일 걱정을 반으로 줄이는 파일 정리
왜 파일 정리를 해야 할까? 파일 정리를 하는 이유는 본인만의 '마인드 팰리스(Mind Palace)'를 만들어야 하기 때문이다. '마인드 팰리스' 영국 드라마 '셜록'에서 등장하며 사람들에게 널리 알려졌다. 셜록이 추리를 할 때 '마인드 팰리스(Mind Palace)'라는 가상세계에서 만들어 기억을 저장하고 필요할 때 꺼내 쓰는 장면이 있다.
파일 정리 방법 얘기를 하다가 뜬금없이 셜록 이야기를 하는 이유는 직장에서도 셜록처럼 일 해야 될 때가 있기 때문이다. 바로 파일 정리해야 할 때이다. 셜록처럼 모든 기억들을 머릿속에 저장할 순 없겠지만, 직장인들은 업무에 필요한 정보들을 파일로 잘 정리하여 저장해야 한다.
그렇게 직장인 버전의 '마인드 팰리스'를 만들어 놓으면 언제라도 누구든지 업무 요청을 할 때 신속하게 처리할 수 있다. 업무를 요청했는데 파일 하나하나 열어가며 내용이 어디에 있는지 파악하고 있다면 이미 시간은 흘러 데드라인이 턱 밑까지 차오르게 되고 촉박하게 대응하다 보니 완성도가 떨어질 수 있다. 파일 정리만 완벽하게 해도 업무의 퀄리티를 높이고 처리하는 시간을 훨씬 더 단축할 수 있다. 이렇게 파일 정리는 중요함에도 불구하고 직장에서 어느 누구도 파일 정리하는 방법에 대해서 잘 알려주지 않는다. 그래서 어떻게 하면 파일 정리를 잘할 수 있을지 정리해보았다.
누구나 파일 정리는 한다. 다만 카테고리가 다를 뿐
누구나 파일 정리를 하긴 한다. 다만 보기 편하고 찾기 쉬운 효율적인 카테고리를 구성하지 못할 뿐이다. 특히 입사한 지 얼마 안 된 신입사원의 경우 업무 파악도 제대로 안 된 상태에서 파일 정리하기란 쉽지 않다. 이러한 경우에는 폴더명을 잡동사니(사업), 잡동사니(예산), 잡동사니(행사) 등으로 우선 윤곽만 잡는다. 필요한 자료인 지 버려야 할 자료인지 구분이 가지 않는다면 일단 무조건 잡동사니로 분류해놓자. 업무 파악이 완료된 후 본인만의 카테고리를 만들고 다시 한번 더 정리하면 된다. 기존 직원일 경우 본인이 갖고 있는 파일 정리 방법이 어떤 기준으로 정리하고 있는지 우선 체크해야 한다. 이후 업무함에 불편함은 없는지 생각해보고 혹시 불편함이 있었다면 원인을 한 번 파악해보는 것이 좋다.
불필요하고 오래된 파일은 일단 휴지통에 넣기
집 청소를 할 때 가장 먼저 정리하는 공간이 창고다. 무의식 중에 ‘언젠가는 필요하겠지’ 혹은 ‘이거는 버리기 아까운데’라는 생각에 사로잡혀 물건을 버리지 못하고 집안 한 구석에 쌓아놓다 보면 어느새 집안이 꽉 차 발 디딜 틈이 없게 된다. 파일 정리도 마찬가지다. ‘언젠가는 이 파일들의 내용도 필요할 텐데’라는 생각에 계속 파일을 모으다 보면 정작 필요한 파일을 찾을 때 쓸모없는 파일과 섞여 오히려 업무의 생산성을 저하시키는 경우가 발생한다. 불필요하고 오래된 파일은 삭제하자. 다만 파일을 삭제하더라도 극단적으로Shift + Del 눌러 완전히 삭제하기보다는 일단 휴지통에 넣어두는 것이 좋다. 사람 일은 어찌 될지 모른다는 것을 늘 염두에 두어야 한다. 정리가 필요한 파일은 임시로 사용한 파일, 다른 파일과 중복되는 내용의 파일, 취합을 위한 자료로 쓰인 로우 데이터가 있는 파일, 일정 기간 동안 한 번도 열어보지 않은 파일 등이다.
