근로자 근로계약서 작성 거부 대응방법

1. 들어가며

근로자가 근로계약서 작성을 거부하는 경우 사업주 분들이 난감해합니다. 추후 근로계약서 미작성으로 신고당할까 우려하시고, 실제로 그런 일이 많이 발생합니다. 그런데, 이상하지 않은가요? 근로자가 작성을 거부하면 작성 자체가 불가한데 사업주만 처벌한다니 말이죠. 근로자가 근로계약서 작성을 거부하는 경우 대응방법이 있으니 걱정 마시길 바랍니다.

2. 관련 법 확인

근로계약서와 관련한 법 조항은 근로기준법 제17조 제2항입니다. 많은 사업주분들이 근로계약서를 '체결'해야 한다고 생각하지만, 근로기준법 제17조 제2항의 핵심은 '체결 의무'가 아니라 근로조건을 '서면으로 명시하여 교부'하는 의무입니다. 즉, 근로자가 계약서에 서명하지 않더라도, 사용자가 필수 근로조건을 서면(전자 문서 포함)으로 작성해 교부했다면 법적 의무를 상당 부분 이행한 것으로 평가됩니다. 여기서 중요한 점은 '체결해야 한다'라고 명시된 것이 아니라 '교부해야 한다'로 명시되어 있다는 겁니다.

근로기준법 제17조 제2항
사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목·계산방법·지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.

3. 실무적인 대응방법

근로계약서를 체결하는 것이 아니라 교부만 하면 되므로 근로자가 작성을 거부하더라도 사업주가 근로계약서를 근로자에게 교부했다는 증빙자료만 남기면 됩니다. 근로기준법 제17조에서는 전자문서를 통한 교부도 인정하고 있으므로 전자계약 시스템, 이메일, 카카오톡 등으로 근로자에게 근로계약서 원본 파일을 보내주면 문제는 해결됩니다. 이렇게 해두시면 사업주는 근로계약서를 교부했으며, 사업주는 근로계약서 작성을 원했지만 근로자의 거부로 작성되지 못했다는 사실이 증명됩니다.

4. 실무 사례

근로자의 근로계약서 작성 거부에 따른 대응은 실무에서 다음과 같이 이루어집니다.

사례 1 - 전자계약 시스템 활용

한 스타트업에서 디자이너가 근로계약서 서명을 거부하자, 회사는 전자계약시스템을 통해서 근로계약서를 전송하고 열람 확인을 확보했습니다.

사례 2 - 이메일, 메신저, 문자 발송

음식점에서 신규 직원을 채용하며 카카오톡으로 근로계약서를 전송하고 수신 여부를 캡처했습니다. 이후 분쟁에서 '근로계약서' 교부 사실이 인정되었습니다.

5. 주의할 점

근로계약서 전송, 교부시에는 아래와 같은 사항을 확인해 주시길 바랍니다.

교부 증거 확보 : 이메일, 메신저, 전자계약 플랫폼 등 발송·열람 기록을 반드시 확보해야 합니다.

필수 기재 사항 누락 금지 : 임금(구성항목, 계산방법, 지급방법), 소정근로시간, 휴일, 연차휴가, 근무장소 및 업무에 대해서 기재되어야 합니다.

거부 경위 기록 : 근로자가 서명을 거부한 날짜, 사유를 내부 문서(내부 보고자료)에 남겨두면 분쟁에서 더욱 유리합니다.

6. 마치며

근로자가 서명을 거부했다고 해서 곧바로 법 위반이 되는 것은 아닙니다. 근로기준법 제17조는 계약체결 의무를 부과하는 것이 아니라 교부의무를 부과하고 있습니다. 다만, 교부 방식과 증거 관리가 부실하면 실제 분쟁에서 패소 위험이 커집니다. 이를 예방하려면 전자문서 교부 절차, 증거 관리 체계, 근로조건 기재항목 점검을 미리 해두어야 합니다.