온보딩 프로그램 기획 시 알아두면 좋은 것들
신규입사자 리텐션을 높이는 효과적인 온보딩 방법
온보딩은 신규입사자가 새로운 환경에 적응하고 업무를 시작할 수 있도록 돕는 과정입니다. Careerbuilder와 Silkroad Technology에서 실시한 설문 조사에 따르면 신규입사자 10명 중 1명은 열악한 온보딩 경험으로 인해 회사를 떠났으며, 5명 중 1명은 한 달에 한 번 이상 자신의 성과에 대해 피드백받기를 원한다고 답했습니다. '온보딩 성공=불안감 해소'라는 말이 있을 만큼 신규입사자 누구나 낯선 환경에 오면 불안정감과 불확실함을 경험하게 되는데요. '내가 잘하고 있나?, 너무 기초적인 질문을 해도 되나?'와 같이 여러 궁금증이 생기는 건 아주 당연한 일인데, 신규입사자는 사소한 질문하는 것조차 어려워합니다.
체계적인 온보딩 프로그램은 신규입사자가 느끼는 불안을 제거해 빠른 적응을 유도합니다. 이는 신규입사자의 조직 만족도와 업무 생산성을 높이는 데 큰 역할을 하고, 기존 구성원과 관계 형성을 용이하게 하여 행복한 직장 생활의 기반을 다질 수 있게 도와줍니다. 온보딩의 필요성과 중요성은 누구나 공감하지만, 일부 조직에서는 온보딩과 오리엔테이션을 혼동할 정도로 구체적인 실행방법을 모르는 경우가 많습니다. 이번 글을 통해 온보딩과 오리엔테이션의 차이를 파악하고, 체계적인 온보딩 프로그램을 쉽게 만드실 수 있도록 저의 경험을 차근차근 써 내려가 보려고 합니다.
온보딩과 오리엔테이션의 차이점은 무엇인가요?
온보딩은 신규입사자의 적응을 돕기 위해 멘토링 및 코칭을 제공하는 전략적 프로세스로 심리적 안정감을 제공해 조직 만족도와 업무 생산성을 높이는 데 초점을 맞추고 있습니다. 반면, 오리엔테이션은 회사 소개에 초점을 맞추고 있어요. 업무 체계와 근무환경, 조직문화 등을 소개하며 회사 성격에 대한 명확한 이해를 제공하는 데 집중합니다. 온보딩과 오리엔테이션의 차이점을 요악하면, 오리엔테이션은 신규입사자의 R&R과 업무 진행방식에 대해 배우는 단계 중 하나로 온보딩 과정의 일부라고 할 수 있어요. 오리엔테이션과 온보딩을 함께 사용하면 보다 명확한 업무 목표, 직무 만족도 및 조직적 헌신을 설정하여 신규입사자의 스트레스와 이직률을 낮출 수 있습니다.
온보딩은 언제 시작하고 종료해야 할까요?
온보딩은 후보자가 최종 오퍼를 수락하는 즉시 시작하고, 주어진 업무를 자율적으로 수행할 수 있을 때 종료합니다. 온보딩 과정에 대해 다양한 의견이 있지만 저는 대략 다섯 단계로 구분합니다.
1. 프리 보딩(Pre-boarding)
2. 합류 첫날
3. 합류 후 첫 주
4. 수습기간 만료 시점(90일)
5. 합류 후 6개월
하나의 문서에 모든 내용을 담기엔 글이 길어 오늘은 1~2번까지의 경험을 공유드리려고 합니다.
3~5번은 다음 글을 기대해 주세요.
프리 보딩(Pre-boarding)에서 신경 써야 하는 것은 무엇일까요?
후보자가 최종 오퍼를 수락하는 순간부터 합류하는 첫날까지의 기간을 프리 보딩(Pre-boarding)이라고 합니다. 기간 설정에 정답은 없지만, 저는 신규입사자 합류 일주일 전과 하루 전에 가장 많은 신경을 쓰고 있습니다.