폴더 분류 체계 만들기
폴더를 정리할 공간을 확보했다면 분류를 해야 한다. 분류를 할 때는 반드시 본인의 업무에 적합한 폴더 분류 체계를 만들어야 한다. 폴더 분류 체계를 만들기 전에 스스로에게 아래와 같은 질문을 던져봐야 한다.
· 나의 주 업무는 어떤 업무인가?
· 연/월/일별로 몇 개의 업무를 수행하는가?
· 업무의 싸이클이 어떻게 구성되어 있는가?
· 업무를 처리하는 데 주로 활용되는 부분은 어떤 부분인가?
· 주 업무 이 외에 부 업무로 하는 일은 어떤 일이 있는가?
· 각 각의 업무들이 갱신되는 주기는 어떻게 되는가?
이러한 과정을 거치면 어떻게 폴더를 구분해야 하는지 대략적인 체계가 잡힌다. 혹시 이런 체계를 잡기가 힘들다면 유사한 업무를 수행하는 주위 동료 혹은 상사의 폴더 정리하는 방법을 참고하면 훨씬 더 수월하게 진행할 수 있을 것이다.
폴더 카테고리 만들기
폴더 카테고리가 많아지면 많아질수록 클릭해야 하는 수도 많아지고 파일을 찾기가 훨씬 더 어렵고 복잡해질 수 있다. 따라서 폴더 카테고리는 클릭을 최소화하고 간단하게 찾을 수 있도록 해야 한다. 이를 위해 첫째, 최상위 폴더는 ‘연도’로 지정한다. 둘째, 해당 연도에 들어갈 업무 별로 ‘대주제’의 폴더를 만든다. 셋째, ‘대주제’와 관련된 업무로 ‘소주제’ 폴더를 만들어 업무를 구분한다.
폴더 이름만 봐도 모든 내용을 알 수 있도록 해야 한다
폴더를 굳이 열어보지 않아도 해당 폴더의 내용을 짐작할 수 있도록 폴더 이름을 작성하여 저장해야 한다. 앞서 언급한 ‘대주제’와 ‘소주제’의 폴더 이름을 작성하는 방법을 살펴보면 첫째, 중요한 업무부터 오름차순으로 폴더에 넘버링을 하는 방법이다. 둘째, 일정한 싸이클을 가진 업무의 경우에는 싸이클 순서대로 넘버링을 하는 방법이 좋다. Ex) 001 폴더명, 002 폴더명 … 셋째, 만약 시간적 여유가 된다면 폴더내용의 키워드들도 표시하면 더욱 편리하다. Ex) 001 폴더명(레알마드리드, 지단 감독, 순위) 002폴더명(FC바르셀로나, 여전한 메시, 부진)
파일명.hwp(최종진짜최종진짜진짜최종)은 이제 그만
업무를 하다 보면 초안이 최종 버전이 되는 경우가 정말 흔치 않은 일이다. 파일명에 최종진짜최종진짜진짜최종 이라는 수식어구 붙게 되는 상황이 훨씬 더 많이 발생한다. 이렇게 적어 놓으면 어떤 파일이 최종버전이 찾기도 어려울 뿐만 아니라 파일명이 혼란스러워 실수를 야기할 수 있다. 이런 일을 미연에 방지하기 위해 파일명은 작성 날짜, 파일내용, 수정 횟수 순으로 표시하는 것이 좋다. 내용을 작성한 날짜를 작성하여 시간 순으로 폴더가 자동적으로 정리되게끔 하며 핵심 내용을 파일명으로 한 후 수정 횟수에 따라 v1, v2, v3 등 표기하면 진행상태가 어느 정도 된 폴더인지 확인이 훨씬 쉽다. 또한 최종 파일인 경우에는 별표나 마름모 등 기호를 파일명 가장 앞부분에 붙이면 해당 파일은 최상단으로 올라와 혼동되는 경우를 줄일 수 있다.
