PM의 프로젝트 운영 능력을 결정하는 것
프로젝트 론칭부터 랜딩까지의 체크리스트
만반의 프로젝트 준비가 끝난 후, 드디어 프로젝트 론칭. 프로젝트 랜딩까지 순항을 위해 PM이 점검해야 할 항목들을 살펴보자.
본격적인 글을 시작하기 전, 한 가지 말하고 싶은 것이 있다. 개인적으로 이번 편의 글의 흐름 정하는 것이 가장 어려웠다는 것. 시작부터 웬 푸념이야?라고 시작할 수 있겠지만, 프로젝트를 운영하면서 아주 사소한 일부터 중대한 업무까지 정말 다양하고 많은 일을 하거니와 분야마다 하는 운영 업무가 다르기 때문이다. (예상컨대, 운영시 본인의 업무를 일목요연하게 빠짐없이 나열할 수 있는 PM은 매우 드물 것이다.)
결과적으로 한 달이라는 작성 기간 중 절반 이상을 소재 구상에만 몰두했고, 매일 적어 내려간 끝에 다행히도 한 편의 글이 완성되었다. 그러니까, 내가 하고 싶은 말은 이 글은 PM이 프로젝트 운영시 하는 아주 많은 일의 일부라는 것이다.
당신은 PM이 운영 중 하는 일을 명확히 나열할 수 있는가?프로젝트를 운영한다는 것은 무엇일까? 어쩌면 사이클링과 같은 것 아닐까? 한 번도 해본 적은 없지만, 대자연을 즐길 수 있는 여러 자전거 주행 코스를 보유한 야외 스포츠라는 것쯤은 알고 있다.
프로젝트 운영은
단순히 ‘빨리’ 달리는 것이 아닌
마주한 코스를 ‘유연하게’ 통과하는
‘사이클링’과 같다
여러 방식의 사이클링 코스 스타일 출처: 123RF야외에서 사이클링을 하다 보면 예기치 못한 상황에 맞닥뜨릴 수 있다. 산, 정글, 예상치 못한 비나 큰 돌부리를 마주하더라도 주행자는 적절한 주행 스킬과 판단력으로 목표 지점에 도달해야 한다. 이처럼 오늘 글에서는 PM이 프로젝트 운영 시 발휘해야할 ‘적절한 주행 스킬과 판단력’에 대해 설명하고자 한다.
1. 프로젝트 트래킹
지난번 프로젝트 기획 글에서 ‘문서화’이야기를 하면서 언급한 ‘프로젝트 플랜’을 기억하는가? (뭐였지? 싶은 분들은 이 글을 다시 참고하시라.) 프로젝트 트래킹이란? 계획한 대로 프로젝트가 잘 흘러가고 있는지 지나온 발자국과 현재 지점 그리고 가야할 길을 체크하는 것이다. 때문에 프로젝트가 계획과 같이 잘 흘러가는지 기획 시 작성해 둔 문서(프로젝트 플랜)를 토대로 트래킹하는 것이 필수적이다. 트래킹 방법에는 지난 글에서 언급한 간트차트, 로드맵 등을 활용하여 정기적으로 진행 상황을 체크할 수 있다.
퀄리티 관리를 위한 트래킹 세부 요소는 아래와 같다.
프로젝트 개요
프로젝트 일정
현재 업무 진행율
예산과 지출비용
주차별 KPI 달성율
변수에 따른 리스크 관리
2. 변수와 리스크
프로젝트든 인생이든 계획한 대로 흘러가면 얼마나 좋을까! 하지만 백이면 백 일단 시작을 하게 되면 예기치 못한 변수가 하나 이상은 발생하기 마련이다. 대개 프로젝트 운영 중 변수는 예산, 자원, 과업 범위라는 세 가지 범주 안에서 발생하곤 한다. 대략적인 변수의 종류는 아래와 같다.
예산 또는 지출액 변동
인력 구성 및 컨디션 변동
과업 변동
국제적/ 국가적/ 초자연적 상황의 발생
클라이언트/이해관계자 의견 변동
기타
예상했던, 그렇지 않았던 간에 일단 리스크가 발생하면 당황스럽기 마련이다. 이 때, 적용 가능한 리스크 관리법, ROAM을 소개한다.
