일본어 비즈니스 메일 쓸 때 주의점

이것만은 지키자 일본어 비즈니스 이메일

내가 멘토링하는 모 회사의 담당자가 일본어로 자사의 거래처에 메일을 보내는 것을 CC로 받았다.

이전에 <비즈니스 일본어>를 강의한 경험이 있어서, 일본과 거래하는 업체를 위해서, 일본어로 메일을 쓸 때 주의해야 할 점을 적어본다.

일본어는 한국어보다 예의를 좀 더 차려야 한다. 영어로는 1줄로 끝나는 메일도 정말 서너 문장으로 나눠서 써야 하는 경우도 많다. 하지만 이것도 문화기 때문에 지키지 않으면 받는 쪽에서 어색하게 느낀다.

1. 정중한 인사말로 시작한다 (適切な挨拶で始める):

일본 비즈니스 문화에서는 인사말이 매우 중요하다. 이메일 첫 줄에 “お世話になっております”나 “いつもお世話になっております” 같은 정중한 인사말을 반드시 포함하여 상대방에 대한 존경과 예의를 표현한다. 이러한 인사말은 상대방에게 친숙함과 신뢰감을 주는 역할을 하며, 첫인사를 통해 대화의 분위기를 부드럽게 만드는 데 기여한다.

2. 명확하고 간결한 제목을 쓴다 (わかりやすい件名をつける):

이메일 제목은 수신자가 이메일을 열기 전에 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 간결하고 명확하게 작성한다. 구체적이고 직관적인 제목은 수신자가 이메일의 긴급성이나 중요도를 파악하는 데 도움이 된다. 예를 들어, "会議のご案内 (회의 안내)"나 “新プロジェクト の提案 (새 프로젝트 제안)”처럼 간단하면서도 목적이 분명한 제목을 사용한다.

3. 적절한 경어를 사용한다 (適切な敬語を使う):

일본어에는 丁寧語 (정중어)와 謙譲語 (겸양어)가 있어 상대방에 대한 존경을 표현할 수 있다. 상사나 고객과 같은 격식을 갖춘 상대에게는 특히 丁寧語와 謙譲語를 사용해야 한다. 예를 들어, "ご覧いただけますでしょうか"와 같이 丁寧語를 사용하거나 "拝見いたしました" 같은 謙譲語로 겸손하게 표현하는 것이 좋다. 이로 인해 상대방에 대한 예의와 전문성을 보여줄 수 있다.

참고로 "우리 회사"는 일본어로 「私たちの会社」(わたしたちのかいしゃ)라고 쓰는 것보다는 「弊社」(へいしゃ)라고 쓰고, "당신네 회사"는 일본어로 「御社」(おんしゃ)라고 쓰는 것이 일반적이다.

4. 문장을 간결하게 유지한다 (文章を簡潔にする):

이메일 본문은 가능한 한 간결하게 작성하여 핵심 정보만 전달하는 것이 이상적이다. 일본어 이메일에서는 불필요한 설명을 줄이고 바로 요점을 전달하는 것이 중요하다. 장황하게 설명하기보다는 문장을 짧게 구성하여 읽기 쉽게 하고, 시간 낭비 없이 상대방이 필요한 정보를 얻을 수 있도록 한다.

5. 마감일과 요구 사항을 명확히 한다 (期限や依頼内容を明確にする):

요청 사항이나 마감일을 이메일에 명확히 기재하여 상대방이 혼란 없이 업무를 처리할 수 있게 한다. 예를 들어, "〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです"처럼 기한을 구체적으로 제시하여 수신자가 명확한 스케줄을 파악할 수 있도록 한다. 요청 사항을 두루뭉술하게 전달하면 상대방이 혼란을 느낄 수 있으므로 주의가 필요하다.

6. 첨부 파일이 있는 경우 본문에 언급한다 (添付ファイル について本文で言及する):

첨부 파일이 포함된 경우에는 본문에서 해당 파일의 내용을 간략히 설명하거나 목적을 언급하여 수신자가 파일을 확인해야 하는 이유를 이해할 수 있도록 한다. 예를 들어, "添付ファイル に会議資料をお送りいたします。 ご確認をお願いいたします"라고 작성하여 첨부 자료의 목적을 설명하고 확인을 요청할 수 있다.

7. 감사와 사과의 표현을 명확히 한다 (感謝や謝罪の表現を明確にする):

일본 비즈니스에서는 감사와 사과의 표현이 매우 중요하다. 상대방이 협조해 준 부분에 대한 감사는 “ありがとうございます”나 “ご協力いただき、感謝申し上げます”와 같이 명확히 표현한다. 또한, 요청이나 부탁으로 인해 상대방에게 불편을 줄 수 있는 상황이라면 “ご迷惑をおかけして申し訳ございません”과 같은 사과 표현을 덧붙여 배려를 표현한다.

8. 혼동을 피하기 위해 날짜와 시간을 구체적으로 쓴다 (日時を具体的に書く):

날짜와 시간을 기재할 때는 반드시 요일도 함께 적어 혼동을 방지한다. 예를 들어 “〇月〇日 (火曜日)”와 같이 날짜뿐만 아니라 요일까지 명시하면 수신자가 일정을 확인할 때 더 명확하게 이해할 수 있다. 특히 회의나 보고 기한을 설정할 때 매우 유용한 방법이다.

9. 이메일을 발송하기 전에 반드시 확인한다 (送信前に必ず確認する):

이메일을 발송하기 전에는 오타, 문법 오류, 누락된 내용이 없는지 철저히 검토해야 한다. 사소한 실수라도 전문성을 떨어뜨릴 수 있으며, 특히 비즈니스 이메일에서는 신뢰성에 악영향을 줄 수 있기 때문에 확인 절차를 거쳐야 한다. 필요하면 이메일을 작성한 후 잠시 두었다가 다시 검토해 보는 것도 좋은 방법이다.

특히 잘못된 일본어 표현이나, 한자등은 상대방에서 그럴 의도는 없지만, 이쪽을 무시하는 마음이 들 수도 있게 만들 수 있다.

10. 적절한 마무리 인사를 추가한다 (適切な結びの言葉を入れる):

일본어 이메일의 마지막에는 “よろしくお願いいたします”나 “今後ともよろしくお願いいたします” 등의 마무리 인사를 넣는다. 이는 상대방에 대한 존중을 표현하는 중요한 인사말로, 비즈니스 관계를 원활히 유지하는 데 도움이 된다. 마무리 인사는 이메일을 끝맺는 중요한 부분이므로 빼먹지 않도록 한다.

이 10가지 법칙을 잘 준수하면 일본어 비즈니스 이메일을 작성할 때 더욱 신뢰를 줄 수 있고, 상대방과 원활한 의사소통을 할 수 있을 것이다.

쓰고 보니, 내용이 한글로 이메일을 보낼 때도 꼭 필요한 내용이다.