시스템 평가 및 선정 하기(2)

RFP(Request for Proposal) 

지금까지 여러 단계를 거쳐 후보 업체를 평가하였고 이제는 상품 평가의 마지막 라운드에 다다랐다. 입찰을 통해 최종적으로 하나의 업체를 선택할 시점인 것이다. 예전에는 IT 시스템 구매를 할 때 기업들이 특정 업체를 선정하여 체결하는 수의계약이 많았으나, 최근에는 담당자의 자의성이 개입할 여지를 줄이고 가격 절감 효과를 높일 수 있는 경쟁 입찰을 선호하는 추세이다.

3. RFP (Request for Proposal)

RFP(Request for Proposal)는 제품이나 서비스의 조달을 원하는 기업(발주자)이 공급업체에게 공식적으로 입찰 참여를 제안하는 제안 요청서로 경쟁 입찰의 첫 단추이자 필수 요소이다. RFP는 기업이 원하는 시스템의 요구사항을 체계적으로 정리한 문서이며, 이 문서를 최종적으로 압축된 3-5개 업체에게 보내어 업체의 사업 제안서와 견적을 받게 된다. 이후 정해진 날짜에 모여서 업체 별 제안 발표를 진행하며, 사업 제안서, 견적, 제안 발표를 기반으로 업체를 평가하여 최종 결정을 내리게 된다. 

RFP를 작성하려면 어디서부터 어떻게 시작해야 할까? 우선 RFP는 회사에서 사용하는 일반적인 문서이므로 구매팀에 문의하여 정해진 양식이 있는지 먼저 확인이 필요하다. RFP양식을 확보했다면 교육 시스템 전략과 시스템 요구사항을 참고하여 업체 선정을 위한 기능 및 기술 요구사항을 기술하게 된다. 교육시스템 RFP의 일반적인 구성요소는 다음과 같다.

교육시스템 RFP의 구성 예시

RFP는 실제 프로젝트를 할 때 드는 시간과 인력에 대한 견적을 받는 과정이기도 하므로 시스템의 방향성과 구체적인 요구사항 이외에 회사의 인력 및 시스템 현황에 대해서도 충분한 정보를 제공하는 것을 볼 수 있다. 또한 방대한 정보를 담은 제안서를 여러 업체에게 받기 때문에 제안서에 들어가야 할 정보의 종류와 순서, 표현 방식에 대해서도 엄격한 규칙을 적용하는 경우가 많다.

RFP 작성 시 가장 중요한 포인트는 원하는 바를 명료하게 표현하는 것이다. 특히 요구사항이 불명확하고 모호하면 제안 참여 업체들에게 혼란을 줄 수 있고 이는 기대하지 않은 제안 내용으로 이어질 수 있어 주의가 필요하다. 또 한 가지 주의할 점은 RFP 작성에 있어 객관적인 톤을 유지하는 것이다. 지금까지 여러 업체들과 교류를 하면서 상대적으로 선호하는 업체가 생겼을 가능성이 높다. RFP에 담긴 요구사항의 내용이나 기준도 그 업체의 영향을 많이 받았을 수 있다. 하지만 RFP에 표현된 기능 요구사항이 누가 보았을 때에도 한쪽으로 치우쳐 있다면, 다른 업체들이 수주의 가능성이 적다고 판단하고 제안 참여를 포기할 수도 있으므로 주의가 필요하다. 아직 업체로부터 최종 견적을 받지 않은 상태이고 좀 더 유리한 조건을 제시하는 업체가 있을 수 있기 때문에 입찰에 충분한 수의 업체를 확보하는 것이 필요하다. 따라서 RFP의 요구사항은 명료하게 쓰되, 특정 업체에게 지나치게 유리하게 작성하는 것은 경계할 필요가 있다.

제안 발표를 통해 최종 업체가 선정되면 제안서와 견적서의 내용을 바탕으로 상세 조율을 한 뒤 프로젝트가 시작된다. 때에 따라서는 시스템을 소규모로 먼저 적용해보고 전체로 확산하기 위해 파일럿 프로젝트를 먼저 하는 경우도 있다. 어떠한 방식으로 진행이 되건 간에 RFP에 정확히 명시하고 업체와 상호 이해를 바탕으로 진행하면 무리가 없을 것이다.