ROAM 리스크 관리법. 출처: Intland Software 블로그Resolved: 비교적 문제 해결법이 명확하여 즉각적으로 해결
Owned: 문제 해결에 적합하다고 판단되는 사람을 담당자로 위임 (위임 후 문제 해결까지 follow-up)
Accepted: 해결 할 수 없는 문제로 판단하여 리스크를 그대로 인정
Mitigated: 완전하진 않지만 어느 정도 만족할만한 수준으로 리스크 해결
구체적인 상황에 대입해보기
홍보 대행사를 통해 섭외한 특강 연사가 하루 전 불참 통보를 했다. (상황 가정)
신청자들이 2순위로 지목한 연사를 섭외하여 진행한다. (resolved)
해당 업무 담당자인 홍보 대행사에게 연사 pool에서 가능한 대체 연사 섭외를 요청한다. (owned)
대체 연사 섭외를 진행해보았지만, 가능한 인력이 없어 신청자들에게 사과 안내 문자 및 전화를 돌린다. (accepted)
대체 연사 섭외를 진행해보았지만, 가능한 인력이 없어 해당 연사와 추후 영상 녹화본을 제공하는 것으로 협의하고 신청자들에 안내한다. (mitigated)
3. 데이터 분석을 통한 지속적 퀄리티 개선
아마 이 글을 읽는 PM분들이라면 대부분 본인의 프로젝트가 다음에는 더 나은 방향으로 개선되면 좋겠다는 희망을 가슴 한 켠에 품고 있을 것이다. 그렇기 때문에 운영하면서 발생하는 ‘데이터’를 최대한 잘 모으고 활용하는 것이 중요하다.
‘내가 담당한 프로젝트는 오프라인 중심이라 데이터를 수집할 수 없는데, 어떡하지?’ 라고 고민하는 독자분들이 계신다면, 다시 프로젝트 A-Z까지 살펴보시길. 프로젝트를 운영하면서 얻을 수 있는 데이터는 분명히 있다. (정 없다고 생각이 든다면, 서비스 만족도 조사라도 하는 것을 추천한다.)
프로젝트 퀄리티 개선을 위한 데이터 분석은 6단계로 진행된다.
Ask: 현 문제 상황을 구체적으로 질문한다.
prepare: 문제 상황에 대해 답을 얻을 수 있는 데이터를 모은다.
process: 수집한 데이터 중 관련없는, 모순된, 부정확한 데이터 삭제한다.
analyze: 정리된 데이터를 분석하여 결론 도출, 방향 모색, 상황 예측 등을 진행하고, 시각화한다.
share: 시각화된 자료를 인사이트와 함께 이해관계자들에게 공유한다.
act: 본질적인 문제 해결을 위해 조치를 취한다.
구체적인 상황에 대입해보기
왜 교육 참여율이 매회 지속적으로 줄어들까? (ask)
교육 전반에 대한 만족도 조사 및 강사의 후기 등의 정보 수집한다. (prepare)
오타, 관련없거나 중복 답변, 에러 등은 삭제한다. (process)
긴 교육 시간, 기본적인 내용의 난이도 등 문제에 대한 원인을 효율적으로 보여줄 수 있는 도식화 방식을 사용하여 시각화한다. (analyze)
시간을 30분 정도 줄이고, 수업 내용 난이도에 따라 분과교육을 진행하는 것으로 개선점을 도출하여 전달한다. (share)
확정된 개선 사항을 실행한다. (act)
4. 효율적인 팀 커뮤니케이션
일을 할수록, 특히 프로젝트를 매니징하면서 깨달은 것이 하나 있다. 그것은 모든 업무의 중심 또는 기저에는 ‘사람’이 있다는 것이다. 따라서 협조적인 팀 분위기와 스마트한 커뮤니케이션 방식에 따라 프로젝트의 승패가 좌우되기도 한다.
최근 프로젝트 매니지먼트를 공부하며, 내게 인상적으로 다가온 그림 하나가 있다.
위 두 개 이미지 중 당신이 생각하는 Team의 모습은 어떤 모습인가? 요즘 내가 느끼는 팀의 정의는 아래와 같다.
특정 문제를 해결하기 위해
맡은 역할 기대를 충족하고,
리뷰를 통해 성장하는 집단
스타트업에 다닌다면, 중소기업 또는 대기업에 속해있을 때 보다 리더의 자격을 경험이 충분치 않은 상황에서 맡을 수 있다. 그럴 때 겪는 것 중 하나가 ‘효율적인 팀 운영’에 대한 어려움인 것 같다.
본인이 리딩하는 혹은 속하는 팀이 아래 항목에 얼마나 해당되는지 리뷰하면서 개선점을 찾아보자.
효율적인 업무 체계가 잘 잡혀 있는가
상호 의사소통이 잘 되고, 잘 듣는가
신뢰와 심리적 안정감을 주는가
서로에게 공감하고, 동기부여 하는가
권한을 위임하고, 우선순위를 정하여 일 처리를 할 수 있는가
팀의 성공을 축하하는가
개인적으로 PM으로서 성장하는 시기는 론칭 이후 프로그램을 운영할 때라고 생각한다. 시시각각 변하는 업무, 담당자, 리스크를 멋지게 포용하는 해결사의 모습같달까?
사실 처음이나 지금이나 나는 아직도 PM이라는 직책이 어색하다. 그러나 조금 거창할지 모르지만, 나는 이 역할에서 좁게는 사회, 넓게는 인생을 배우는 중이다.
일도 사람도 다 함께 내 편으로 만들며 웃으며 가는 PM은 흔치 않다. 부디 이 글을 읽고 있는 당신이 그런 사람이 되길 바라며 글을 마친다.
