팀장님, 좋은 보고서는 뭘까요?
팀장의 기획 - 제 8 화
(박대리)
(Q1)
팀장님, 저도 보고서를 많이 써보긴 했지만 아직도 어려운 것 같아요.
무엇을 먼저 참고하면 될까요?
(문팀장)
저도 이공계 출신이라 글쓰기는 영원한 숙제처럼 어려운 게 사실이에요.
회사에서 첫 보고서를 쓸 때 함께 일하던 과장님께 여쭤봤던 에피소드가 떠오릅니다.
당시 과장님은 ‘김대리가 보고서를 깔끔하게 쓰니 전자문서함에서 찾아서 확인해 봐’라고 하셨고,
정말로 김대리님이 쓴 보고서는 간결하고 좋은 보고서로 보이더라고요.
그래서 김대리님을 찾아가 어떻게 하면 보고서를 잘 쓰는지를 여쭤봤는데요.
의외로 본인은 글 쓰기에 소질도 없고 관심도 없어서 다른 부서 김 차장님이 쓴 보고서를 받아와서
내용만 조금씩 수정해 가면서 쓰고 있다는 의외의 답변을 들었어요.
이렇게 가장 쉬운 접근 방법은 교과서 같은 표준 보고서를 참고하는 게 있고요.
다른 기관에서 작성된 보고서라도 괜찮다고 생각되는 보고서들을 따로 모아서 참고하시는 것도 좋을 것 같아요.
(박대리)
(Q2)
흠, 벤치마킹할 보고서를 찾아서 참고하면서 쓰라는 말씀이군요.
그러면 내용은 어떻게 채우는 게 좋을까요?
(문팀장)
보고서는 문서로 상사를 설득하는 과정이라고 보시면 될 것 같아요.
여기서 먼저 참고할만한 사실은 아무리 잘 쓴 보고서라고 해도
그 보고서를 써 온 보고자와 상사와의 신뢰관계가 없으면 한 번에 통과하기가 어렵다는 점이에요.
전에 그런 사례를 본 적이 있는데요.
팀장이 별로 신뢰하지 않는 팀원 한 분이 오랫동안 준비한 보고서를 보시고,
문구 하나하나 꼬투리를 잡으면서 보고서 수정을 지시하는 걸 봤어요.
그렇게 여러 번 수정을 거듭해 10장이었던 보고서가 30장 가까이 늘어나면서 결국 통과를 하긴 했는데요.
하지만 그 이후 다른 보고서를 보고할 때마다 같은 방식으로 고생하는 걸 봤어요.
그런데 그 팀장님이 꽤 신뢰하는 다른 팀원이 쓴 보고서는 한 번에 통과되더라고요.
심지어 그 보고는 2 장으로 요약된 중요한 내용의 기획 보고서였고요.
이처럼 보고서의 내용도 물론 중요하겠지만,
그 보고서를 쓴 팀원과 팀장의 신뢰관계가 오히려 더 중요하다고도 볼 수 있을 것 같아요.
(박대리)
(Q3)
그러면 상사와의 관계를 먼저 잘 정립해야 하는 걸까요?
(문팀장)
보고서를 작성하기 전에 상사의 출신(?)을 살펴볼 필요가 있어요.
이 사람은 문과 인가, 아니면 이과 인가
문과 라면 기 → 승 → 전 → 결의 형식을 가진 보고서를 선호할 가능성이 높고,
이과 라면 결과 → 향후 계획 → (별첨) 결과가 나온 이유처럼 간결한 보고서를 선호할 수 있어요.
또한 상사의 MBTI가 무엇인지 알아보는 것도 도움이 될 수 있어요
물론 정확한 건 아니지만 개인적인 경험으로 봤을 때,
Extraversion(외향성)과 Feeling(감정)의 성향이라면 내용 + 예시를 들어 설명하는 걸 선호할 수 있어요.
