거래활동엔 일정한 패턴이 있다.

채권, 채무 잔액확인의 기록 노하우

세무대리인의 업무 수행 시 거래를 바라보는 관점은 일반 사업자와 차이가 있을 수밖에 없다. 사업자는 거래 당사자로서 “언제 결제했으며, 지연된 이유가 무엇인지”를 직접 기억하거나 체감하는 반면, 세무대리인은 해당 과정을 직접 확인할 수 없기 때문이다.

따라서 세무대리인이 거래를 기록할 때 활용할 수 있는 자료는 매우 제한적일 수밖에 없다. 일반적으로 제공받는 자료는 세금계산서, 통장 거래 내역, 카드 사용 내역 등이 있으며, 이를 바탕으로 매출과 매입, 대금 입금 및 결제 여부를 판단한다.

개별 거래마다 거래처에 직접 연락하여 확인하는 것은 현실적으로 불가능하며, 업무 효율성 측면에서도 적절하지 않다.

이러한 이유로 세무대리인에게 가장 중요한 것은 개별 거래의 세부 내역보다는 거래가 반복되는 방식과 흐름, 즉 거래처별 결제 패턴이다.

결제 패턴의 중요성

거래처마다 결제 방식은 매우 다양하다. 일부 거래처는 세금계산서 발행 후 즉시 또는 수일 내에 입금하는 반면, 다른 거래처는 매월 말에 일괄 결제하거나 일정 금액을 분할하여 여러 차례 입금하는 경우도 있다.

이러한 결제 패턴을 이해하지 못한 상태에서 장부를 검토하면, 미수금이 과도하게 남아 있거나 이미 정산된 것으로 보이나 실제로는 입금되지 않은 것처럼 오인될 수 있다.