#08. 회의 잘하는 노하우_02
소제목: 격식과 권위를 내려놓을 때 회의 분위기는 자유로워진다.
｜회의석상에서 말을 잘 하려면｜
회의석상에서 능력 있는 사람으로 보이려면 말을 잘해야 한다는 생각을 합니다. 말을 잘 한다는 것은 여러 요소들이 종합적으로 갖춰져야 합니다. 말을 하려는 주제에 대한 전문지식, 발성, 호흡, 발음 등이 중요합니다. 그러나 더욱 중요한 것은 자신의 생각을 좀 더 체계적이고 논리적으로 명료하게 말하는 것입니다.
말을 한다는 것은 내 생각이 밖으로 나오는 것을 의미합니다. 따라서 하고 싶은 말을 먼저 써보는 것도 말을 잘하는데 도움이 됩니다. 말을 잘하고 싶은 특정 상황과 핵심 포인트를 정합니다. 그리고 그 단어들을 한번 써보는 것입니다. 다음에 그 단어들 간의 관계를 파악하고 묶을 수 있는 연결고리를 찾아봅니다.
찾아본 내용을 연습장이나 워드 프로그램에 직접 작성을 해봅니다. 이렇게 한 번 쭉 정리를 해보면 억지로 외우려 하지 않아도 머릿속에 정리가 되어 말을 잘 할 수 있습니다.이렇듯 발표 안건에 대해 완벽하게 이해하고 숙지하면, 회의석상에서 모두에게 공감을 이끌어내고 준비하는 만큼 자신감이 생기는 것입니다.
｜청와대의 3무(無) 회의 원칙｜
우리나라 청와대 회의 원칙은 3무(無) 회의입니다. 첫 번째 무(無)는 회의 중 받아쓰지 않기입니다. 대통령 말 한마디를 수첩에 빼곡히 메모하는 회의를 지양한다는 의미입니다. 두 번째 무(無)는 계급장 없애고 말하기입니다. 직급에 상관없이 자유로운 발언 기회를 보장하기 위해서입니다.
세 번째 무(無)는 사전에 결론 내지 않기입니다. 사전에 측근들과 상의해 결론을 내려놓고 형식적인 회의를 하는 방식에서 벗어나자는 것입니다. 회의는 주제만 놓고 결론이 어디로 갈 지 전혀 알 수 없는 방식으로 진행 되어야 합니다. 이렇게 자유로운 토론이 있을 때 회의의 품질이 높아지는 것입니다.
기업에서도 매일 매일 많은 회의가 이루어집니다. 하지만 회의가 엉망인 경우도 많습니다. 회의 환경은 갖춰져 있지만 사전 준비 부족이나 참석자들이 발언을 잘 하지 않기 때문입니다. 회의다운 회의가 진행이 되려면 안건에 대해 충분한 지식을 가지고 준비를 해야 합니다.
그렇지 않으면 아무 의미 없이 가만히 앉아 있다 오는 회의가 되거나, 횡설수설 하게 될 것입니다. 회의를 진행하는 사람이라면 다른 사람들이 회의에 적극적으로 참여할 수 있게 유도하는 말을 해야 할 것입니다.
｜우리사 회의문화 3.3.3 원칙｜
필자의 회사에는 회의문화 3.3.3.원칙이 있습니다. 중요한 내용 세 가지만 짚어봅니다.
1) 회의 주제/목적/목표를 사전에 공유: 회의 주제를 회의 시작할 때 알려주고 회의를 하는 일은 회의에 아무런 도움이 안 됩니다. 회의 자료를 읽고 내용 파악하기도 바쁜데 아이디어는 생각할 수도 없습니다. 최소 1일 전에 회의 주제/목적/목표를 공유해야 합니다. 그래야 반짝이는 아이디어들이 나옵니다.
2) 회의 참석자는 핵심 관계자 중심으로: 사공이 많으면 배가 산으로 갑니다. 참석자가 많다고 좋은 아이디어가 많이 나오는 것도 아닙니다. 그 회의에 적합한 핵심 관계자 중심으로 회의를 해야 효율적인 회의가 될 수 있습니다.
3) 회의 시간은 1시간 이내: 회의소요 예상 시간을 모르면 개인의 일정관리가 안됩니다. 출장이나 중요한 약속 등의 긴급한 업무에 대해 폐를 끼치게 됩니다. 사전에 회의 시간을 정하고 가능하면 1시간에 이내에 회의를 종료해야 합니다. 그러려면 회의 전에 많은 준비를 해야만 합니다.
｜회의 중 말 한마디 못하던 신입사원 시절｜
필자는 신입사원 시절을 공장에서 시작했습니다. 당시에는 지금보다 회의가 더 많았습니다. 현장에 근무하는 작업자가 많아 몇 명 빠져서 회의를 해도 현장은 잘 돌아가던 시절이었습니다. 하루 종일 진행되는 회의도 많았습니다. 그때는 회의가 많고 적음과 회의 시간이 길고 짧음에 대해 아무도 탓하지 않았습니다.
회의는 언제나 조용했고 진지했으며 엄숙하기까지 했습니다. 지금은 어느 정도 수평적인 회의문화가 되었지만 당시에는 전형적인 수직적 회의문화였습니다. 회의에 참여하는 선배님들의 권위의식에 아래 사람들은 말 한마디 못하고 나오는 경우가 많았습니다. 선배님들의 눈치를 보면서 겨우 용기 내어 발언 하려면...
“야! 거기 앉아!” 한마디에 조용히 입을 다물어야 했습니다. 회의는 결국 주관자의 의도대로 마무리되곤 했습니다.
｜회의는 수평적인 관계에서 진행되어야...｜
우리 사회는 전통적으로 유교 이념을 바탕으로 어른에 대한 존경을 강조하는 사회입니다. 이러한 정신적인 유산은 기업에서도 여전히 관료적이고 상명하복의 문화를 은근히 조장하는 상황입니다. 많은 조직이 수평적 문화를 주창하고 있습니다. 필자가 사회생활을 시작하던 그 시대 보다 더 좋아 진 것은 사실입니다.
그러나 여전히 조직문화의 변화는 가야할 길이 멉니다. 회의공간도 수평적인 회의를 하는데 중요한 요소입니다. 회의를 진행하는 공간이 자유로움으로 가득한 공간이 되어야 합니다. 공간은 상황을 바꾸고 상황은 행동의 변화를 촉진한다고 합니다.
회의장의 모습을 가만히 떠올려봅시다. 회의 참석자들을 생각해보면 누구는 여기 앉고 누구는 저기 앉고 우리의 회의장은 그 자체에서 상석이 정해져 있습니다. 물 컵이 유리컵이냐, 종이컵이냐, 컵 받침이 있느냐, 없느냐만 보아도 이미 상하가 구분되어 있는 듯합니다. 격식과 권위를 내려놓을 때 회의 분위기는 자유로워집니다. 회의는 수평적인 관계에서 진행되어야 합니다. 감사합니다. <끝>
<*이미지 출처: 구글 이미지>
