PO/PM 에게 추천하는 툴. Coda.io
모두싸인이 Coda를 활용하는 방법
Coda.io가 뭔가요?
Coda.io 코다 한국 사용자 모임
https://www.facebook.com/groups/336446554008796/
coda.io는 실시간 문서 작성도구입니다.
하지만 개인적으로 다시 정의 해본다면, "커스텀 업무툴 빌더" 라고 얘기할 수 있는것같아요. 왜냐맨 정말 다양한 자동화 기능들을 제공해서, 내가 상상할 수 있는 어지간한 기능들은 다 사용할 수 있거든요!
어떤 기능이 있나요?
이번글의 목적은 Coda의 디테일한 기능들을 안내드리기 보단, 결과적으로 모두싸인이 어떤 도구로서 활용하는지를 얇게 정리해보려고 합니다. 그래서 자세한 기능들은 Coda를 직접 써보시거나 Coda에서 제공하는 자료들을 참고해보세요!
기본적으로는 많이들 사용하시는 Notion과 비슷하다고 생각하시면 됩니다!
이렇게 활용하고 있어요!
1. 칸반, 캘린더, 간트...
기본적으로 여느 협업툴이 그렇듯 칸반보드로 과업을 정리하거나, 캘린더 위에서 일정을 계획하거나, 간트 차트로 남은 과업을 시각화할 수 있는 기능이 있어요. (물론 노션엔 간트가 아직없습니다.....)
이것만으로도 아주 많은 것들을 할 수 있지만 그 외에 조금더 다양한 기능들을 활용한 사례들을 말씀드려볼게요.
2. 번다운 차트 그리기
Coda 에서는 table의 데이터를 기반으로 차트를 그려볼 수 있습니다. Line 차트, Bar 차트, Pie 차트 등 여러가지 형태로 데이터를 시각화 할 수 있답니다.
저희는 측정된 잔여 과업량을 데이터로 정리해 번다운 차트로 그려서 우리가 얼마나 목표에서 가깝거나 멀어졌는지를 파악하기위해 사용하고 있어요.
단순히 차트를 그릴 수 있다라는걸 말씀드릴려던건 아니에요.
번다운차트에는 현재 잔여 과업량에 대한 선과, 목표일에 모든 과업을 완료하기 위한 최적의 잔여량선 두가지의 선이 있는데요. 과업의 잔여량은 기록을 통해 그려나가면 된다지만, 앞으로의 진행을 표현하는 "최적의 잔여량" 선은 그냥 데이터로 표현하기가 쉽지가 않아요. 완료 목표일이 하루만 바뀌어도 계산을 다시 해야하거든요 ㅠ...
그럴땐 Coda에서 제공하는 formula를 이용해볼 수 있어요. 많은 문서도구들이 비슷한 도구를 제공하는데요, Coda에서도 역시 Table에 함수를 제공합니다.
저희는 이 formula를 이용해서 최적의 잔여량을 자동으로 계산해 그려지도록 하고있어요.
Coda의 함수가 특히 좋은점은 아래의 캡쳐에서 보이시는것 처럼 계산으로 구해진 값을 하나의 변수로 만들고 그 변수를 다른 함수에서 또 사용할 수 있는 장점이 있어요.
쉽게 함수식이 길어지곤 하는데 변수를 통해 훨씬 간결한 식을 만들 수 있습니다.
3. 이슈 관계
대표적인 소프트웨어 개발 이슈관리 도구인 Jira에서는 에픽 / 스토리 / 과업 라는 3뎁스의 개념으로 이슈를 관리할 수 있어요. (기본 설정 또는 커스텀에 따라 종류나 뎁스를 늘릴 수도 있는걸로 알아요.)
각 뎁스들은 서로 관계를 가지고 "로그인 에픽" > "비밀번호 유효성 스토리" > "인풋 구현하기 과업" 과 같이 업무와 이슈의 관계를 정리할 수 있어요.
이를 통해 특정 에픽의 모든 과업을 모아서 본다던가, 특정 스토리의 과업 진행현황을 본다던가, 특정 스토리를 위한 과업를 추가/삭제 한다던지와 같은 관리를 할수 있죠.