합류 일주일 전
1. 실용적인 정보를 담은 합류 안내 메일 발송
해당 메일에서 온보딩 프로그램 일정, 입사 시 필요한 서류, 업무 장비 및 명함 신청 등을 안내합니다. 이와 함께 수습 피드백 프로세스와 조직문화 프리뷰 자료 등 신규입사자가 알아두면 도움될 정보를 정리하여 사전 공유하고 있어요. 정보보안상 일부 내용은 사전 공유가 어려운 정보도 있지만 최대한 많은 정보를 공유드리고 있습니다.
2. 구성원에게 신규입사자 합류 소식 및 환영인사 일정 리마인드
신규입사자 합류가 최종 확정되는 즉시 모든 구성원에게 공유하지만, 합류 일주일 전 신규입사자 이름, 포지션, 합류 일자, 환영인사 일정을 리마인드 합니다. 이는 환영인사 진행시간과 회의실을 사전 공유해 구성원의 참여를 유도하고, 업무 일정 계획 시 참고해달라는 암묵적 메시지 전달 목적을 담고 있습니다.
3. 버디 선정 및 역할 가이드라인 리마인드
존재만으로도 힘이 되는 경험, 다들 해보셨죠? 버디 프로그램은 신규입사자에게 심리적 안정감을 주기 위한 목적으로 설계되었습니다. 합류 첫 달 동안 질문이 있을 때 누군가에게 의지할 수 있도록 버디를 매칭 해드리고 있어요. 버디는 업무뿐만 아니라 생활 측면에서도 신규입사자에게 많은 도움을 주는데요. 기존 구성원은 익숙하지만, 신규입사자는 낯선 모든 상황을 익숙하게 만드는 역할을 하고 있습니다. 이러한 버디 역할 가이드라인을 신규입사자 합류 일주일 전 버디에게 리마인드 드리며 버디의 책임감을 높이고 있어요.
저는 버디를 다음 기준으로 선정합니다.
같은 직무
조직 이해도가 높은 사람
커뮤니케이션 능력이 뛰어난 사람
동료에게 관심이 많은 사람
입사 하루 전
1. 신규입사자 자리 배치
버디와 최대한 가까운 곳으로 자리를 배치합니다. 도움이 필요할 때 빠르게 대응하고, 버디의 업무과정을 간접 경험하며 업무 체계를 익히는 데 도움주기 위함입니다.
2. 업무 장비 준비
기본 제공되는 업무 장비 외 추가로 필요한 장비를 사전 조사하여 구매한 후, 신규입사자 합류 하루 전 배치된 자리 위에 올려둡니다.
3. 회사 계정 생성 및 협업 툴 초대
신규입사자에게 사전 공유받은 ID로 회사 계정을 만든 후 협업 툴 초대장을 미리 발송합니다. 이는 합류 당일, 신규입사자가 업무환경 셋업을 원활하게 할 수 있도록 도와줍니다.
4. 일정 및 기본정보를 담은 안내문서 준비
와이파이, 회사 계정 등 업무환경 셋업에 도움되는 정보와 온보딩 프로그램 일정을 정리하여 인쇄합니다. 업무환경 셋업 전 사내 문서 접근이 어려운 신규입사자를 위한 작은 배려입니다.
필수는 아니지만 신규입사자에게 좋은 경험을 전하는 또 다른 방법
1. 웰컴 키트
많은 회사들이 웰컴 키트를 제공하고 있어 웰컴 키트는 익숙하시지요? 조직문화와 핵심가치를 담은 웰컴 키트가 있다면, 신규입사자 자리 위에 올려주세요.
2. 웰컴 안내 메시지
회사 규모가 커 리셉션 데스크가 있다면 웰컴 안내 메시지로 신규입사자를 환영해 주세요. '0월 0일 신규입사자의 A 회사 합류를 환영합니다.'라는 단체 메시지보다 'ㅇㅇ님의 A 회사 합류를 진심으로 환영합니다.'와 같은 개인화된 메시지로 신규입사자를 환영한다면, 감동과 설렘 가득한 신규입사자의 눈빛을 볼 수 있을 거예요.
합류 첫날 신경 써야 하는 부분은 무엇인가요?
