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May 05. 2024
보고하기 전, 12가지 체크리스트
<로지컬 씽킹>을 읽고 정리해본, 보고 전 12가지 체크리스트
다음 주 "로지컬 씽킹'을 가지고 할 동료들과의 리더십 세미나를 앞두고, 보고하기 전에 체크해 보면 좋은 12가지 리스트를 정리해 보았다.
1. 내가 답변해야 하는 질문(과제)이 무엇인지 한 번 더 확인한다.
당신의 생각이 아무리 근사해도 과제나 주제에서 빗나가 있다면 상대는 검토조차 하지 않을 것이다.(로지컬 씽킹, p27)
2. 내 답변이 결론, 근거, 방법을 모두 갖고 있는지 확인한다.
당신이 생각하는 결론을 상대도 명쾌하게 받아들이느냐, 당신이 생각하는 근거를 상대가 충분히 납득하느냐, 당신이 제안하는 방법으로 정말 상대가 움직일 수 있느냐가 문제다.(로지컬 씽킹, p37)
3. 내 결론에 애매한 표현이 있는지 확인한다.
부대조건을 표현하는 말은 주의해서 사용해야 한다.(로지컬 씽킹, p43)
4. "A가 필요하다. A가 없기 때문이다."라는 근거를 대고 있지는 않은지 확인한다.
5. 근거가 사실인지 판단인지 애매하게 말하고 있지는 않은지 확인한다.
전달자는 객관적 사실이 자신의 판단이나 가설보다 확실하며 상대에게도 설득력이 있을 거라고 생각하기 쉽다. 그래서 상대 입장에서 이 근거가 사실인지 아니면 전달자의 판단이나 가설인지 알 수 없게 말하는 것이다. 사실이라면 구체적으로 어떤 현상을 가리키는지를 제시해야 하며, 전달자의 판단이라면 왜 어떤 점에서 그렇게 생각했는지를 제시해야 한다.(로지컬 씽킹, p48)
6. 공리를 방법으로 내세우고 있지는 않은지 확인한다.
7. 수식어로 가득 찬 방법을 내세우고 있지는 않은지 확인한다.
당신이 답변을 쓰거나 말할 때 아무래도 구체적이지 않다면, 원인은 과제가 구체적으로 해결되지 않은 데 있다. 이럴 때는 자신이 얼마만큼 이해하고 있는지, 현상을 어디까지 파고들어 분석했는지 살펴보도록 한다. 지금 알고 있는 사실을 두고 '왜 그렇게 되었는가?' 하는 질문을 여러 번 반복해야 구체적 방법이 보인다.
8. 이 답변으로 얻고자 하는 상대의 반응이 무엇인지 확인한다.
비즈니스에서는 상대에게 어떤 내용을 전달하는 행위 자체가 목적인 경우는 아주 드물다. 의사 전달의 최종 목적은 상대를 이해시키거나, 상대의 니즈와 의견을 이끌어 내거나, 상대에게 어떤 조치를 취하게 하는 등 상대에게서 반응을 얻는 것이다. 전달하는 것은 수단이지 결코 목적이 아니다.(로지컬 씽킹, p29)
커뮤니케이션을 할 때마다 고객에게 이끌어내고 싶은 반응을 예상하고 대비하자.(로지컬 씽킹, p32)
9. 내 근거에 중복, 누락, 혼재가 없는지 확인한다.
MECE 기법을 활동한 설명은 전체 개념이 명확하고, 또한 제시된 부분 집합을 합치면 전체가 된다. 따라서 이 설명을 듣는 상대는 전달자가 생각한 전체 집합을 본의의 사고로 흡수하고 머릿속을 정리하기 시작하면서 전달자가 마련한 논리의 장으로 들어선다.(로지컬 씽킹, p100)
10. 같은 계층에서 5개 이하의 근거를 들고 있는지 확인한다.
정밀하게 MECE로 분해해 정리하는 것이 목표가 아니다. 많은 근거와 방법을 중복, 누락, 혼재 없는 그룹으로 분류해서 커뮤니케이션 상대가 이해하기 쉽게 전체상을 제시하는 데 의의가 있다. 그래서 동일한 계층 내에서 전개하는 요소의 수는 많아도 네다섯 가지 이하를 기준으로 해야 효과적이다. (로지컬 씽킹, p213)
11. 상대방의 입장에서 비약으로 느껴질 부분은 없는지 확인한다.
인간은 누구나 자신의 관심사나 평소 익숙한 문맥에 의존해서 문제와 상황을 해석하려고 한다. 어떤 정보가 나타내는 사실을 상대도 똑같이 관찰하고 있지는 않다는 소리다. '굳이 So What?을 전달하지 않더라도 읽어보면 알겠지'라고 생각하는 데에 바로 함정이 있다. (로지컬 씽킹, p149)
12. 상대방이 할 수도 있는 질문에 대비를 했는지 확인한다.
결론을 상대에게 제시할 때는 상대가 어디까지 Why So?라는 질문을 던질지 상정하고 그 질문에 답변할 수 있을 만큼 과부족 없는 근거와 방법 요소를 계층화해 준비해두어야 한다. (로지컬 씽킹, p212)
물론 상대가 어디까지 Why So?를 물어볼지 알 수 없는 경우도 있다. 이때 상대는 당신의 커뮤니케이션에 관심이 없거나 혹은 이해도가 극히 낮을 수 있다. 그럴수록 지나치게 욕심 내지 말고 전달자로서 이 커뮤니케이션에서 상대가 어디까지 이해하면 좋을지의 관점에서 계층의 수를 판단하면 된다. (로지컬 씽킹, p213)
24년 5월 첫째 주에 멤버들의 문서에 대한 피드백이 완전히 일치했는데, 그 내용이 '로지컬 씽킹'에 그대로 있었어서 남겨본다.
누군가로부터 "사실이야 어떻든 나는 이렇게 생각합니다."라는 미래의 대책이나 비전을 들으면 마치 그에게는 남들에게 보이지 않는 것이 보이는 듯하다. 그래서 자칫 통찰의 So What?이 관찰의 So What?보다 가치가 있는 것처럼 여겨지기 쉽지만 이는 큰 착각이다.
커뮤니케이션이 뛰어난 사람은 아무도 생각해보지 않았을 법한 참신한 아이디어를 누구나 이해하기 쉽게 설명할 수 있다. 이것은 정환학 관찰의 So What?/Why So?를 행하고, 새로운 MECE의 개념으로 전체상을 바라보며, 통찰의 So What?/Why So?를 했을 때 가능하다.(로지컬 씽킹, p161~162)
추가로 우리 조직에 필요한 커뮤니케이션 습관 하나도 남겨본다.
감도 높은 정보 수신자가 되려면 우선 문서의 목적과 함께 작성자가 당신에게 어떤 반응을 기대하고 있는지 파악한 뒤에 읽는 습관을 들이자. 작성자의 의도를 알고 읽으면 글을 이해하는 데 훨씬 도움이 된다. 조직 내에서 과제와 기대하는 반응을 확인하는 습관을 들이면, 무조건 문서를 만들고 보자는 식으로 작성되는 불필요한 문서가 줄어든다. 결과적으로 커뮤니케이션의 효율성과 효과가 훨씬 향상될 것이다.