소프트웨어 개발 뿐 아니라, CRM 에서는 고객과 리드, 기회와의 관계. 마케팅 캠페인 관리에서는 캠페인과 유저와 전환의 관계 등, 대부분의 협업 및 태스크 관리에서는 데이터간의 관계(Relation)를 잘 연결하는 것이 중요해요.
저희도 서비스 개발 사이클에서 이슈관리로 보편적인 "에픽/스토리/과업" 구조를 사용하고 있어요. (모두싸인이 구체적으로 어떻게 과업관리를 하는지는 다음에 또 다른 글로 공유드려볼게요.)
Coda 에서는 이런 관계를 연결하는것을 상대적으로 더 편하게 이용할 수 있습니다.
물론 다른 도구들도 이런 데이터 연결을 제공합니다. 하지만 일부 기능적으로 아쉬운 부분이 있어 조금 더 본격적으로 이용을 할 때에는 한계가 있습니다.
대표적으로 특정한 "스토리" 하위에 "과업"들을 추가할 때에 직접 과업 쪽에서 스토리를 검색해서 연결해 줘야한다거나, 스토리 쪽에서 과업을 추가한다고 하더래도 필터를 매번 걸어서 추가를 해줘야하는 큰 불편이 있습니다.
Coda 에서는 특정 데이터에 연결 데이터들을 바로 리스트로 보고 수정할 수 있어, 도구의 사용자 입장에서 훨씬 편하게 이용할 수 있습니다.
특정 스토리의 정보를 열면, 하위 과업의 리스트를 한눈에 보고, 또 쉽게 수정, 삭제할 수 있습니다.4. 빠른 리스트 필터
여러가지 프로젝트들을 동시에 진행하다보면 정말 많은 이슈들이 쌓이게 됩니다.
이럴때는 특정 이슈만을 모아서 볼 수 있는 필터가 필요한데요. 또 자주 쓰는 필터 옵션들은 매번 설정하기가 어려워 따로 저장해두고 쓸 수 있기도 합니다. Jira 에서는 "빠른 필터" Notion 에서는 데이터베이스의 "View" 를 통해 조금 더 빠르게 필터링이 가능하죠.
Coda에서는 "Controls" 를 통해서 아주 자유로운 필터 구성이 가능합니다.
날짜, 멤버, 특정 값 등을 선택할 수 있는 필드를 제공하고, 해당 필드와 리스트의 filter를 동적으로 연동해 다양한 필터 UI를 만들 수 있어요.
협업도구를 사용하는 동료 입장에서 아주 유용한 기능입니다.
5. 기록 자동화
보편적인 칸반 보드를 이용하면 그런 니즈가 생기곤 합니다.
내가 이번주에 Done으로 보낸 카드는 몇개일까?
종합적으로 우리는 잘 예측하고 잘 실행하고 있나?
이를 알기 위해서는 주기적으로 과업들의 갯수나 기록했던 예상 시간들을 지속적으로 기록해둬야 합니다. 확실히 유의미한 지표이지만 이를 적어두기위해 필요한 수고는 또 너무나 힘듭니다.
"2. 번다운 차트 그리기" 에서 주기적으로 잔여 과업량을 기록하는 것 역시 마찬가지 입니다. 히스토리를 알기위해서는 기록이 필요하니깐요.
대표적으로 기록을 잘 자동화 해주는 도구는 Jira 가 있죠, 그외에도 애자일 스프린트 방법론을 메인으로 가져가는 협업 도구들은 구조화된 기록을 자동으로 해주는게 아주 큰 장점입니다. (alldone.io, wrike, scrumwise ...등)
하지만 이런 도구들은 그들이 제시하는 구조안에서 기록되고 분석할 수 밖에 없거나, 커스텀 하려고 할때에는 큰 수고가 들때가 많습니다...
또 Notion이나 Airtable 과 같은 비교적 자유로운 문서 도구들은 명확한 구조로 기록되지않기 때문에, 히스토리가 남더래도 이를 다시 분석하거나 할수가 없죠.
