온라인회의를 진행할 때 참여자가 딴짓하는 이유
처음 시작하는 재택근무를 위하여!
사람의 본능은 별개의 문제입니다. 특정 상황이 주어지면 많은 사람들이 딴짓을 하고 싶어 하기 때문입니다. 딴짓은 꼭 사적인 카톡이나 웹툰을 보는 것만이 아니며, 회의와 상관없는 다른 업무를 하는 것도 포함합니다. 당연하게도 딴짓은 온라인회의 진행에 부정적인 영향을 미칩니다. 팀장 또는 관리자 역할을 맡았다면 회의 진행에 대해 고민할 수밖에 없습니다. 이 글이 도움이 되기를 바랍니다.
회의 중 딴짓하는 근본 원인이 '온라인'회의라서는 아닙니다. 오프라인에서도 충분히 딴짓하고 싶은 마음이 생겨납니다. 다만 오프라인회의에서는 보는 눈이 많고 눈치가 보이기에 못할 뿐입니다. 그렇다고 온라인회의에서 딴짓을 못하게 막는 것만이 해결책의 전부는 아닙니다. 중요한 것은 딴짓하고 싶은 마음이 들지 않도록 진행과정을 설계하는 것입니다. 괜히 지루한 회의를 견디도록 만들면 서로 피곤해집니다. 지루하지 않은 회의를 만들어야 합니다. 이를 위해 온라인회의를 진행할 때 참여자가 딴짓하는 대표적인 이유와 간단한 해결 방향을 살펴보겠습니다. 대부분의 이야기는 오프라인회의에도 적용 가능합니다.
1.
나랑 상관없는 이야기로 가득하다.
나와 상관없는 주제에 대해서 이야기한다면, 대화에 귀 기울일 필요성이 많이 낮아집니다. 하지만 강제로 그 자리를 지키고 있어야 한다면 참여자 정신이 삼천포로 빠질 우려가 있습니다.
나와 상관없는 이야기는 사람마다 느끼는 정도가 다르겠지만 다양합니다. 다음 경우가 있겠습니다. 단순히 이야기가 옆길로 샌 경우, 내가 관여할 일이 거의 없는 업무의 경우, 둘만 아는 업무 이야기를 회의에서 진행하는 경우, 액션플랜이 급한 순간에 커다란 비전과 머나먼 미래에 대해 이야기하는 경우(특히 대표가 실무진에게 이야기하는 경우), 지금 없는 사람 이야기하는 경우, 회의 끝나고 체크해도 좋을 지엽적인 내용을 하나하나 체크하는 경우, 회의 진행은 하지 않고 참고자료만 살펴보는 경우 등...
요약하자면 모든 사람이 알거나 말할 필요가 없는 내용을 회의에서 다루는 것입니다. '반드시 이야기해야 하는 것'과 '이야기하면 좋은 것'은 구별해야 합니다. 특정 그룹끼리 해야 하는 이야기가 있다면 그 그룹끼리 회의하면 됩니다. 온라인회의는 반드시 1번, 모두가 참여해야할 필요가 없습니다.
2.
누군가의 발언시간이 너무 길다.
쓸데없이 긴 회의를 좋아하는 사람은 많지 않습니다. 회의는 짧을수록 좋습니다. 그래야 일할 수 있는 시간이 늘어납니다. 회의시간을 줄이려면 긴 발언시간부터 잡아야 합니다. 아무리 중요한 이야기가 많더라도 조절해야 합니다. 이야기의 내용과는 별도로 전달 방식에서 지루함을 불러오는 경우가 많습니다. 대학교수님들의 강의를 생각하면 이해하기 편할 것입니다. 수면을 불러일으키는 전달 방식은 따로 있습니다. 하지만 회의 참여자 개개인 모두에게 말하기 코칭을 제공할 수는 없으므로, 발언시간을 조절하는 것이 효율적입니다.
브리핑 등 어쩔 수 없이 길게 발언을 해야 할 경우도 있습니다. 이 때는 발언 중간중간마다 다른 사람이 의견이나 궁금증을 말할 수 있는 시간을 배치해야 합니다. 한 사람의 목소리만 나오지 않도록 해야 한다는 것입니다. 똑같은 목소리만 들린다면 귀는 금방 지칠 수 있습니다.
3.
말로만 회의를 진행한다.
2번에서 청각적 피로감에 대해서 이야기했다면 3번은 시각적 피로감에 대한 이야기입니다. 시각적 변화가 전혀 없는 상태입니다. 제한된 모니터 공간 속에서 똑같은 화면만 계속 보는 것입니다. 사람의 표정은 계속 변하겠지만 사람 얼굴만 계속 보는 것도 지루합니다. 눈은 새로운 자극을 원합니다.
반드시 회의록을 적으라는 이야기는 아닙니다. (하면 좋습니다.) 다만 회의가 일정 시간 이상 길어지고자 한다면, 적절한 시각적 환기가 포함되어야 합니다. 중간에 잠깐 휴식시간을 갖는 것도 좋습니다.
4.
내가 의견을 낼 필요가 없다.
마치 라디오를 듣는 상황에 대한 것입니다. 가끔 따라가지 못해도 회의가 흘러가는 경우라면, 집중력이 흐트러질 수밖에 없습니다.
1,2,3번을 해결하면 자연스럽게 해결될 부분입니다. 추가로 각 멤버가 모두 참여하고 있는지를 체크하면 좋습니다. 직접 물어보라는 것이 아니라, 회의를 하다가도 중간에 한 번씩 주위를 둘러보라는 맥락입니다.
5.
상대방이 나를 바라보고 있지 않다고 느낀다.
나쁘게 말하면 감시고, 좋게 말하면 아이컨택과 관련된 내용입니다. 비유를 들자면 새벽에 차도 사람도 없는 빨간 신호등이 켜진 건널목에서 기다리는 느낌일 수도 있고, 혹은 중요한 미팅 중에도 상대방이 통화를 할 그 잠깐 딴짓을 하는 경우입니다. 단순히 개인의 의지부족 내지는 집중부족 때문이라고 말할 수는 없습니다. 환경의 영향이 큽니다. 서로를 향한 서로의 최소한의 관심이 필요합니다.
때로는, 대표가 회의 중 딴짓을 하는 경우도 있습니다. 당연한 이야기겠지만 지양해야 할 것입니다.
최근 코로나19의 여파로 저뿐만 아니라 많은 팀에서 화상회의를 진행하는 것으로 알고 있습니다. 아무래도 프리랜서로 활동하다 보니 다양한 화상회의 툴을 사용하게 됩니다. 이 글을 쓰게 된 계기는, 구글 행아웃으로 전체화면을 공유할 때, 공유한 사람 입장에서 다른 사람이 보이지 않는 것이 불편했기 때문입니다. 역시 화상회의는 Zoom이 갑인가 싶기도 합니다.
어쨌든, 각 툴의 한계보다도 회의 진행방식이 참여자에게 큰 영향을 줍니다. 지루한 회의는 정말 힘듭니다. 이 글이 그런 회의를 줄이는데 기여할 수 있었으면 합니다.
