에디터의 업무 5) 외부 필진 관리
콘텐츠 검수가 필요한 외부 필진이나 체험단 운영을 종종 맡을 때가 있습니다. 우리 브랜드와 결이 맞는 필자들과 컨택하여 원고를 받고, 콘텐츠 발행으로 이어지는 업무인데요. 에디터 업무를 하면서 접해봤던 외부 필진의 유형을 나눠봤습니다.
유형 1. 블로그 체험단
블로그 체험단 관리는 섭외와 운영, 성과 트래킹의 3단계로 이뤄집니다. 섭외 이후부턴 루틴한 업무로 이어지기 때문에 각 단계에서 필요한 메일(콜드 메일, 미션 안내, 원고 피드백, 마감 리마인드 등)은 템플릿을 미리 짜 놓고 예약을 걸어두는 것이 편리합니다.
1) 섭외
브랜드 관련 테마와 키워드로 포스팅을 하는 블로거들을 찾는 작업부터 시작합니다. 네이버 인플루언서에서 검색하거나, 포화도가 높은 키워드를 검색했을 때 상위 랭크가 되어 있는 블로그들을 조사하는 방법이 있습니다. 레뷰나 서울오빠 같은 유료 중개 플랫폼을 이용하기도 하는데요. 유료 중개 플랫폼을 이용하더라도, 우리 제품/서비스와 관련된 포스팅을 하는 블로그들을 별도로 서칭 해보는 과정은 분명 도움이 됩니다.
중개 플랫폼 없이 맨땅에 헤딩해야 하는 상황에선 섭외할 블로거들의 리스트를 추리고 직접 이메일로 콜드 메일을 보내야 합니다. 블로거에게 직접 체험단을 제안하는 콜드 메일을 보낼 땐 아래의 정보들을 정리해서 첨부해주세요.
- 체험단 소개: 제공받는 제품/서비스에 대한 소개, 필요시 홈페이지 url 연동, 브랜드 소개
- 체험단 미션: 원고 분량과 사진 개수
- 일정: 모집 기간, 활동 기간, 원고 마감일
이렇게 콜드 메일에선 브랜드와 캠페인에 대한 소개만 간단하게 정리하고, 참여 의사를 회신해주면 포스팅 가이드를 전달하겠다는 이야기를 덧붙입니다. 이때 회신 기간은 일주일 정도로 잡는 것이 좋습니다. 보통 회신율은 30% 아래로 떨어지는데요. 때문에 블로거 리스트를 최대한 많이 뽑아두는 것을 추천드립니다.
2) 운영
블로거 측에서 참여 희망 의사를 밝히면 원고 가이드와 함께 참여 안내 공지 메일을 전체 회신으로 한 번 더 보냅니다. 이때 들어갈 내용은 아래와 같습니다.
- 원고 가이드: 참고할 만한 포스팅 예시, 사진 촬영 관련 유의사항, 포스팅에 넣을 키워드와 관련 홈페이지 URL
- 체험단 참여 정보: 블로거 전용 쿠폰번호, (오프라인의 경우) 위치와 방문 시 유의사항, 포스팅 하단에 넣을 브랜드 엠블럼
- 원고 마감 일정 리마인드(1차 마감, 최종 발행일)
최종 업로드에 앞서 한 차례 원고 검수와 피드백의 과정이 추가되면 좋습니다. 포스팅이 발행되면 수정 사항이 보여도 요청을 하기가 현실적으로 어렵기에 발행 전 피드백 과정이 있다는 것을 공지해야 합니다. 1차 원고에선 필요한 정보가 잘 들어가 있는지, 할인쿠폰과 url 등 요구사항이 잘 반영이 되어 있는지를 체크합니다. 또한 원고와 함께 사용한 원본 사진 파일도 꼭 요청해서 아카이빙 하세요.
3) 트래킹
블로그 체험단의 포스팅이 모두 발행된 후, 일주일과 한 달 간격으로 성과를 트래킹 하는 작업이 이뤄집니다. 1차적으로는 원고 가이드에 제공했던 핵심 키워드들을 PC와 모바일에서 검색하여 어떤 곳에 랭크가 되어 있는지를 파악합니다. 이후 블로거에게 제공했던 할인쿠폰의 사용량과 추적 코드가 들어간 url의 트래픽 수를 살펴봐야 하는데요. 이건 마케터의 영역일 수 있지만 트래킹 과정을 이해한다면 추후에 진행할 체험단 섭외와 운영 업무에 큰 도움이 될 것입니다. 앞서 작성한 지표관리 글을 참고해주세요.