Ex) ★20190529 파일명 v10
백업은 언제나 철저하게 해야 한다
여느 때와 다름없이 컴퓨터를 켰는데 컴퓨터가 파란색으로 뒤덮인 공포의 에러 화면을 띄운다거나 전원 버튼을 아무리 눌러도 반응이 없을 때 등에 흐르는 식은땀은 공포일 수밖에 없다. 이런 최악의 상황을 방지하기 위해서라도 중요한 업무 폴더는 주기적으로 외장 하드 혹은 USB에 별도로 저장하는 것이 좋다. 그러나 바쁜 업무 와중에 일부러 백업을 하는 것은 결코 쉬운 일이 아니다. 그래도 최소한의 정성으로 컴퓨터에 운영체계가 있는 드라이브와 업무 관련 폴더가 있는 드라이브를 구분하여 운영체계가 갑자기 먹통이 된다고 하더라도 구분된 드라이브만은 살릴 수 있도록 하는 것이 좋다.
파일 정리는 웹 브라우저 즐겨찾기에도 적극 활용하자
대부분의 업무자료는 웹사이트에서 검색해서 수집한다. 필요한 자료들을 컴퓨터(노트북)에 저장하는 경우도 있지만 웹사이트에서 확인을 해야 하는 자료들도 종종 있다. 이때 웹브라우저의 즐겨찾기에도 파일 정리의 공식을 적용한다면 훨씬 더 효과적으로 내용을 찾을 수 있다. 첫째, 즐겨찾기에도 동일하게 ‘대주제’ 폴더를 만든다. 둘째, ‘대주제’ 하위 폴더로 ‘소주제’ 폴더를 만든 후 자주 방문하는 웹사이트를 ‘소주제’ 폴더에 넣어 웹사이트들을 관리해보자. 활용할 수 있는 자료들이 훨씬 더 방대해질 것이다.
자주 쓰는 파일들은 따로 보관하기
업무를 하다 보면 통계자료, 예산자료, 사업계획서, 결과보고서 등 유난히 파일에 때가 탈만큼 꺼내보는 자료들이 있다. 그런 파일들을 매번 찾아서 열어보는 번거로움을 줄이기 위해서 바탕화면에 따로 대주제 별로 별도의 폴더로 정리한다면 훨씬 더 수월하게 업무를 처리할 수 있다. ex) 중요파일(대주제1), 중요파일(대주제2). 특히 자주 써먹는 데이터, 내용들은 한 개의 파일에 정리하면 효율적으로 대응할 수 있다.
파일 정리에 도움을 주는 프로그램들
첫째, 파일 검색 프로그램 <everything> 이다. 이 프로그램을 활용하면 윈도우 탐색기보다 훨씬 더 정확하게 파일 검색이 가능하다. 컴퓨터(노트북)에 저장되어 있는 파일 전체를 검색해준다.
둘째, 바탕화면 달력인 <DesktopCal> 이다. 이 프로그램으로 바탕화면에서 달력을 바로 확인할 수 있고 각 날짜별로 간단한 메모가 가능하여 일정 등을 파악할 때 용이하다.
지금까지 파일 정리하는 방법을 살펴보았다. 다만 직업별, 직군별, 직장별 특성들이 전부 다르기 때문에 각 특성에 맞게 적용한다면 된다. 가장 실패할 확률이 적은 파일 정리 방법은 주위 동료 혹은 선배들에게 파일 정리 방법을 먼저 물어보거나 염탐하여 벤치마킹하는 것이다. 이후 본인에게 맞는 파일 정리 방법을 찾아가면 된다. 이번 기회를 통해 각자의 파일 정리를 위해 '마인드 팰리스'를 만들어보면 어떨까?
