장담컨대! 마케팅 대행사에서 타임라인 관리를 못하면,
안그래도 일이 많은데 집에 절대 못간다.
(거짓말 아니고 진짜 새벽이 되어도 못간다...)
특히 타임라인 관리를 해야하는 이유는,
1) 동시다발적으로 생기는 업무를 효율적으로 처리해서,
2) 나의 리소스 관리 능력을 향상시키고
3) 동일한 시간 내에 더 많은 업무를 해낼 수 있다.
여기서 이런 생각이 들 수 있다.
"동일한 시간에 더 많은 업무를 하는 것이 저에게 무슨 의미가 있나요?
여유로운 날에는 2시간 걸리는 일을 하루종일 해도 상관없지 않나요?”
동시간에 더 많은 업무를 해낸다면,
스스로 그만큼의 리소스를 확보할 수 있고,
매일의 할일이 아닌, 학습과 업무 고도화를 할 수 있게 된다.
AI 시대에 단순 운영과 리포팅만 하는 대행사 담당자는
당연히 대체 가능해진다.
고도화 된 캠페인 + 똑똑한 고객사와 함께 일하기 위해선
학습과 업무고도화를 위한 시간을 반드시 내어야 하는데,
이 시간들이 나의 커리어를 성장시키는 길이다.
업무가 생길 때마다, 우선순위를 매기는것이 가장 먼저 진행되어야하고 가장 중요하며,
우선순위는 아래 3가지 요소를 종합적으로 고려하여아 한다.
1) 데드라인
2) 업무 중요도
3) 작업 소요시간 예상
+ 여기에 하나 더해본다면 : 데드라인 협상 가능성
빠르게 처리가능한 업무이지만 중요도는 낮고 DUE도 넉넉한 편이다?
▶ 다른 업무를 우선적으로 하되, 혹시나 짬이 난다면 빠르게 처리한다!
업무 중요도가 높고 오래 걸릴 것 같으나 데드라인이 촉박하다?
▶ 고객사와 결과물의 퀄리티를 네고하거나 or 데드라인을 네고해본다!
위 3가지에 더불어, "1개월 단위의 업무 사이클" 에 대해서 파악하고 있어야 한다.
예를 들면 이런 식이다.
1) 월초 : 6~7일 경까지 정산업무가 마무리 되어야 하겠군.
2) 월 중반 : 캠페인 최적화 및 상시 광고주 문의사항 대응건이 있겠다.
3) 상시 : 고객사와 합의된 스케줄을 정리해두고, 신규로 요청올 업무에 대해서도 언제 무엇을 해야하는지 미리 준비해둬야겠다.
ex. 매월 25일경 부터는 다음달 캠페인 제안 요청이 온다 →
이번달 2~3주차 기간동안 운영중인 캠페인에 대한 분석을 통해 미리 준비한다.
위와 같이 기본적인 1개월 단위의 업무루틴을 명확히 알고 있어야
'예상 가능한 하루 스케줄' 을 만들 수 있다.
작업 소요시간을 파악할 때는,
항상 '결과물이 어떤 형태로 나와야할지?' 를 먼저 생각해보아야 한다.
예를 들면 이런 사고의 흐름이다.
고객사 : 1월간 운영한 SNS 매체에 대한 성과를 분석해주세요.
나 : 결과물이 어떻게 나오면 좋을까?1. 우선 월별 / 캠페인 목표별 데이터가 들어가면 좋겠다.
2. 소재별 데이터도 분석하는게 좋겠다. 매체 데이터에서 소재별 데이터까지 추출해야겠군.
3. SNS 매체와 아닌 매체간의 리텐션 차이가 어떤지도 보면 좋을테니, 트래킹툴 데이터에는 리텐션 지표까지 추가해봐야겠다.
이렇게 됐을 때 결과물은 :
- 차트 3개 (월별 X 캠페인별 성과 / 소재별 성과 / SNS 매체리텐션 트렌드)
- 이에 따른 코멘트가 포함된 엑셀파일이면 되겠군.
- 그런데 SNS 매체에 대한 트렌드 자료를 어디선가 보았던 기억이 나는데, 그 자료도 다시 서치해보아야지.
첫번째 사고흐름으로 결과물에 대한 대략의 예측하는 것이 중요하지만,
어떤 결과물이 나와야할지? 예측이 어려운 경우도 당연히 있다.
그러므로, 모든 업무가 생기면 나의 능력치에 따라 업무를 구분해두어야 한다.
1. 이미 예전에 해봤고, 혼자서 예상가능한 시간 내에 할수 있는일
맨 처음에 말했던 데드라인과 중요도, 작업 소요시간 3가지를 판단하고,
하루 업무 중 어디에 끼워넣어야할까? 를 판단하면 된다.
2. 안해봤지만 스스로 할 수 있겠다고 확신이 드는 일 (예상 소요시간도 어느정도 예측이 가능한 일)
이런 업무의 경우, 소요시간을 예상하지만
생각보다 오래 걸릴 경우를 대비해서 예상 소요시간 X1.5~2.0 정도로 판단해둔다.
