팀장님, 기획 보고서는 몇 장을 쓰는 게 좋을까요?
팀장의 기획 - 제 9 화
(박대리)
(Q1)
팀장님, 기획 보고서의 적정 분량은 몇 장일까요?
(문팀장)
사실 보고서의 적정한 분량은 정해져 있지 않아요.
분량보다는 '보고의 단계'가 더 중요한 것 같고요.
기획보고서를 처음부터 끝까지 다 쓴 후에 보고를 할 경우,
상사의 방향과 맞지 않으면 몇 달간의 노고가 한 번에 날아가게 될 수 있어요.
따라서 '본인의 기획'과 '상사의 판단'을 맞춰가며 보고서를 작성하는 게 중요합니다.
그래서 처음 기획을 시작했을 때 ① 착수 보고서 → ② 중간 보고서 → ③ 최종 보고서로 단계별로 구분해서 작성하는 게 좋습니다.
이렇게 ①, ②, ③ 보고서를 다 모아놓으면 상당히 많은 분량의 기획보고서가 될 수 있고,
필요 시 최종 결정권자에게는 이를 요약한 최종 보고서를 따로 작성하면 됩니다.
(박대리)
(Q2)
그러면 착수보고서는 어떤 내용을 담아야 할까요?
(문팀장)
착수 보고서에는
첫 번째, 우선 기획과 관련된 전반적인 '개요'에 대한 비중을 높이는 게 중요합니다.
고객이 원하는 바가 무엇이었는지, 어떤 부분을 필요로 하고 있는지 그래서 왜 이런 기획을 고민하게 되었는지를 명료하게 작성하는 게 좋아요.
만약 이 부분에서 상사를 설득하지 못하면 기획안은 바로 폐기될 수 있어요.
두 번째, 기획을 통해 생각하는 '문제해결 방향'에 대해서 간략하게 작성하는 게 좋습니다.
도중에 더 좋은 방향을 찾을 경우 수정될 수도 있고, 이 부분에서 상사로부터 문제해결에 대한 팁이나 조언을 얻을 수도 있기 때문이죠.
세 번째는 전체 기획에 대한 '개략적인 계획일정'을 담는 게 좋습니다.
물론 이 부분도 상사에게 보고하면서 조율과 수정을 하게 되고요.
(박대리)
(Q3)
중간 보고서는 당연히 기획을 하는 도중에 점검을 하는 내용이겠지요?
(문팀장)
네, 중간보고서는 기획 업무에 대한 '상사와의 연결고리'라고 생각하시면 됩니다.
중요한 기획일수록 중간보고를 짧게 여러 번 하는 게 좋고요.
팀장도 모든 팀원들의 업무를 다 기억하는 게 아니니까 계속해서 리마인드 해 주는 게 좋습니다.
만약 실행까지 잘 이어지지 못할 기획안의 경우 중간보고를 통해 기획이 취소될 수도 있어요.
어쩌면 최종까지 검토했다가 최종보고자에게 반려되는 것보다는 나을 수 있고요.
중간보고를 잘 거치고 최종보고서까지 쓰게 된다면 지금까지의 모든 과정을 포함한 새로운 보고서를 작성해야 합니다.
최종보고서는 상사를 통과하고 최종보고자인 그 위의 상사에게 보고한다는 마음으로 전반적인 수정을 해야 합니다.
기존에 보고받던 바로 위 상사가 선호하는 방식이나 표현을 빼고 최종보고자가 '한 번에 OK' 할 수 있도록 내용을 작성해야 하겠습니다.
(박대리)
(Q4)
그러면 착수-중간-최종보고서는 각각 몇 장을 쓰는 게 좋을까요?
(문팀장)
제 경험으로 말씀드리면 보고를 받는 상사별로 선호하는 페이지 수가 있었습니다.
어떤 분은 10장이 넘는 보고서를 맞춤법까지 꼼꼼히 읽어보시는 분도 계셨고,
어떤 분은 1장짜리 보고서를 원하는 분도 있었습니다.
이 부분은 나중에 따로 이야기하도록 하고요.
착수보고서는 기획을 시작하는 중요한 출발점이기 때문에 너무 가볍지 않으면 좋다고 생각해요.
1 ~ 2장짜리 보고서보다는 5 장 내외의 고민을 많이 한 내용을 담는 게 중요할 것 같아요.
그리고 중간 보고서는 오히려 간결할수록 좋다고 생각돼요.
상사가 그 사이 착수보고서의 내용을 잊어버렸을 수 있기 때문에
첫 장에는 기획안을 상기시키는 내용을 담고, 나머지 진행사항과 변경된 향후 계획을 담으면 될 것 같아요.
최종보고서는 아까 이야기했듯이 상사 위의 상사에게 쓴다는 마음으로 다시 작성해야 합니다.
최종보고자가 선호하는 양식이나 표현, 스타일에 맞게 수정하는 게 좋다고 생각됩니다.
(박대리)
(Q5)
보고서를 쓰다 보면 내용을 간결하게 쓴다는 게 가장 어려운 것 같아요.
(문팀장)
박대리님, '미생' 드라마 보신 적 있나요?
거기에 보고서를 간략하게 줄이는 것에 대해 짧은 에피소드가 나오는데요.
주인공인 장그래가 처음에 쓴 보고서의 내용은 아래와 같아요.
[중동 항로와 관련된 특이사항]
이슬람 최대 명절 중 하나인 라마단이 지난 8월 18일에 끝났습니다. 따라서 중동 항목의 거래량과 실재 적재 비율이 다시 늘어날 것으로 보입니다 (라마단 직전의 실재 적재 비율은 95%에 육박했습니다) 또한 중동 항로 선사 협의체에서는 2012년 7월 중 컨테이너당 300달러의 성수기 할증료를 부과할 예정이었으나 이를 유예했습니다
밤늦도록 야근을 하며 뿌듯하게 완성한 장그래의 요약 보고서는 아래와 같습니다.
[중동 항로 관련 이슈]
라마단(2012.7.20~12.8.18.) 종료에 따라 중동 항모 물동량 및 소석률 회복이 예상됨
또한 IRA에서는 2012년 7월 중 적용 예상이던 TEU 당 $300의 PSS를 유예함
그리고 다음 날, 이 보고서를 본 김대리님이 한 번 더 만져준 내용은 아래와 같습니다
[중동 항로 관련 이슈]
라마단(2012.7.20~12.8.18.) 종료에 따라 중동 항모 물동량 및 소석률 회복이 예상됨
IRA가 7월 중 적용 예상이던 PSS(USD 300/TED)를 유예함
만약 제가 이 내용을 조금 더 간략하게 수정해 본다면 이렇게 쓸 것 같아요.
□ (중동 항로 이슈) 라마단* 종료에 따른 항목 물동량 및 소석률 회복 예상
* 라마단 운영기간(2012.7.20 ~ 8.18.)
○ (IRA 유예사항) PSS(USD 300/TED, 7월 적용기준)
이렇게 내용을 계속 간결하게 수정하면서 한 번에 읽히는 문장으로 만드는 게 중요합니다.
(다음화에 계속됩니다)