Coda에는 이를 제법 가능하게 하는 기능이 있습니다. 바로 Automation 기능인데요. Automation은 간단하게 말하면, 특정 액션이나 특정 시간대에 맞춰 자동으로 액션을 실행하는 기능입니다.
대표적인 예시를 들어보면, "매일 12시에 멤버별 잔여 To do 과업 갯수를 기록하기" 와 같은 것들이 있죠.
이 방법은 서비스 차원에서 히스토리를 쌓는것은 아니기 때문에 뭔가 대단한 데이터를 기록하거나 엄청난 인사이트를 주는 대규모 데이터 웨어하우스를 만들 수 있는것은 아닙니다.
하지만 내가 원하는 정보를 명확히 지정해서 자동으로 기록을 남길 수 있기 때문에 훨씬 단순하게 구현할 수 있죠. 또 특별히 별개의 공간에 특수한 형태로 저장되는 것이 아니고 내가 원하는 Table에 내가 원하는 형태로 데이터를 기록하기 때문에 특별한 도구 없이 일반적인 Coda의 기능들을 다시 활용해서 분석이 가능하다는 큰 장점이 있습니다.
모두싸인에서는 과업의 양과 진행상황을 자동으로 기록해서 프로젝트를 회고할 때에 차트를 통해 개선점을 찾곤 합니다. 이 데이터는 멤버별로 독립적으로 기록되고 있어서, 각 멤버별로의 시계열도 볼 수 있고, 종합적인 분석도 가능합니다.
실제 모두싸인 구성원들의 과업갯수를 기록해 시각화한 차트
메일 구성원들의 과업 갯수를 기록하는 Automation 설정6. 우선순위 분석
38만명의 유저가 사용하는 모두싸인에는 하루에도 수십개의 요구사항이 들어옵니다. 하지만 모든 기능을 만들 수 있는건 아니죠. 수많은 요구사항들은 백로그에 쌓여서 우선순위에 따라 정렬됩니다.
모두싸인은 조금이라도 더 많은 고객에게 더 빠르게 가치를 전달 드리고자 어떤일을 더 먼저 할 것인가에 대해 깊게 고민하고 있습니다. 그래서 우선순위는 "구현에 필요한 비용과 고객에게 전달되는 가치" 의 종합을 베이스로 결정되죠.
저희는 Coda를 통해 이를 조금 더 수치화 해보기로 했어요.
먼저 백로그가 쌓여있는 테이블에 여러가지 가치(Value) 점수와 비용(Cost)을 매길 수 있는 Scale 컬럼을 추가했습니다.
그리고 여러가지 근거를 들며 각 점수를 매기고, 균형이 안맞는 부분들은 가중치를 추가하여 원하는 그림이 될 수 있게 맞춰나갔습니다.
각 요구사항들의 점수를 매겨 종합점수를 만듭니다
가중치를 적용해 점수를 계산합니다.그렇게 수백개의 백로그를 점수화 하고 더 명확하게 우선순위를 정렬할 수 있었습니다.
더 큰 가치가 될 수 있다는 인사이트가 추가되거나, 미처 생각하지 못했던 기술 이슈가 있다거나 한다면 점수를 다시 매기고, 순위를 조정할 수 있습니다.
또 단순히 리스트를 넘어 해당 점수를 기반으로 X축은 비용, Y축은 가치로 차트를 그려 볼 수 있습니다. 리소스는 적으면서 고객 가치가 큰 기능은 좌측상단에 위치하게 되고, Coda를 통해 한눈에 어떤 기능이 더 중요한지를 알 수 있었어요.
이전에는 Airfocus 라는 툴을 이용해서 우선순위를 분석했었는데요, 독립된 도구를 이용하는게 어려워 현재는 Coda에서 과업과 함께 백로그를 기록하고 분석하고 있습니다.
그 외에도.
