③ PPT에 대해 가장 많이 듣는 질문
PPT 공포증에서 벗어나는 첫단계
PPT전문가가 되기 위한 첫번째 팁은 이전 글(① 99%의 사람은 PPT의 이 기능을 활용하지 못한다)에서, 그리고 템플릿을 자유자재로 활용하는 능력이 중요한 이유는 이전글(② 처음 3장만 봐도 PPT 전문가인지 알 수 있다)에서 설명했다.
그럼 이제, 본격적으로 '나만의 템플릿'을 만들기 위한 기본작업을 해보자.
템플릿 설명 이전에 미리 전제를 깔아야 할 부분에 대해 Q&A 형식으로 정리해보았다.
★★ 가장 중요한 질문은 맨 아래에 있음 ★★
Q. PPT 템플릿은 검색해서 다운받아서 쓰는 그거 말하는건가?
A. NO. 비슷하지만 엄밀히 말하면 아니다.
통상 테마컬러와 폰트, 배경이미지 등으로 구성된 하나의 디자인된 세트를 PPT템플릿이라고 부른다. 하지만 여기서 내가 말하고자 하는 템플릿은 디자인적 요소보다 '장표에 들어갈 구성요소'에 초점을 맞추었다.
전자가 밀키트라면 후자는 뷔페에 가깝다.
밀키트는 한가지 요리만 만들 수 있는 반면, 뷔페에선 A와 B를 섞어 중식코스요리를 만들거나 C와 D를 섞어 한정식 요리를 만들 수 있다.
조금 더 풀어 설명하자면, 보통 우리가 말하는 템플릿은 다운받아서 그걸 쓰려면 '그 템플릿에서 정의하는 범위' 밖에서는 사용하기 힘들지만 내가 말하고자 하는 템플릿은, 다운을 받아서 써도 되고 직접 만들어서 써도 된다.
중요한건 자생력이다. 무인도에 노트북 한대만 갖고 떨어진 경우에도 내가 말하는 템플릿을 마스터한 경우 언제든 자신만의 템플릿을 다시 만들 수 있게된다.
Q. PPT 첫장은 필수일까?
A. YES. 상황에 따라 다르지만 특별한 사정이 없다면 있는게 좋다.
인쇄가 목적이라면 겉표지 겸 사용할 첫장은 필수이다. 스탬플러로 찍은 첫페이지부터 내용이 보이는 것은 문서 보안상 좋지 않고 가방과 서류철을 오가며 훼손될 가능성이 높기 때문이다.
단, 자원낭비를 줄이기 위해 OPR(One Paper Report) 을 활용하는 조직은 예외
화면으로 공유할 목적이라면 필수는 아니지만, 대부분의 경우 PT 시작 전 고정화면 노출용으로 첫페이지를 만들어두긴 한다. 요샌 비대면 근무가 많아 zoom 등의 화상회의 환경에서 PT할 일도 많은데 화면공유 하자마자 내용이 보여지는 것보단 어떤 내용의 PT인지를 먼저 보여주는 게 흐름상 부드럽기 때문이다.
PPT의 첫장이 없는 케이스는, 격식없는 캐주얼한 PT이거나 이전에 이미 공유했던 PT 내용 중 일부를 수정해서 재공유하는 경우, 내용이 1장이라 커버가 있는게 더 어색한 경우 정도이다. 여기에 해당하지 않는다면 첫장에 아래 내용을 추가해두자.
이 PPT에서 전달하려는 내용을 요약한 핵심타이틀
서브타이틀 (핵심타이틀로 부족한 경우)
소속조직/부서
이름 (optional) : 팀 단위로 관리하는 PPT라면 굳이 특정인의 이름을 넣을 필요는 없다.
최근 업데이트일
Q. PPT는 몇페이지가 적당할까?
A. 적당한 페이지수는 없다. 적당한 PT시간만 있을 뿐.
일반적으로 사람이 업무에 집중할 수 있는 최적의 시간은 25분이다. 뽀모도로 기법이 나온 이유도 이때문인데, 보고를 받는게 임원이든 임원 할아버지든 사람이라면 누구나 일정시간 이후엔 집중력이 흐트러지게 마련이다. 그래서 보고가 연달아 있는 날엔 "빨리보시죠" 혹은 "그래서 결론이 뭐죠?" 라는 코멘트가 십중팔구 나온다.
보고자 입장에선 빨리 끝내자는 이 상황을 기분나빠할 이유는 없다. 내 보고가 중요하지 않아서 재촉하는 것은 아닌데다가, 애초에 빠르게 핵심만 보고해서 설득하는게 보고자의 본분이었으니까.
따라서 브리핑 목적이라면 PT시간을 기준으로 5-10분, 기획안 보고가 목적이라면 10-15분 정도가 적당하다. 상세보고라면 30분을 넘어 1시간이 될 수도 있지만 이런 경우 중간중간 긴장을 풀고 호흡한번 하고 지나갈 수 있도록 느슨한 장표를 추가하는 것이 센스이다.
사실 브리핑, 기획안 보고, 실적 보고, 데이터분석 및 개선안 공유, 상세기획안 리뷰 등 보고하는 목적에 따라 보고시간은 천차만별이다. 다만, 업종과 무관하게 사람이 집중할 수 있는 최적의 시간은 정해져있으므로 PT + Q&A 시간을 포함해 30분을 넘지 않는 것이 좋다.