Introversion(내향성)과 Thinking(사고)의 성향이라면 간결하고 심플한 내용을 선호하는 것 같아요.
아무튼 상사와 좋은 관계를 만들어 가는 건 하루아침 노력으로 되는 게 아니기 때문에
보고서 만을 볼 때는 상사가 선호하는 보고서로 작성하는 게 좋습니다.
(박대리)
(Q4)
그러면 상사가 원하는 보고서는 뭘까요?
(문팀장)
기본적으로 상사는 업무에 대한 선택과 그 선택에 따른 위험에 감수해야 하는 입장이에요.
그래서 보통은 긍정적인 내용의 보고서를 보고받기를 원하지요.
만약 보고서의 내용이 걱정거리고 가득한 내용이라면 당연히 싫어하겠죠?
보고서의 내용도 중요하지만 우선 제목을 잘 정해야 해요.
만약 보고서를 받았는데 제목이 ‘ (긴급) XXX 대형 사고에 대한 경위 보고’라고 쓰여 있고,
10장 가까이 구구절절한 설명을 한 후 결국은 잘 해결되었다는 내용이라면 어떨까요?
상사는 이런 보고서를 받자마자 ‘뭔가 큰일이 났구나’면서 심각하게 바라볼 수밖에 없어요.
보고서 내용은 눈에 들어오지도 않고,
‘그래서 지금은 괜찮아요? 안 괜찮아요?’만 궁금할 뿐이죠.
만약 사고가 잘 해결된 보고라면 ‘XXX 사고 경위 및 처리완료 보고’로 제목을 작성하는 게 좋겠지요?
그리고 그런 보고라면 긴 내용을 담을 필요도 없을 것 같아요.
어쨌든 해결이 잘 되었다는 게 중요하고 상사도 그 위의 상사분께 그 내용을 간략하게 공유하면 될 테니까요.
결론적으로 상사가 원하는 보고서란,
① 잘 해결된 또는 잘 해결될 업무에 대한 보고 내용일 것
② 그 내용을 상사가 선호하는 방식으로 읽히기 쉽게 작성된 것
이라고 할 수 있을 것 같아요
(박대리)
(Q5)
그러면 읽히기 쉽게 작성한 보고서는 어떤 걸 말하는 걸까요?
(문팀장)
첫 번째, 보고의 내용이 무엇인지에 따라 어느 정도 정형화된 형식을 골라야 합니다.
아래 그림처럼 보고서의 종류에 따라 일반적으로 정해진 포맷이 있고요,
보고를 받는 사람은 이러한 형식에 어느 정도 익숙해져 있기 때문에 이를 이용하는 게 좋습니다.
[그림추가]
두 번째, 회사에서 사용하는 적합한 보고서 타입을 고르는 거예요.
어떤 보고는 한글이나 워드 파일로, 어떤 보고는 파워포인트로 할 때가 있습니다.
보고할 내용에 적합하거나 설명하기 좋은 형태로 정해야 하고요
세 번째, 간결하고 정리된 내용으로 작성하는 거예요.
사실 이 부분이 가장 어려운 부분이라고 할 수 있는데요.
제가 사용하는 방법은 일단 머릿속에 있는 생각을 서술형으로 일단 쭉 적어놓고요.
그다음에 쓴 내용을 다시 읽으면서 줄이는 작업을 여러 번 거치면서 정제합니다.
마지막에는 혼잣말로 소리 내어 읽으면서 호흡에 따른 흐름이 매끄러운지 확인을 합니다.
눈으로 읽는 것과 입으로 소리 내어 읽는 건 비슷해서 상사가 눈으로 보고서를 쭉 읽을 수 있도록 미리 배려하는 것이지요.
마지막으로 상사가 보고서를 다 읽고 나서 질문이 생기면 안 됩니다.
‘그래, 알겠습니다. 수고했어요!’라는 답변을 받는 게 가장 잘 쓴 보고서입니다.
(다음화에 계속됩니다)
