[계약관리] - 2.프로세스의 구축 (1)개관
검토의뢰부터 최종화까지, 계약관리의 단계들
1. 배경
계약서(및 자문)의 데이터베이스를 안정적으로 구축하였다면, 이제 본격적으로 계약관리의 프로세스를 구상해볼 수 있는 단계에 이르렀다. 최종 산출물들이 어디로 가서 쌓여야 하는지 알았으므로 이제 그 앞단의 절차들을 설계할 수 있게 된 것이다. 물론 앞으로 해야할 일들은 데이터베이스를 취합 정리하는 것보다는 한층 더 복잡한 작업이 될 것이다. 데이터베이스의 정리 자체는 노가다에 가깝고 정적인 업무라면, 프로세스의 구축은 보다 고려할 요소들이 다양하고 동적인 과정이기 때문이다. 그러나 우리가 논리적인 프로세스를 구축할 수 있다면, 차후에 이를 자동화 하는 것은 한층 더 쉬워질 것이므로, 우리는 계약관리에 수반되는 업무의 논리적 흐름을 파악하고 이를 어떻게 선형적으로 배열할 것인지를 고민하여볼 필요가 있다.
2. 계약관리의 단계
사실 계약관리의 선형적 흐름은 그러나 복잡할 것이 하나도 없다.
[계약검토 의뢰] >> [계약서 작성 또는 검토] >> [내부 관련 당사자들의 의견 취합 및 반영] >> [상대방 전달] >> [상대방 검토] >> [상대방 검토본 수령] >> [상대측 안 검토] >> [계약서 상호 확정 ] >> [날인] >> [보관처리] 라는 지극히 상식적인 방식으로 밖에 사실 이루어질 수가 없기 때문이다. 저 흐름을 크게 벗어나는 경우란 상정하기 어렵다.
위 흐름을 플로우차트로 보다 시각적으로 풀어내면 개략적으로 아래와 같다.
뒤에는 그림을 그리다가 귀찮아져서 대충 그린 것이 아니다. (맞다) 사실 상호확정 뒤에도 실제적으로는 추가적인 결재절차가 있을 수 있고, 보관처리 후에도 해지, 변경, 부속합의 작성, 계약집행 등등의 단계가 보다 세밀하게 구성될 수 있지만 오늘은 위의 그림 정도를 들여다 보기로 하자. 이미 충분히 쓸데없이 복잡한 그림이 되었기도 하고, 위 그림에서 우리는 세세한 플로우를 들여다 보기 보다는계약검토의 실제 진행이 생각보다 복잡한 과정이 될 수 있음만을 확인하도록 하자.
위 단계를 보다 단순하게 블록별로 나누어 보면,
가. 계약검토의뢰 단계
나. 계약내부검토 단계
다. 외부(상대측)검토 단계
라. 상호 확정 및 날인 단계
마. 보관 및 사후관리 단계로 구분하여 볼 수 있고,
이와 같은 단계가 맞물려서 돌아가는 것을 우리는 "계약수명주기 Contract Lifecycle Management"라고 부를 수 있겠다.
3. 단계별 절차의 진행
위에서 보듯이 계약검토는 일견 단순한 업무 플로우를 가지고 있지만, 이 마저도 실제 진행과정에서는 단계를 전환할 때마다 변수가 개입되어 매우 복잡해 질 수 있음을 우리는 짐작해볼 수 있다. 따라서 이러한 "계약수명주기"는 효율적으로 관리할 필요가 있으며, 이로부터 "계약수명주기관리 Contract Lifecycle Management"의 개념이 대두되는 것이다.
사실, 위와 같은 흐름에 숙련되어 익숙해지거나, 흐름 자체에 대한 논리적 인지도가 높다면, 인력에 의하여도 위 절차가 잘 관리될 수도 있다. 그러나 위와 같은 계약수명주기관리를 숙련도가 높다하여도 이를 효율화할 어떤 툴의 도움 없이 사람의 손으로 하게 되면 각 화살표 하나하나 마다 (i) 인적 오류의 가능성이 게재될 뿐 아니라, (ii) 각 단계 진행에 훨씬 시간이 많이 들 수 밖에 없고, 아울러서, 시간을 들인다하여도 (iii) 근거한 정보의 정확성을 확신할 수는 없다는 문제점이 있다.
따라서 위와 같은 전반적인 프로세스를 관리하여줄 도구가 필요하다! 그리고 가능하다면, 그 도구는 내부의 절차 뿐 아니라, 상대방을 경유하는 절차까지 전 과정이 하나의 플랫폼 상에서 태울 수 있음이 가장 이상적이다.
현재 가용한 도구들은 주로 위 [가] 내지 [마]의 단계 중, '다'와 '라'를 생략하고 내부 절차만을 정리하여 [가], [나], [마]의 흐름만을 구현한 툴이 가장 흔하다. 물론 실제로 '다'와 '라'의 흐름을 구현하려고 하는 순간 그러한 툴의 사용에 대하여 상대측의 동의가 있어야 하고 상대측이 시스템에 대한 접근성을 가져야 하므로 문제가 보다 복잡해지는 것은 사실이다. 따라서, 회사의 내부에서 단독으로 절차를 정립하려고 한다고 할 때에는 위와 같이 [가], [나], [마]의 흐름만이라도 구현하는 것이 일반적이고 충분히 납득이 가능한 부분이기도 하다.
다만, 정말로 통합된 계약수명주기관리 시스템은 계약 체결의 양 당사자뿐 아니라 외부검토자(자문 법무법인 등) 포함하는 모든 관련 당사자가 보안이 유지되는 가운데 필요에 따라 용이하게 접근하고 의견을 교환할 수 있도록 하는 체계여야 한다.
4. 정리
단순하게 정리가능한 계약관리의 절차도 이와 같이 상당한 복잡도를 지님을 우리는 알 수 있다. 그렇기에 생각보다 개개인의 능력으로서 이를 일관성 있고 효율적으로 관리하는 것은 쉽지 않다. 따라서 우리는 가능한 흐름도 상의 각 절차의 이행 및 단계의 전환을 자동화하는 것이 바람직하다.
실제로 이런 기능을 제공하는 프로그램을 내부적으로 보유하고 있는 기업들도 있지만, 대개의 경우 연식이 오래되었을 뿐 아니라, 유지보수도 제대로 이루어지지 않는 경우가 많아 진정으로 통합된 유연한 툴을 적용하고자 하는 경우에는 이를 다루는 전문 기업으로부터 공급 받음이 맞다고 생각한다. 아울러 위에서 언급한 바와 같은 [가]에서 [마]에 이르는 전체 흐름, 즉 흐름도 상의 모든 기능을 하나의 플랫폼에서 구현하기 위해서는 결국 이러한 업무는 웹/클라우드 기반의 SaaS형태의 서비스를 사용할 수 밖에 없다고 생각한다. 지금은 보편화가 된 것이 아니라고 하더라도, 향후 결국 이러한 흐름으로 계약관리 업무도 옮겨올 수 밖에 없을 것이라고 예상한다. 이미 그러한 서비스를 해외에서는 꽤 활발히 제공하고 있고, 국내에서도 이러한 기능을 제공하는 스타트업들이 생겨나고 있는 추세이다.
하지만 다음 화에서는 웹/클라우드 기반의 SaaS형태의 서비스를 논하기에 앞서 스타트업 등 소규모 법인 등에서 범용 툴을 이용하여 아쉬운데로 위와 같은 절차를 일부라도 구축할 수 있는 방법에 대하여 알아보도록 하자.