Q. PPT 배경은 무슨색으로 해야할까?
A. 흰색이 가장 무난하다.
단, 어두운 곳에서 발표해야 한다면 검은색 배경도 좋은 대안이다.
이건 PT 발표하는 환경을 먼저 상상해보면 된다.
낮이지만 굳이 커튼치지 않고 밝은 분위기에서 PT하는 상황이라면 흰색배경이 가장 무난하다.
하지만 형광등 불은 다 끄고 커튼도 최대한 쳐서 암실에 가깝게 만들어 집중도를 높인 상태에서 PT하게 되는 경우도 있는데 이 땐 어두운 배경이 집중도를 높이는 데 더 유리하다.
물론 동일한 회사이더라도 조직마다, 상위 조직장의 성향에 따라 다를 수 있고 동일한 학교이더라도 교수님의 성향에 따라, 학교 시설의 차이에 따라 다를 수 있다.
□□ 흰색 배경을 사용하는 경우, 어떤 경우에도 무난하게 PT할 수 있다는 장점이 있다. 그리고 이미지 첨부 시 배경이 제거되지 않은 (=누끼 따지지 않은) 이미지이더라도 티가 안나게 붙여넣을 수 있다.
굳이 단점을 꼽자면, 경쟁PT의 경우 색깔로 차별화되기 어렵다는 점, 어두운 PT환경에서는 눈부심이 있을 수 있다는 점 정도가 있다.
■■ 검정색 배경을 활용하는 경우 흰색 배경에 비해 비교적 집중도가 높고, 다양한 컬러를 활용하는 경우 형광계열 컬러값을 활용해 힙한 느낌을 줄 수 있다는 장점이 있다. 다만 이미지를 첨부하거나 표를 만들 때 서식을 배경색에 맞게 바꿔줘야 하기에 손이 더 간다는 단점이 존재한다.
▨▧ 흰색도, 검정색도 아닌 배경색을 선택하는 경우이거나 특정한 패턴/이미지가 배경에 들어간 장표를 작성하는 경우라면 흰 배경의 장점은 포기해야 하고, 검은 배경의 단점은 부담해야 하기에 특별한 경우가 아니라면 추천하지 않는다. 다만, 텍스트 없이 이미지의 나열을 위주로 PT하는 경우라면 이만큼 편한 것도 없다.
Q. PPT 마지막장은 어떻게 해야할까?
A. E.O.D. (End of Document) 가 가장 무난하다.
PT를 끝마칠 때, 여기가 끝인지도 모르고 어영부영 끝내는 경험을 한번쯤은 해본 적 있을 것이다. 나도 초짜일 때 여러번 반복했는데, 스스로 생각해도 아마추어같아보이고 해서 적어도 PT의 마지막 장표는 무엇인지 외우는 습관을 갖게 됐다.
수십 번 장표순서를 바꿔도 보고, 문구를 넣었다 뺐다를 반복하다보면 '이쯤이 PT 후반부인데' 라는 느낌이 자연스레 들긴 하지만, '정확히 이 장표가 마지막 장표다' 라는 것을 알아야 마무리 멘트도 깔끔하게 할 수 있다. 그리고 그 다음페이지인 진짜 마지막 페이지는 E.O.D. 정도의 페이지를 넣어두면 무난하다. 혹은 한글로 '감사합니다' 또는 '끝'이라고 한글자 써넣어도 괜찮다.
PT 후 질의응답이 이어지는 경우라면 센스있게 마지막페이지를 'Q&A'라고 해두는 것도 방법이다.
Q&A를 성심성의껏 준비하기 위해 각종 근거, 데이터 등을 미리 준비해둔 경우라면 'Appendix' 페이지를 이어서 덧붙일 수 있는데 이렇게 하면 준비가 잘 된 PT 라는 평가를 받을 수 있으니 적극 활용하길 추천한다.
★★ 이 질문이 가장 중요하다 ★★
Q. PPT 장표에 쓸 수 있는 템플릿 유형은 몇가지일까?
A. 10가지면 모든 상황을 커버한다.
회사마다, 업무마다, 전공마다, 목적마다 수많은 PPT 장표를 만들게 되기에 가짓수를 따지자면 머리아픈 일이 될 것 같지만 놀랍게도 우리가 만들고자 하는 장표의 유형은 아래의 10가지 템플릿 안에 모두 포함된다. (처음과 마지막 페이지로 쓰이는 커버는 제외)
1. 개요/요약
2. 인과관계
3. 선후관계
4. 순환관계
5. 동등관계
6. 상하관계
7. 포함관계
8. 비교/대조 관계
9. 증가/감소 추세
10. 스펙설명
PPT 작업을 많이 해본 사람이라면 10개 리스트만 봐도 감이 올 것이다.
잘 모르겠다면, 가장 최근에 만든 PPT 문서를 꺼내보면 알 수 있다. 각 장표의 내용은 적어도 위의 10가지 중 하나에 반드시 해당하게 되어있다.
행여 "이미지나 영상만 달랑 있는 페이지는 어느 유형에 포함되지?" 라고 생각한다면, 그건 그 장표를 만든 목적에 따라 '1번 개요/요약' 또는 '10번 스펙설명' 중 하나가 될 것이다.
다른 기타 케이스들도 '궁극적으로 말하고자 하는 바'를 기준으로 한다면 저 10가지의 논리 안에 포함이 되게 되어있다.
자세한 내용은 각 템플릿 별 엑기스 글을 꼭 참고하길 추천한다.
절대 시간이 아깝지 않을 것이다.
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