신규입사자에게 긍정적인 경험을 주기 위해 많은 것을 하기보다 합류 첫날에는 구성원 소개와 신규입사자 업무환경 셋업에 집중하는 것이 좋습니다. 낯선 환경에서 오는 긴장과 불안으로 스트레스가 많을 수 있기 때문이에요. 신규입사자가 편안함을 느낄 수 있도록 최소한의 것만 진행해 주세요.
1. 오피스 투어
오피스 투어는 오전에 진행하는 것을 추천드립니다. 자리 안내 후 가장 먼저 진행할 수 있다면 더 좋습니다. 신규입사자와 함께 오피스를 둘러보며 화장실 위치, 공용기기 위치 및 사용법, 오피스 보안장치 사용법 등 상세하게 알려주세요. 특히 커피머신, 정수기, 복합기와 같은 공용기기는 사용법을 최대한 구체적으로 알려주세요. '날 바보라고 생각하면 어떡하지?'라는 막연한 두려움에 사용법에 대해 질문하는 것을 어려워할 수 있습니다.
2. 환영인사
기존 구성원과 인사를 나누는 것도 오전에 진행하는 것이 좋습니다. 조직 규모가 커 전원 참여가 어렵다면, 버디를 먼저 소개해주세요. 온보딩 담당자가 모든 팀을 돌아다니며 신규입사자를 소개하기엔 리소스 한계가 있을 수 있습니다. 버디가 일정 부분 대신 진행할 수 있도록 신규입사자에게 버디를 먼저 소개해 주세요.
3. 웰컴 점심식사
합류 첫날, 혼자 점심 먹고 쓸쓸히 오피스로 돌아오는 경험, 상상만 해도 끔찍하지 않나요? 모든 것이 새롭기만 한 신규입사자를 위해 식사조를 미리 구성해두거나 소속팀 전원이 함께 식사할 수 있도록 사전 준비해 주세요.
TIP) 저는 신규입사자가 점심식사 걱정을 하지 않도록 합류 첫 주까지 식사조를 구성해 매일 오전 안내하고 있어요. 식사조는 한 테이블을 넘기지 않는 것이 좋습니다. 테이블이 나눠지면 이야기를 나누기 쉽지 않기 때문이에요. 식사조 구성에 정답은 없지만 저는 보통 1~3일은 버디+협업하게 될 동료 위주로 구성하고, 4~5일은 신규입사자가 친해지고 싶은 포지션을 물어보고 해당 포지션을 위주로 식사조를 구성하고 있어요.
4. 근무환경 안내
협업 툴 사용방법, 정기 미팅 일정, 출퇴근 시간, 일일 근무시간, 점심시간, 휴식 등 공통적인 업무 체계와 문화를 공유합니다. 공통 과정에서는 최대한 모든 신규입사자에게 해당하는 내용을 공유하고, 팀 별로 특화된 내용은 버디가 공유할 수 있도록 별도 시간을 만들어 주세요.
5. 최종 합격 피드백 미팅(with. 대표님 혹은 HR 담당자)
최종 합격 피드백은 신규입사자 R&R에 대해 얼라인 할 수 있는 가장 좋은 방법이라고 생각해요. 합류 첫날, 신규입사자에게 채용 이유와 기대역량을 공유해 주세요. 여러분이 공유하는 피드백 내용은 신규입사자에게 자신감을 심어주고, 스스로 업무 방향성을 설정하는 데 도움을 줍니다. 미팅 일정을 계획하기 어렵다면, 근로계약서 작성할 때 피드백 내용을 전달하여도 괜찮습니다.
저는 이렇게 첫날을 마무리합니다. 위 프로그램을 마무리하기까지 약 6시간 정도 소요됩니다. 남은 시간은 신규입사자가 내부 시스템에 익숙해질 수 있도록 자가테스트 하는 시간으로 활용하고 있습니다. 일반적으로 대부분의 사람들은 낯선 환경에 긴장하기 때문에 너무 타이트한 일정은 신규입사자를 지치게 할 수 있습니다. 여유로운 일정으로 신규입사자의 적응을 도와주세요.
다음 글에서는 합류 첫 주와 90일간의 수습기간 동안 신규입사자 적응을 돕기 위해 구성해야 할 프로그램에 대해 저의 생각과 경험을 공유드리겠습니다.
