팀장님, 보고서의 양식은 어떤 게 좋을까요?
팀장의 기획 - 제 10 화
(박대리)
(Q1)
팀장님, 회사에서 쓰는 보고서의 종류가 한두 개가 아닌데요.
표준 양식 같은 게 있을까요?
(문팀장)
네, 보고서의 기본적인 틀에 대해서는 아래와 같은 형식으로 작성하는 게 일반적이긴 해요.
( ※ 표준 문서 양식의 예 )공식적으로 외부에 제출하는 보고서가 아니라면 보통은 회사에서 자주 쓰이는 양식이 있을 거예요.
그리고 그 양식은 사람들의 손을 타면서 조금씩 수정된 버전이 돌아다니게 되는데, 가장 표준에 가까운 양식을 찾았다면 따로 모아두시는 게 좋아요.
예를 들면 ① 기획보고서, ② 업무 보고, ③ 회의록, ④ 공문 등등 이렇게 말이죠.
또한 개인적인 표준양식을 그대로 사용하는 게 아니라 상사의 취향에 따라 분량을 줄이거나 늘리면서 활용해서 사용하시면 됩니다.
(박대리)
(Q2)
우리 회사는 '한글'파일을 주로 사용하는데 다른 회사들도 그런가요?
(문팀장)
제가 처음 다녔던 회사의 경우 부서별로 사용하는 프로그램이 달랐어요.
공식적으로는 자체 개발한 문서작성 프로그램이 있어서 이를 이용했는데 경영기획, 인사, 회계 등을 담당하는 부서에서 임원 보고용 문서를 작성할 때만 주로 사용했던 것 같아요.
그리고 프레젠테이션 발표를 많이 부서의 경우 파워포인트를 사용했고,
외국기업과 일하는 부서는 워드 파일을 주로 사용했습니다.
저는 당시 엔지니어였기 때문에 서술형 보다는 발표형 보고서인 파워포인트로 작성을 했었고요.
가끔은 정기적으로 작성해야 할 숫자와 관련된 보고서의 경우 아예 엑셀로 양식을 만들기도 했던 것 같아요.
지금 회사에서는 한글파일 문서만 사용하고 있네요. 우리 회사는 다른 양식은 거의 사용하지 않으니까요.
하지만 사실 아직도 파워포인트 보고서가 가장 편하고 좋습니다. ㅎㅎ
(박대리)
(Q3)
상황에 따라 보고서의 양식이 바뀐다?
조금 와닿지 않는데 이해할만한 예시가 있을까요?
(문팀장)
회사가 아닌 정부 보고서를 예시로 살펴볼까요?
정부 부처들은 매년 업무계획을 보도자료로 외부에 보고하는데요.
아래 자료는 어느 부처의 21년, 22년, 23년도 업무 계획 보고서의 첫 장인데요.
같은 부처의 자료인데 연도 별로 눈에 띄는 차이가 보이나요?
우선 연도별로 위원장이 달랐습니다.
21년도는 7대, 22년도는 8대, 23년도는 9대 위원장이 맡고 있을 때 나온 보고서이고요.
그리고 21년, 22년도 보고서의 경우 파란색으로 강조된 단어들이 많이 보이고,
23년도의 경우 제목과 표에 빨간색으로 채워진 셀이 보이실 거예요.
눈치를 채셨다면 아시겠지만 21년도 22년도는 문재인 정부 시절에 나온 보고서이고, 23년도는 지금 정부에서 나온 보고서예요.
이렇게 상위 보고자나 CEO의 성향에 따라서도 기본틀은 유지 한 되 약간씩 취향에 맞춰 변화할 수 있어요.
(박대리)
(Q4)
공식적으로 사용할만한 어떤 문서 양식이 있을까요?
(문팀장)
오래 전인 노무현 정부시절 정부부처, 부서별로 너무 다양한 양식을 사용하는 것을 보고 표준 양식을 만들어서 배포한 적이 있었습니다.
굉장히 좋은 자료이고 아직도 정부부처 보고서의 정석처럼 참고가 되고 있고요.
자료는 아래 그림처럼 잘 정리되어 있으니 박대리님도 필요하면 꼭 참고해 보세요!
(※ 출처 : 대통령의 보고서)(박대리)
(Q5)
보고서를 작성할 때 꼭 확인해야 할 포인트가 있을까요?
(문팀장)
일반적으로 보고서 쓰기와 관련된 많은 책들이 말하는 내용을 요약해 보면 아래와 같아요.
1) 구어체로 표현된 부분은 문어체로 수정할 것
2) 부정형 표현을 긍정형 문장으로 수정할 것
3) 수동형 대신 능동형 문장으로 작성할 것
4) 중복되는 내용이나 표현은 삭제할 것
5) 약어를 쓰면 설명을 붙이고, 숫자 표기는 올바르게 작성할 것
6) 외래어, 표준어를 사용하고 끝맺기 전 오탈자를 꼭 점검할 것
(다음화에 계속됩니다)
