회의는 준비 없이 참석하라!

이유도 모르고 의도도 모르고 준비해야 하는 회의라면..

왜 모이라고 하는지 미리 알고 있는가? 도대체 오늘은 어떤 일이 벌어질까? 무슨 문제일까? 많은 경우에 깜깜이 상태로 회의에 참석한다. 그리고, 회의에 참석하면, "아니 이 중요한 회의에 어떻게 그냥 올 수가 있지?"하고 눈을 동그랗게 뜨고 쳐다볼 수도 있는 리더의 표정이 눈에 아른거린다. 왠지 모르게 불안하다. 무엇을 어떻게 해야 하는 것일까?

회의 참석이 부담되는 이유는?

회사라는 조직은 사람들이 모여있는 곳이다 보니, 다양한 사람들이 있고, 다양한 캐릭터를 가진 사람들이 있다. 우리를 편안하게 해주는 좋은(?) 리더가 주관하는 회의라면 마음도 그리 불편하지는 않다. 그런데, 좀 강한(?) 리더가 주관하는 회의에 참석하는 경우에는 엄청난 부담으로 다가온다.

회의가 부담되는 주된 이유는, 회의를 참석하기 전에 해야 하는 "준비" 때문인 경우가 많다. 하기 싫은 것은 아닌데, 뭔가 명확하지 않기 때문에, 뭘 빠뜨린 것은 아닌가? 하는 찜찜한 불안함을 가지고 회의에 참석한다. 특히 센(?) 리더가 주관하는 회의라면, 바쁜 업무시간을 쪼개서, 뭐라도 준비해 가려고 노력한다. 그런데, 안타깝게도, 그렇게 자발적으로 준비한 내용이 회의에 도움이 된 적은 생각보다 많지 않다. 리더가 그렇게 생각하고 있었다면, "미리 좀 알려주면 안 되나?"

준비 없이 참석하라!

회사에서 할 일이 없어 놀고 있는 직원을 본 적은 거의 없다. "이제 뭘 도대체 해야 하지? 퇴근시간은 아직 많이 남았는데.. 아웅~~" 이런 모습은 연속극에서나 있다고 생각한다. 회사에 할 일은 항상 쌓여있다. 

이렇게 일이 많은데, 예정되지 않은 회의에 참석하라고 하는 것은 우선 큰 부담이 아닐 수가 없다. 그런데, 위에서 언급했듯, 센(?) 리더가 소집하는 회의라면, 잘 알지도 못한 채, 어떤 준비를 자발적으로 하고 가야 하는지도 고민해야 하는 입장이 된다.

나는 사람들에게 위에 대한 답을 알려준다. "회의는 준비 없이 그냥 참석하는 것입니다!" 이렇게 말을 하면 많은 분들이, 어떻게 중요한 회의에 준비도 없이 참석하라고 하느냐고 반문을 한다. 물론 내 말에는 전제조건이 하나 있다. 그것은 "주관자인 리더가 미리 요청 또는 지시한 것이 없다면, 그냥 참석하라!"이다.

이렇게 말을 하면, 회사에서 월급을 받는 직원이라면, 원활한 문제 해결을 위해서, 준비를 하고 오는 것이 당연한데, 어떻게 그런 말을 하느냐고 말하는 사람(리더)들이 있다. 나는 리더들에게 반문한다. "문제를 해결하기 위해서 보통 리더들이 회의를 소집하는데, 그 문제 해결의 챔임자는 누구죠?" 당연히 리더이다. "그렇다면, 참석자들은 어떤 입장에 있는 사람들이죠?" 당연히 조력자, 도와주는 사람의 입장이다. 문제가 해결되면 1차적으로 "리더"가 가장 큰 혜택을 받는다는 말 까지 하면 좀 유치해질 것 같다.

요점은, 리더가 회의 소집을 할 때에는, 참석자들에게 명확한 가이드를 주라는 것이다.

참석자의 준비에 대한 명확한 가이드가 필요하다

명확한 회의 소집 가이드란?

첫째로, 참석자를 구분해서 소집해야 한다. "필수"참석자와 "선택적"참석자를 구분해서 알려준다. 여기에서 "필수"참석자는 다른 큰일이 없다면, 꼭 참석해야 하는 대상이고, "선택적"참석자는 스스로 판단해서 참석 여부를 결정할 수 있는 사람이다.

제대로 돌아가지 않는 회사에서 위와 같이 나누어 소집 요청을 하면, "선택적"참석자는 대부분 참석하지 않을 가능성이 많다. 반대로, 제대로 시너지를 내는 조직다운 회사에서는, 직원들이 회사에 기여하면 보상을 해준다는 것을 알기 때문에, 본인이 도울 수 있겠다 싶으면 꼭 참석하고 싶어 한다. 심지어, 회의에 불러줬다는 사실 만으로도 자부심을 가지기도 하고 고마워하기도 한다. 누구나 아래의 사실을 알 것이다.

"도움이 되지 않는 사람은 회의에 부르지 않는다."

그다음에 리더가 추가로 해야 할 일은, "필수"참석자들에게는 각각 무엇을 준비해와야 하는지 미리 구체적으로 알려주는 것이다. 리더 자신도 어떤 것을 준비시켜야 할지 불명확한 경우도 많다. 그럴 때는, 짧은 회의를 소집한 후, 어떤 것을 준비해서 추후에 모일지를 논의해도 된다.

현실에서는, 리더가 참석자들의 의견만 간단히 물어보려고 소집하는 회의도 많다. 이런 경우에는 소집을 하되, 준비사항을 따로 언급하지 않으면 된다. 직원들은 아무 언급이 없다면, 그냥 참석하는 회의라고 알고 있으면 된다. 이런 회의에서 불필요하게 직원들이 준비하고 왔다면, 그 실망감은 대단할 것이다.

마무리

가장 중요하지만, 너무 많이 하고, 제대로 하지도 않아서 부담되는 업무인 "회의". 성공의 열쇠는 역시 리더가 쥐고 있다. 

리더는 힘든 자리이다. 많은 일에 책임을 져야 하고, 일도 훨씬 많이 하는 자리임이 틀림없다. 그럼에도 불구하고, 리더의 추가적인 위에서 언급한 노력이 더해진다면, 직원들도 행복해지고, 궁극적으로는 리더도 좀 더 편안하게 책임진 일을 완수할 수 있을 것이라고 생각한다.

정찬우 씀

(주)석세스컴퍼니 대표