유형 2. 서평단/서포터즈
블로그 체험단이 특정 제품과 서비스를 홍보하는 것이 목적이라면 서평단 같은 서포터즈는 브랜드 자체에 대한 홍보가 목적이며 기수제로 운영하는 경우가 많습니다. 약 6개월 정도로 중단기로 진행되기 때문에 사전 기획과 예산 편성부터 꼼꼼하게 준비해야 합니다.
1) 사전 기획&예산 편성
사전 기획 단계에선 기획안과 예산안을 준비해야 하는데요. 직전 기수의 운영 성과를 분석하고 개선사항과 보완할 점을 찾는 것이 시작입니다. 지난 기수와의 차이점과 운영 이슈를 사전에 정리하는 과정에서 전체적인 기획의 틀이 나옵니다. 기획안에 필요한 정보들은 아래와 같습니다.
- 직전 기수의 운영 보고&인사이트
- 전체 활동 기간 (모객, 웰컴 키트 배송, 콘텐츠 게시 횟수와 일정, 리워드 지급, 활동 마무리 등)
- 활동 인원
- 모집일정 및 홍보 콘텐츠 기획
- 이번 기수의 주요 활동과 이벤트, 특이사항
- 필요 예산의 총액
초기 기획안에 필요 예산을 기입할 땐 조금 넉넉하게 잡는 것이 좋습니다. 이후 기획안이 승인되면 세부적인 예산안을 짜서 제출해야 하는데요. 예산안에 포함되는 내용은 이렇습니다.
- 모객 기간 중 홍보 예산비 (온∙오프라인에서 사용할 광고/마케팅 비용)
- 서포터스에게 개별 지급되는 원고료/활동비
- 웰컴 키트 비용과 구성 품목 리스트
예산안까지 최종 승인이 되면 본격적인 모집의 시작입니다. 일정이 틀어지지 않도록 수시로 체크하는 습관이 필요합니다.
2) 활동인원 모집
모집 기간 중 홈페이지와 자사 SNS 채널에 공지사항을 업로드합니다. 홈페이지에 게시할 배너와 상세페이지를 기획하여 디자인팀에 넘기고, 퍼블리싱된 테스트용 링크를 보고 피드백하여 최종 업로드합니다. 홈페이지 게시 일정에 맞춰 자사 SNS 채널에 업로드할 모집공고 콘텐츠를 준비해야 하는데요. 콘텐츠 회의를 활발하게 진행할수록 더 좋은 아이디어가 나올 수 있습니다. 그 외 포스터와 판촉물 같은 오프라인 홍보를 기획한다면 이에 대한 별도 예산도 짜놔야 합니다.
3) 운영
이번 기수의 활동인원으로 선정된 사람들에게 축하 메일을 발송한 후 모집이 완료되었음을 공지합니다. 메일에는 전체 활동기간과 콘텐츠 마감일, 활동 혜택, 유의사항 등을 전달하고 웰컴 키트를 수령할 주소를 문의합니다. 사전에 준비한 웰컴 키트를 배송한 후부터는 루틴 한 운영 업무로 넘어가는데요. 이번 달 콘텐츠의 주제와 마감 일정을 공지하고, 메일로 원고를 피드백하고, 최종 콘텐츠를 홈페이지를 비롯한 공식 채널에 업로드하고, 활동비를 지급하는 업무 루틴이 기수가 끝날 때까지 이어집니다.
코로나로 인해 전체 활동이 온라인으로 이뤄지는 경우가 많아서 운영 리소스가 단축되는데, 오프라인 행사도 이벤트성으로 준비해야 한다면 그에 따른 기획과 준비 업무가 추가될 것입니다. 반복적이지만 일정을 놓치면 수습이 어렵기 때문에 빠트리지 않도록 계속 리마인드하고 동료와 더블 체크하는 것이 중요합니다.
유형 3. 외부 전문가
마지막으로는 외부 전문가 필진 관리입니다. 전문직종을 가진 분들일 수도 있고 불특정 다수에게 기고를 받는 경우도 있습니다. 콘텐츠 연재 기획과 섭외, 원고 피드백, 콘텐츠 게시와 사례 지급의 순서로 앞선 유형들과 동일하게 이뤄집니다. 외부 필진 관리 업무는 콜드 메일부터 원고 관리, 커뮤니케이션까지 담당자 한 명이 진행하는 것이 가장 좋습니다. 연재 이후에도 언제든지 추가 콘텐츠 기획으로 이어질 수 있도록 좋은 관계를 유지하는 것이 담당자의 가장 중요한 역할일 수 있습니다.