팀내에서 핵심적으로 쓰는 기능들은 아니라서 빠졌지만 사실 그외에도 이런 저런 장점들이 정말 정말 많습니다. 언젠가 기회가 된다면 아래의 것들도 소개시켜드려 보고싶습니다.
데이터의 형태에 따라 스타일을 자동으로 다르게 적용해 진행중인 과업을 더 강조해 보여주기
커스텀 버튼을 이용해 손쉽게 데이터를 조작하는 기능
Github 이슈를 연결해 스토리의 기술적 이슈를 리스트업 하기
Github PR을 연결해 해당 스토리의 PR의 진행상황을 한눈에 보기
나의 이번주 과업량을 측정해 과도한지, 너무 적게 설정했는지를 알려주는 차트
등등...
그래서 정말 Coda 가 최고고 이거만 쓰면 다되냐는 이야기냐? 하실 수 있을것같아요. 하지만 제 생각엔 Coda에도 정말 너무 명확한 단점들이 있어요.
개인별로 필터를 가질 수 없고 모든 유저가 필터를 공유하는 점..
한번씩 로딩이 느린점..
약간의 버그가 간간히 있는 점..
그리고.. 개인적으로 가장큰 단점으로 꼽는게..
"문서화" 도구로서는 노션보다 불편하다는점. 입니다..
개인적인 경험으로는 어떤 글을 작성하거나, 비교적 자유롭게 정보를 기록, 정리할때에는 노션만한게 없는것 같아요.. 기본적인 데이터베이스 도구도 간단한 정리에는 아주 효과적이구요,
실컷 Coda 이야기를 작성해 뒀지만 모두싸인도 메인이 되는 협업 도구는 Notion입니다. 고도화된 이슈 관리용도로만 Coda를 사용하고 있어요.
또 이 글도 노션에서 초안을 작성했습니다..
그래서 조금 뻔한 소리이긴 하지만.. 종합적으로 말씀드리고 싶은건 뭐가 더 낫다가 아니라, 각각의 쓰임새가 있고 장단이 있다라는 생각입니다!.. 물론 둘다의 장점이 있는 도구가 나와서 통합될 수 있다면 너무너무 좋겠지만요!
또 Jira 같은 종합 관리 도구가 있는데 왜 하나하나 설정하면서 고생을 하는지? 생각하시는 분도 있을 것 같아요.
저희도 Jira도 써보고 정말 많은 도구들을 검토해 봤었지만 뭔가 모를 불편들이 있어서 계속 떠돌다가 최종적으로는 Coda를 이용하게 되었어요.
개인적으로 왜 그럴까 고민해보니, 작은 스타트업은 자신의 조직에 맞는 프로세스를 명확히 결정하기가 어렵더라구요. 업무도 자주 바뀌고 프로젝트에 따라 멤버도 많이 바뀌기 때문에 상황에 따라 유연하게 커스텀할 수 있는 도구가 훨씬 좋게 느껴졌어요.
모두싸인도 또 언젠가 바꿀지도 몰라요! 하지만 개인적으로 검토를 해보았을때는 여러 도구들 중에서 지금은 Coda가 가장 자유롭게 니즈를 충족해주고 있어 한동안은 사용하지않을까 싶습니다.
너무 별게 아닐수도 있어서 글로 떠벌릴려니 부끄럽지만, 모두싸인이 지난 시간동안 좋게 경험했던 기능들을 작게나마 공유드리고 싶어 글을 써보았습니다.
앞으로도 좋은 팁이 있다면 공유할 수 있도록 해 볼게요. 또 조금 더 깊게 모두싸인이 어떻게 과업 관리를 하는지도 기회가 된다면 써볼 수 있도록 할게요.
글 읽어주셔서 너무나 감사드립니다.
Coda 의 사용자들 끼리 더많은 정보를 교류했으면 하는 바램으로 페이스북 그룹을 하나 개설했습니다!
함께 좋은 커뮤니티로 만들어 나가보고 싶어요.
궁금하신점 있으시면 그룹에 남겨주시면 적극적으로 도와드려볼게요!
Coda.io 코다 한국 사용자 모임
https://www.facebook.com/groups/336446554008796/
