스마트워크 구축하기
조직문화 담당자로 일하며 해왔던 일들을 소개해보고자 합니다. 회사의 특성에 따라 조직문화 담당자의 업무는 다양하고, 이런이런 업무를 한다고 특정하기 어렵습니다. 제가 대단한 일들을 한 건 아니지만, 이런저런 일을 했었다는 에피소드를 들려주는 것만으로, 조직문화 업무에 다가가는데 조금은 도움이 될 것 같다는 생각이 들었습니다.
가장 힘들게 해 왔던 일이 가장 먼저 떠오르네요. 바로 ‘스마트워크 도입'이'였습니다. 즉, 우리 조직의 일하는 방식을 바꾸는 것이었죠. 예측된 일이었다면 한결 수월하였을 텐데, 코로나로 인해 고민할 겨를도 없이 우당탕탕 실행해야만 했습니다. 우선 코로나가 심할 땐 직원들의 안전을 위해 재택근무를 해야만 했는데요. 지속되는 코로나에 재택근무의 지속 및 중단을 되풀이하다, 재택근무에 한정 짓지 않고 일하는 방식을 바꿔 나가는 스마트워크로의 확장이 필요했습니다. 여전히 스마트워크 내재화는 ‘진행 중'입니다. 진보와 퇴보를 왔다 갔다 하고 있고요. 하지만 완벽한 스마트워크가 있을까요? 아마 이러한 과도기를 오랜 기간 지나야 할 것 같은 기분이 듭니다. 스마트워크 내재화 단계를 소개해보고자 합니다.
1. 직원안전을 위한 재택근무
제가 일하고 있는 회사에선 코로나 시기에 재택근무를 처음 하게 되었습니다. 오로지 ‘직원안전'을 위해서였죠. 일하는 방식에 대한 그라운드룰, IT 도구, 비대면 환경에서의 업무 스킬 등 아무것도 갖춰지지 않은 무방비 상태에서 시작한 거죠. 단기간이었다면 괜찮았겠지만, 코로나는 질겼습니다. 오랜 기간 지속되었죠. 여러 어려움들이 보이기 시작했고, 스마트워크를 위한 환경을 하나하나 갖춰가야겠다는 필요성이 생겼습니다. 또 이미 재택근무를 통해 업무 생산성을 경험했기에 이를 지속적으로 해나가기 위한 환경이 필요했습니다.
2. 우리 조직만의 ‘스마트워크’ 재정의
하지만 조직, 직무의 특성상 100% 재택근무를 하기엔 무리가 있었습니다. 그래서 우리 조직만의 스마트워크를 재정의할 필요가 있었죠. 회사와 직원들이 ‘스마트워크'에 대해 동일한 정의를 내리고, 이해도를 같이 하는 부분이 가장 중요한데요. 이해가 동일하지 않다면, 여기저기 무리한 요구를 하게 됩니다.
예를 들어 ‘스마트워크 = 재택근무'로 생각한다면, 각 직무 및 환경에 따른 업무의 생산선/효율성을 고려하지 않은 채 무조건 재택근무를 하는 게 좋다는 인식을 갖게 됩니다. 물론 초기엔 생각을 맞추는 게 쉽지 않습니다. 구성원들과의 지속적인 소통이 중요한 이유입니다.
3. 일하는 방식 그라운드룰 수립
우리 조직만이 고유한 ‘스마트워크’ 정의가 내려졌다면, 이에 맞는 일하는 방식을 수립할 필요가 있습니다. 스마트워크는 곧 일을 잘하는 방식인 것이고, 이를 위해 구성원들 간 합의된 약속이 있어야 하는 것이죠. 물론 그라운드룰이 없어도 잘하는 조직도 있겠지만, 인원이 많은 대규모 조직이나 처음 스마트워크를 도입하는 조직이라면 그라운드룰 수립 및 내재화가 중요합니다. 이때 모든 조직이 지켜야 하는 ‘공통 그라운드룰'과, 공통 그라운드룰에 기반한 각 부서팀에 맞는 그라운드를 나눠 수립하는 것도 방법입니다.
4. 스마트오피스 구축
스마트워크를 내재화 나가다 보니, 오피스도 스마트워크의 중요한 요소임을 자연스레 알게 됩니다. 다양한 일의 특성을 고려하지 않은 기존의 한 가지 형태로만 존재하는 오피스가 매우 비효율적으로 느껴지기 시작했습니다. ‘소통협업’, ‘집중업무’, ‘퀵 미팅’, ‘휴게공간’ 등 다양한 형태의 공간을 구성하기 위해 스마트 오피스를 벤치마킹하고, 조직의 상황에 맞게 개선해 나갔습니다.
5. IT 시스템 도입 및 내재화
협업툴 도입도 필요해졌습니다. 비대면, 비동시성의 상황에서의 커뮤니케이션이 중요해진 거죠. 협업툴의 도입은 기존의 일하는 방식을 많이 바꾸었습니다. 성과관리의 방식이 크게 달라졌죠. 이전엔 진행한 과업들을 하나하나 보고했다면, 이젠 협업툴을 통해 모든 과업의 진행과정을 모니터링할 수 있게 되었으니까요. 다만, 직원들이 툴에 익숙해지는 시간이 많이 필요합니다. 특히 디지털 도구에 상대적으로 익숙하지 않은 리더들이 툴에 잘 익숙해질 수 있도록 돕는 것이 필요합니다. 여러 차례의 협업툴 사용 교육과 매뉴얼 제작을 통해 모든 구성원들이 협업툴을 잘 사용할 수 있도록 도왔습니다.
6. 스마트워크 평가
스마트워크가 잘 진행되고 있는지, 성과엔 어떤 영향을 주고 있는지 연말에 평가를 진행하였습니다. 평가를 통해 이슈가 발견되었을 땐, 내년도엔 스마트워크를 어떤 방향으로 이끌어갈지 방식을 모색하였습니다. 이때 재택근무가 축소될 수도 있는데, 이때 구성원들과의 소통이 매우 중요해집니다. 스마트워크 평가는 매년 진행해 나가면 좋습니다. 스마트워크가 온전히 정착하기엔 긴 시간이 걸리므로, 매년 평가를 통해 조금씩 개선해 나가는 것이죠.
스마트워크는 매우 모호한 과업이지만, 조직문화 담당자가 하나하나 개척해 나가는 재미가 있습니다. 모든 것이 불분명한 VUCA 시대에, 새로운 일하는 방식을 만들어 나가는 일은 정답을 찾는 것이 아닙니다. 정답을 만들어 나가야 하는 것이죠. 제가 ‘개척'이라고 표현한 이유입니다. 일을 더 잘하기 위한 고민을 주로 해야 하므로, 얼마나 생산적인 고민인지 모릅니다.
