내가 배운 뉴욕영어 #17 (Series)

이메일 구성요소 및 작성요령

이메일에 있어 가장 중요한 부분은 본론과 결론 부분입니다. 그 반면 서론 부분은 상대적으로 간단합니다. 마치 인사를 하듯이, 구면이거나 초면이건 간에 서로 인사는 하듯이, 본론에서 싸움을 하건 설명을 하건 사과를 하건 간에 서론은 인사치레에 가까우며 본론에 대한 약간의 힌트 정도만 필요합니다.

그렇기에 작문을 할 필요도 많지 않으며, 기존에 쓰던 문장들을 좋은 것들로 몇 개 기억해 놓은 후, 경우에 따라 적용하면 끝!

서론은 일반적으로 두 문장으로 구성됩니다. 한 문장으로 된 서론은 왠만하면 피하세요. 보기에 좋지 않습니다. 2-3 문장의 구조가 제일 안정적입니다:

First Sentence) acknowledge - 전 편지에 대한 언급
Second Sentence) added details - 위에 대한 추가사항

예: Thank you for the email yesterday. With the information provided, we processed your request.

서론에 주로 쓰이는 좋은 샘플 몇 개를 드립니다. 이렇게 저렇게 상황과 편의에 따라서 몇 개의 단어들을 수정하고 인용하시기 바랍니다. Bold로 표시한 부분은 변경하지 않으셔도 되고, 그 외 단어 등은 목적에 따라 변경하여 쓰시면 됩니다.

- Thank you for your fax message on March 12.

- Thank you for your fax of May 10, 2013 addressed to Mr. Letterman.

- Thank you for your comments regarding our plans.

- I am writing in response to your letter dated May 16, 2014 regarding the case No. 123.

- As a follow-up to my letter of yesterday, I would like to inform you that (하고 싶은 말)

- Further to our telephone conversation, I would like to inform you that (하고 싶은 말)

- Referring to your letter on September 10, 2008, I would like to advise you that (하고 싶은 말)

- With apologies for my delay, I would like to send you the package by Friday.

- I am writing to thank you for your kindness at the seminar.

본론 또는 결론을 다를 때 언급하겠지만 특수 동사 (제가 그냥 쓰는 표현입니다만) inform, advise, recommend, suggest, urge, demand 등의 동사는 매우 예민한 경우가 있더군요 - 한국분들의 경우 이들을 언제 사용해야 하는지 등 적절한 경우를 잘 모르시는 듯합니다. 특히 notice/notify라는 단어를 남용하는 경우가 많은데 차후 설명하겠습니다.

정리하면, 서론은 작문을 할 필요 없이, 상황별로 사용하는 문장 몇 개만 가지고 이를 일부 수정하여 쓰면 됩니다. Don't try too hard on the introductory part of emails.

- Cont'd