차별화된 PM의 5가지 프로젝트 기획법
beforehand and detailed
킥오프가 종료되었다. 프로젝트 론칭 전까지 PM이 해야할 일은 무엇일까?
프로젝트를 매니징한다는 것을 ‘어찌 저찌 굴러가게끔만 하면 되는 것’이라고 접근했을 때는 그 역할의 진입 장벽이 굉장히 낮게 생각될 수 있다. 하지만, 주어진 자원을 적절히 활용하여 다양한 변수들을 해결하면서 이전 프로젝트보다 나은 결과물을 목표로 둔다면 결코 쉬운 일이 아니다. 그래서 프로젝트가 론칭되기 전 그 준비를 하는 기획 단계를 어떻게 보내는지가 매우 중요하다. 프로젝트를 얼마만큼 디테일하게 준비하는지에 따라 실제 프로젝트 결과 또한 그렇지 않을 때와 판이하게 달라질 수 있다.
사전에 그리고 디테일하게
프로젝트를 기획할 때 항상 염두에 두는 두 가지 단어가 있다.
그것은 ‘사전에(beforehand)’와
‘디테일한(detailed)’이다.
위 두 단어는 상반된다기 보다는 동향의 단어라는 느낌이 들 것이다. 개인적으로 이 두 단어를 굉장히 좋아한다. 성향 자체가 마감 기한을 코 앞에 놓고 무언가 일을 진행하려고 하면 능률이 떨어지는 사람이라 ‘사전에’ ‘디테일하게’ 계획을 세울 때 편안함을 느끼는 사람이라 그렇기도 하다. 게다가 실제 업무를 해보니 무언가를 사전에 꼼꼼히 계획한다는 것은 많은 장점을 가지고 있다. 당장 생각나는 장점만 나열해보자면 아래와 같다.
개별 업무와 전체 프로젝트를 볼 수 있다
전체 일정을 짐작할 수 있다
TF 멤버간 신뢰감이 형성된다
리스크 예측 및 실제 운영시 대처가 수월하다
개선점과 보완점의 아이디에이션으로 더 나은 솔루션(서비스)을 제공할 수 있다
운영 시 보다 여유로운 마음을 가질 수 있다
작은 나무는 모여
큰 숲을 이룬다
각 업무를 한 그루의 나무라고 본다면, 결국 그 작은 나무는 모여 하나의 울창한 숲, 즉 프로젝트가 된다. 앞으로 내가 나열할 5가지 기획 스킬들도 어떻게 보면 사소한 부분이라고 생각될 수 있지만, 결과적으로 어떤 숲이 될지 결정하는 결정적인 요소가 되기도 한다.
그래서 나는 이 글을 읽고 있는 독자분들 중 프로젝트를 매니징을 하고 있는 또는 해야하는 분이 계시다면, 감히 아래 5가지를 꼭 습관화하기를 적극 추천드린다. 프로젝트의 성공적인 랜딩을 위해 더 나아가 당신의 차별화된 기획 스킬 습득을 위해.
1. 업무 쪼개고 분담하기 / WBS
몇 해 전, OKR이라는 목표와 구체적인 실천 계획을 잡는 방법론이 큰 인기를 끌었다. 단어 그대로 Object(목적) 아래 Key Results(주요 성과)를 설정하는 방법인데, 저 멀리에만 있을 것 같은 목적지 향한 여정을 중간 여행가듯 잘게 쪼개 보는 것이다.
WBS는 (Work Breakdown Structure)의 약자로, 전체 업무를 나열하고 구조화해보는 작업이다. 업무를 누락시키지 않고, 구상할 수 있으며, 체계화하여 시각화하기 때문에 업무 분담 시, 구체적이고 명확한 이해가 가능하다.
출처: 서적 ‘업무 실행의 기술’, 조성주 저만약, 위 과정에서 한 단계 더 나아가고 싶다면, 세분화한 업무 별로 담당자를 정해 권한과 책임을 적절히 분배하는 것도 좋다. (여기에서 업무 분배하는 방법으로는 RACI 기법이 있는데 참고하실 분은 여기를 클릭해보시라)
2. 전체 프로젝트 스케줄 파악하기 / Roadmap
위 1번을 완료했다면, 프로젝트 종료일에서 시작일까지 일자를 거꾸로 산정하면서 각 업무의 순서를 정하고, 누가 얼마의 기간 동안 진행할지 체크하는 것이 필요하다. 스케줄링, 일정 관리라고 일컫어지는 이 매니징 방법에는 흔히 간트 차트 양식이 사용되었다.
