커뮤니케이션 비용 줄이기
포스트 코로나 시대에 일 잘하는 방법
혼자 일하는 게 아닌 이상 커뮤니케이션은 일을 함에 있어 가장 기본이 되며 많은 시간을 할애해야 하는 일의 중요한 요소이다. 커뮤니케이션은 최소 2명 이상의 연결고리가 필요한데, 그 성질은 개인의 특정한 능력에 따라 달라지기보다는 조직의 일하는 문화와 결을 같이 해야 한다고 생각한다. 특히 코로나로 인해 재택근무가 늘어나고 원격에서 함께 일해야 하는 포스트 코로나 시대에 일을 더 잘하기 위해서는 커뮤니케이션을 더 잘해야 한다. 즉, 커뮤니케이션에 들어가는 비용은 줄이고, 구성원 간의 티키타카를 높여 물 흐르듯 일이 진행되게 만들어야 한다. 이런 환경을 구성하기 위해 몇 가지 룰을 제안해본다.
1. 공개 커뮤니케이션
대부분 기업에서는 업무용 메신저를 사용하는데, 일에 참여하는 사람들로 구성된 채널에서 공개적으로 업무 커뮤니케이션을 진행하는 것이 좋다. 어느 범위까지 공개적으로 커뮤니케이션할지 애매할 수 있다. 그 기준은 간단하다. 신규사업은 일에 참여하는 사람들이 모두 모인 전체 채널을 이용하고, 어느 정도 성숙한 사업은 팀 단위 채널을 이용하면 된다. 일명 '개인기', '음지'에서 커뮤니케이션하게 되면 함께 참여하는 사람들의 도움이 필요한 경우 중복 커뮤니케이션이 생긴다. 커뮤니케이션이 많아질수록 오해가 생기기 마련이다. 최대한 한 번에 참여자들과 함께 커뮤니케이션 함으로써 오류와 비용을 줄여야 한다. 예를 들어, 신규 제품을 만드는 데 있어 사업적 진행사항을 사업 관계자들끼리만 논의하게 되면 개발 검토를 진행할 때 배경과 목적을 설명하고 그래서 무엇을 할 건지 등을 다시 이야기하게 된다. 일에 참여하는 사람이 모인 채널에서 사업적 진행사항을 함께 공유하고, 그 내용을 바탕으로 기획/개발 담당자를 멘션 하여 내용 공유하면서 일을 진행하면 별도 미팅이나 시간을 마련하지 않아도 물 흐르듯 일이 진행될 수 있다. 특히 신규사업은 공개 커뮤니케이션이 정말 중요하다. 요구사항은 수시로 변할 수 있고, 기민한 대응이 필요한데 커뮤니케이션 비용만큼 아까운 것이 없다.
2. 요청-응답
커뮤니케이션은 크게 두 가지 종류가 있다. 첫째는 정해진 내용을 전파하는 것이고, 두 번째는 특정인에게 응답을 기대하고 요청하는 것이다. 대부분의 커뮤니케이션은 두 번째처럼 요청과 응답으로 구성되어있다. 같은 팀으로 일한다면 팀원 간 요청이 부담스럽지 않아야 하고, 응답은 즉각적으로 진행되는 것이 좋다. API 규격도 요청이 있으면 요청의 성공/실패를 응답받는데, 커뮤니케이션도 그러해야 한다. 종종 팀원 간 요청을 부담스럽게 만들거나, 요청받아 처리해주는 지위를 이용하는 사람들이 있는데 그러지 않으면 좋겠다. 특히 운영으로 인해 발생하는 요청의 경우 즉각적인 확인이 필요한 경우가 있는데, 업무 스케쥴에 운영 리소스의 할당이 반드시 필요하다. 만약 바로 답변 주기 어려운 요청이라도 언제 확인이 가능할지 또는 왜 그런 요청을 한 것인지 등 빠른 응답이 필요하다.
3. 티키타카
개인적으로 선호하는 방법은 아니지만, 오프라인에서는 개인 간 잡담과 대화를 통해 친밀도를 높이고 이를 이용해 업무를 진행할 수 있다. 하지만 온라인의 경우 이런 개인적 친밀도를 높이기는 어렵다. 그래서 온라인 커뮤니케이션 시에 같이 논의해야 하는 사람들과 공개적으로 즉각적인 대화를 진행하고, 다양한 견해를 나누는 것이 좋다. 티키타카를 만들기 위해서는 요청 시 왜 이런 요청을 한 것인지 구체적으로 설명해줘야 한다. 그리고 상대방은 요청사항을 정확히 이해한 것인지 본인이 이해한 것을 기반으로 요청자에게 더블 체크해보는 것도 좋다. 아무래도 텍스트이다 보니 문자 그대로 이해하면 잘 못 이해하는 경우가 생긴다. 내가 이해한 것이 맞는지 한번 체크해보는 것이 일의 오류를 줄일 수 있다.
정리해보면, 일에 참여하는 사람들이 모인 곳에서 공개 커뮤니케이션 + 배경에 대한 사전 설명을 포함한 요청 + 빠른 응답과 요청사항 더블체크를 통해 커뮤니케이션 비용을 줄일 수 있다. 무엇보다 팀원 간 요청에 대해 부담스럽지 않아야 하며, 다양한 견해를 자유롭게 나눌 수 있는 문화가 뒷받침되어야 한다.
