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매거진 효율적인 업무를 위한 문서 작성법

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계정을 잊어버리셨나요?

by 김마라 Sep 14. 2020

보고서 작성을 어려워하는 사람들의 말

보고서 작성이 왜 어려우세요?라는 질문에 반드시 나오는 답변들

1. 제가 진짜 글을 잘 못 써서… 일목요연하게 써지지 않아요

그렇죠. 문서 작성이 실제 입을 열고 말로 하는 것이 아니라 텍스트로 적어내리는 일이니 글 쓰기 실력이 부족해 문서 작성이 어렵다고 여길 만도 합니다. 하지만 우리는 회사라는 곳에서 보고서를 왜 쓰는지, 문서라는 것이 어떤 역할을 하는지를 분명히 알 필요가 있어요.

회사 내에서의 모든 일들은 말로 보고해도 충분합니다.(할 수만 있다면 말이죠) 그렇게 할 수 없는 이유는 전할 내용이 너무 길거나 이미지와 함께 보여줄 필요가 있다거나 하는 많은 이유들이 있습니다.

하지만 생각해보세요. 친구에게 카톡을 보낼 때 키보드 위에 손을 올리고 ‘자, 이제 글을 한번 써볼까?’라고 생각하는 사람이 있을까요? 아마 아무도 그런 생각 안 하실 겁니다. 보고서, 문서도 동일합니다.

그 많은 사람들에게 길고 긴 업무 이야기를 말이나 카톡으로 전하기가 어려워 문서에 담는 것일 뿐, 결국 카톡창을 열어 말을 전하는 것과 빈 문서를 열어 말을 전하는 것은 목적과 역할이 아주 동일하죠. 조금 더 크고 하얀 네모일 뿐이에요.

2. 새로운 부서는 제안서 쓸 일이 많을 것 같아요… 저는 기획서는 써 봤는데 제안서는 한 번도 안 써 봤어요

보고서, 제안서, 기획서, 품의서 등등 문서의 종류? 제목? 들이 우리의 가슴을 답답하게 만듭니다. 제안서? 어떤 것들로 어떻게 채워져야 제안서인 거지? 하고요. 마치 누가 뇌에 심어 놓은 것처럼 모두가 똑같이 문서마다 ‘양식’과 ‘법칙’이 있다고 생각하죠.

하지만 결론부터 말씀드리면 회사에서 작성하는 문서들에 공통적인 양식과 법칙은 없습니다. 마치 계약서와 같은 필수 항목들이 존재하지 않아요.

문서는 말이나 카톡을 대체하는 Tool일 뿐, 표지에 적힌 문서의 종류에 따라 그 안에 법칙이 달라지지 않습니다. 문서를 잘 쓰는 사람은 제안서의 법칙과 보고서의 양식을 모두 지키는 사람이 아니라 제목과 상관없이 문서를 통해 상대에게 전해야 말을 분명히 전하는 사람이에요.

3. 나름대로 어떻게든 써서 제출하긴 하는데… 제가 잘하고 있는 건지 불안해요

오프라인 강의에서 혹은 온라인 강의의 댓글을 통해 정말 많이 듣는 말입니다. 수강생이 사회초년생으로 이뤄졌을 거라는 예상과 다르게 2년~5년 차, 혹은 그 이상의 경력을 가진 분들이 보고서에 대해 심한 스트레스와 압박을 가집니다. 이들에게 보고서가 스트레스인 이유는 간단해요. 어떤 문서가 좋은 문서인지 알지 못하기 때문입니다.

좋은, 혹은 좋지 않은 문서를 보는 눈이 있다면 내 문서가 완벽한지, 이제 그만 제출을 해도 되는지, 어디가 부족한지를 한눈에 파악할 수 있죠. 하지만 그 눈이 없다면 본인이 작성한 문서에 대한 자신감이 없이 그때그때 팀장님의 기분에 따라 살아남거나 죽을고비(?)를 넘길 수밖에 없게 돼요.

좋은 문서를 어렵게 생각하실 필요 없습니다. 누가 봐도 좋은 평을 받는 문서는 좋은 커뮤니케이션을 하는 것과 동일하니까요. 회사에서 커뮤니케이션 참 잘한다고 생각하는 사람을 한 명 떠올려보세요. 딱딱한 양식과 순서 법칙 맞춘 대화가 아니라 본인이 전할 말이 명확하고, 상대방이 궁금해할 만한 내용을 쏙쏙 알려주고, 아주 이해하기 쉬운 언어로 말을 해주는 것뿐이죠. 문서 역시 동일합니다.

보고서를 잘 쓰기 위해서는 더 화려하고 엄청난 비밀의 스킬을 배우실 필요 없습니다. 내가 알고 있었던 것들이 잘 못된 생각이라는 것만 깨우쳐도 눈에 띄게 다른 문서를 만들게 될 테니까요.

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