간트 차트도 그 템플릿이 천차 만별이다. 출처: nutcache한편, 스타트업과 같은 애자일 조직에서는 Jira, Confluence, Asana 등의 조직에 맞는 다양한 방식을 자유롭게 적용할 수 있는 협업 SW를 사용하기도 한다.
proposed, scheduled, in progress, completed로 나뉜 할 일 출처: Roadmunk3. 변수 시나리오와 대책 세우기 / Risk register
프로젝트를 기획 시, 많은 담당자 또는 PM들이 간과하는 부분 중 하나, 변수를 예상하고 대비책을 마련하는 작업이다. 발생 가능성이 낮은 것에서 높은 것까지, 리스크 위험이 낮은 것에서 높은 것까지 파악하고, 각 리스크를 어떻게 대처할지 계획하는 것은 실제 그 일이 닥쳤을 때, 의연하게 행동할 수 있는 근거 있는 자신감을 선사한다.
변수 시나리오를 짜고 대비책을 세울 때는 혼자보다는 TF팀과 함께 브레인스토밍을 한다면, 보다 크리에이티브한 방향으로 발생할 수 있는 위험을 발견하고 대비책을 세울 수 있다.
4. 이해관계자 소통 일정 계획하기 / Communication plan
하나의 팀과 사내외 전방위적으로 프로젝트에 연관된 사람들을 생각해봤을 때, 클라이언트를 비롯하여 TF, 이사회 등 각 이해관계자와 무엇에 대해 얼마나 자주 어떻게 의사소통할 것인지에 대한 플랜을 짜는 것은 중요하다. 실제 프로젝트를 시작하게 되면, 일을 운영하는 것만으로도 머릿 속이 복잡해지기 마련이다. 그렇기 때문에 프로젝트가 시작되기 전에 이러한 것들에 대한 준비를 해놓는다면, 시기 적절하게 적합한 담당자와 프로젝트 안건에 대해 논의 및 보고할 수 있을 것이다.
커뮤니케이션 플랜 템플릿 출처: Asana커뮤니케이션 플랜은 기본적으로 위 이미지와 같이 안건, 빈도, 채널, 대상, 담당자로만 작성되어도 프로젝트 이슈 발생 시, 당황하지 않고 커뮤니케이션 할 수 있을 것이다.
5. 문서화와 폴더링 / Documenting and Foldering
대망의 마지막 스킬은 계속 강조해도 이상할 것 없는 문서화와 폴더링이다. 모든 프로젝트 진행 과정을 누구나 보기 쉽고 간략하게 문서로 정리하는 것은 매우 중요하다. 그 이유는 아래와 같다.
말을 하는 것과 뇌가 인지하는 내용은 다르다
기억은 희미해져 가기 때문에 텍스트로 회의 또는 프로젝트 내용을 공유하는 과정이 필요하다
갑작스레 담당자가 자리를 비웠을 때 대신할 누군가를 위한 프로젝트 안내서가 될 수 있다
산발적으로 흩어진 자료들을 폴더 안에 차곡차곡 축적하고, 이를 하나의 프로젝트 관리 문서로 담아두는 것은 효율적으로 프로젝트를 운영할 수 있는 좋은 습관이다.
프로젝트 플랜 마스터 파일 출처: Coursera기본적으로는 아래 내용이 담겨있으면 좋다.
1) 대쉬보드: 프로젝트 기획 문서 링크 리스트
- 프로젝트 차터
- 외주 계약서
- 리스크 관리 계획표
- 일정표
- 커뮤니케이션 플랜
- 예산 (영수증 등)
- 프로젝트 폴더 (드라이브)
- RACI 차트
2) 프로젝트 스케줄
3) 예산
4) 커뮤니케이션 플랜
한 분야에서 차별적이 된다는 것, 조금 더 작은 것을 볼 수 있다는 것
사람은 비슷하지만, 결코 같지 않다. 또 전혀 다른 것 같지만, 그리 다르진 않다.
전문가란 더욱 작은 것에 관해서
더욱 많이 아는 사람이다
- 니콜라스 머리 버틀러
창업 교육 프로그램을 운영하면서 많은 유명 스타트업의 창업가, 분야별 전문가의 이야기를 듣게 된다. 그들의 강연을 듣다 보면, 남들과 비슷한 듯 다른 점이 한 가지 있다. 그것은 바로 관심있는 한 가지 분야에 남다른 관심을 가지고 있다는 것. 당신은 그 프로젝트에 얼만큼 기대하고, 관심갖고, 준비하는가? 결국 타인과 나를 구별지을 수 있는 지점은 그 대상에 대해 조금 더 많이, 자주, 깊이 생각하는 것 아닐까? 프로젝트의 가능성을 모두가 100으로 볼 때, 그 이상을 기대하고 준비하라. 그제야 비로소 그 프로젝트는 그 누구의 것도 아닌 당신의 것이 될 것이다.