3. 한번도 안해봤고 어떻게 하는지 모르겠는데, 누가 봐도 업무시간 기준 1일 이상 소요 = 오래 걸릴 것 같은 일
이런 업무는 일을 당장 처리할 수는 없지만, "접근방법"까지는 미리 알아두는 것이 중요하다.
내가 알고있는 지식 및 서치 (슬랙/메일/구글링 등) 바탕으로 해결할 수 있는가? 를 먼저 확인하기
20~30분내로 답이 안나온다면? 더 이상 고민하기보다는,
1차적으로 이렇게 접근하는것이 맞는지 팀원이나 상사 등 해당업무 유경험자에게 물어본다.
"접근 방법" 을 파악해두는 것 까지는 최소 30분~최대 1시간 이내로 완료해두어야 하며,
매체사나 솔루션사 등 연관된 담당자에게 미리 물어봐두어야 한다면 메일을 보내둔다.
위 작업이 끝난 뒤, 고객사에 예상 소요시간을 선제적으로 제시하고,
타임라인을 충분히 확보한뒤 업무를 수행한다.
여기서 주니어들이 자주 실수하는 부분은
우리 회사 외부로 문의를 진행한 경우, "답변받는 시간"까지 고려하여 타임라인을 안내해야 한다.
ex. “이 업무는 매체 측 문의 및 내부 데이터 자료분석 진행 후, 차주 월요일까지 공유드리도록 하겠습니다.”
마케팅 대행사에서는 '고객사 요청건'을 최우선으로 처리하되,
그 안에서도 업무 우선순위를 나누어야 한다.
[업무 우선순위]
1. 고객사 요청으로 즉시 또는 당일 업무시간 내로 답변 or 액션이 필요한 업무
2. 고객사 요청이나 타임라인이 정해져있지 않고, 역제안이 가능한 업무
3. 고객사 요청이 아닌, 내가 디벨롭 해보고 싶은 업무
3번처럼 타임라인 없어도, 내가 스스로 디벨롭해보고 싶은 업무는
1주 이상 이후의 기간을 두고, "어느 일자까지 완료하는 것"을 목표로 정해보자.
마케팅 대행사에게 항상 오늘은 오늘의 일이 있고, 더 생길수밖에 없다.
그래서 타임라인 정해져있지 않은 업무는
항상 널널하게 기간을 확보해두어야
매일매일 미뤄서 결국 안하게되는 불상사를 방지할 수 있다.
RFP 기반으로 제안해야하는 경우엔, '팀 내 보고' 도 중요하다.
팀과 함께해야하는 일은,
주어진 일을 내 페이스/속도대로 진행하거나 판단하면 안된다.
1. 위에서 언급한 타임라인 관리 방법에 의거해 타임라인을 플래닝하고,
2. 늦어질 것 같다면, 미리 상황을 설명한 뒤 + 도움을 요청하는 것 또한 중요한 역량이다.
3. 특히 중간 피드백이 필요한 업무는 가장 먼저 완성하고,
팀 내 합의가 완료된 후에 나 혼자서도 할 수 있는 일을 진행해야 한다.
빠르게 업무를 진행하는 것만큼,
하루를 완결성있게 마무리하는 것 또한 매우 중요하다.
실제로 대행사를 다닐 때 사례로,
필자의 팀원 중 한 명은 고객사가 "완료되시면 말씀해주세요" 라고 한 업무에 대해
진행현황을 공유하지 않고 퇴근한 적이 있었다.
그런데 고객사는 계속 대기하다가, 늦은 저녁시간에야
완료여부를 확인하는 연락이 왔던 케이스가 있다.
당일에 모든 업무를 다 해낼 필요는 없지만,
고객사에 당일 또는 적절한 주기로 "사전노티" 하는 것이 중요하다.
ex. 지난번 말씀주셨던 A업무는 현재 OO단계까지 진행중이며,
B업무는 수요일까지 완료 가능할 것으로 예상됩니다. 완료되는대로 공유드리겠습니다!
대행사에서 빠른 속도감으로 여러 업무를 하다보면
- 진행중이던 업무의 일부를 누락하거나,
- 더 급한 다른 업무에 치여 잊혀지는 업무들이 발생할 수 있다.
대행사에서는 업무 누락이 곧장 비용손실과 직결될 가능성이 높기 때문에 (ex. 광고비 과소진)
퇴근전, '오늘까지 하기로 했던 업무를 완결지었는지?' 를
마지막으로 한번 점검해야한다.
숨도 안쉬고 여기까지 다 읽은 분이 있다면,
타임라인 관리를 제대로 할 의지가 넘치는 사람인 건 확실하다!
이제 이 방법론들을 내 업무에 적용해보면서,
<나만의 타임라인 관리법> 을 만들어 나간다면,
고객사로부터 "일잘러" 소리를 들을 수 있게 될 것이다 :)
* [대행사 생존 메뉴얼] 은 AI 시대에 스스로 생각하는 수준을 유지하기 위해, AI 의 도움을 받지 않고 쓰여집니다.