 한다. 총 4장으로 되어 있고, 한 장씩 작성한 방법을 설명하고자 한다.

아래는 감사팀의 목표와 역할에 관한 내용이다.

우선, 감사팀은 회사의 경영활동 전반에 대해서 내부 감사를 수행하여

경영진의 의사결정을 지원하는 것을 목표로 하고 있습니다.

감사에서 말하는 의사결정 지원은 각 현업의 업무 프로세스나 이슈에 대한 내용 파악과 검증을 의미합니다.

이런 목표 달성을 위해 프로세스 개선과 상시 모니터링 건수

그리고 수명 업무 적시 수행이라는 세무 목표를 수립하고 있습니다.

운영 전략과 관련하여, 감사 결과는 의사결정에 영향을 줄 수 있기 때문에

내부 감사 업무는 반드시 독립성과 객관성이 전제되어야 합니다.

독립성은 감사조직이 외부로부터 압력을 받지 않고 업무를 수행하는 것을 의미하고

객관성은 감사인이 개인의 감정이나 이익에 영향을 받지 말아야하는 것을 의미합니다.

이런 전제를 기반으로

다양한 정보를 검토하여 이슈를 도출하고

상시모니터링으로 진행할지 아니면 프로세스 개선이나 내부 감사로 진행할지를 결정해서 업무를 수행합니다. 이렇게 내부 감사 체계를 도식화하면

윤리경영이라는 큰 테두리 안에서 상시 모니터링, 프로세스 개선, 내부 감사가 유기적으로 진행된다고 보시면 되겠습니다.

감사팀은 n년간 총 50건의 감사 업무를 수행하였고

영역별로 보시면 영업, 생산, 인사 등 전 업무영역에 걸쳐서 감사를 수행하였습니다.

도식화 하기

1) 핵심 요소 파악 하기

본 예시에서는 [독립성], [객관성], [상시모니터링], [프로세스 개선], [내부감사], [윤리경영], [영역별 감사 건수] 등이 있다.

2) 패턴 인식 하기

전달하고자 하는 내용은 목표, 운영 전략, 업무 체계 3가지로 구분할 수 있다.

감사팀의 목표는 경영진의 의사결정 지원이고, 하부에 3가지 세부 목표가 존재한다. 이를 달성하기 위한 운영전략에서는 독립성과 객관성 확보가 중요하며, 다양한 채널을 통해 이슈를 발굴하면 상시모니터링, 프로세스 개선, 내부감사의 형식으로 감사를 수행한다. 감사팀 업무 체계를 정리하면 윤리경영이라는 큰 테두리 안에서 이루어지고 있으며, 각 영역별로 감사를 수행하고 있다는 흐름이 나온다.

3) 최적의 도식 선택 하기

- 감사팀의 목표는 키워드만 명확하게 전달하였다.

- 운영 전략은 각 업무간의 인과 관계와 업무 흐름을 표현하는 도식을 선택하였다. 독립성과 객관성이라는 테두리 안에서 각 업무가 유기적으로 운영되는 모습이다.

- 마지막으로 업무 체계는 벤다이어그램을 활용하여 각 개념의 포함 관계를 강조하였다.

긴 내용을 아래처럼 도식화하여 한장으로 정리하였다.