협력직원과의 갈등, 사전에 방지하자

사소한 것 같지만 아주 중요한 협력의 방법

오늘 장문의 메시지를 받았다. 협력직원이 보낸 두 번째 장문 메시지었다. 자신의 업무의 힘듦과 나의 업무 진행에 대한 불만을 토로하는 내용이었다. 동시에 해당 직원의 번호로 전화를 바꿔가며 이사 직급의 사람들과 통화를 나눠야 했다. 3년 차 주임은 자신들의 업무 경력엔 따라오지 못할 정도로 보일 것이다. 그런 주임이 이래라저래라 하면서 불편한 업무를 주니 당연히 불만을 토로했을 것이고, 해당 직원의 관리자는 부하직원을 달래주고 책임 있게 연락을 한 것으로 보인다. 분명 나도 잘한 건 아니다. 협력 업체에게 업무를 맡길 땐 받아야 할 결과와 어떻게 진행할 것인지 체계적으로 정해놨어야 했다. 그렇지 않아 서로 편한 방법으로 이리저리 방향을 흔들다가 어느 순간 상대방 탓을 하게 되었다. 협력 직원이 불만과 서러움을 토로할 때 나도 내 맘 속 깊은 곳에서 부글부글 끓어올랐다. 사실 해당 업무에 시간을 쏟지 않기 위해 협력업체에게 위탁했음에도 불구하고 내 시간을 쏟지 않으면 안 됐고 예상보다 상당량의 시간과 노력이 할애되었다. 이러한 부분은 무시한 채로 자신들의 업무 어려움만 이야기하는 것 같아, 처음으로 돌아가 업무 내용부터 확실히 하고 싶었지만 이미 많은 기간 할애했고 하던 업무는 마무리 짓고 넘어가는 게 맞는 것 같아서 최대한 수긍했다. 처음 맡는 업무였고 협력업체도 마찬가지였기 때문에 시작부터 엇나간 부분이 있었다. 이번 기회에 업무를 위탁할 때 내가 해야 할 일들도 알게 되었고, 협력업체와의 업무를 통해 체계적인 업무 진행 방식에 대해 좀 더 알아갈 수 있었다.

우선 업무를 협력업체에게 위탁하여 진행할 땐 해당 업무를 명확히 정의하자. 내가 줘야 할 데이터, 받아야 할 데이터, 최종 도달해야 하는 목표. 각각 어떤 방식으로 주고받을지 정하고 주고받을 결과물의 레이아웃을 명확히 하자. 방법과 결과물이 명확하지 않으면 서로 편한 부분으로 이해하고, 그것을 서로에게 이해시키려 하고 갈등만 깊어질 뿐이다. 

명확히 업무 진행 과정을 전달한다 하더라도 수정사항은 발생하기 마련이다. 수정사항이 발생하지 않게 사전에 많은 고민을 할 수 있다면 좋겠지만 그럴 시간은 보통 주어지지 않는다. 그리고 충분한 시간이 주어졌다 하더라도 어쩔 수 없이 발생하기 마련이다. 수정사항이 발생했을 때 바로바로 수정하지 말자. 5분, 10분 늦게 전달된다고 큰일 나는 것이 아니다. 좀 더 깊게 생각해보고 수정했을 때 어떤 결과가 나올지, 수정 후에는 더 개선될 부분이 없는지 고민하자. 수정이 많아지면 서로 간 작업하는 업무에 균열이 생기고 피곤할 뿐이다. 명확히, 그리고 충분히 수정사항을 한 번에 반영하여 전달하자.

나의 회사와 협력사의 시스템은 다를 수 있다. 내 생각에 그들이 편할 방식으로 내용을 전달했다 하더라도 그렇지 않을 수 있다. 내가 전달하는 데이터가 협력업체를 통해 어떻게 작업되는지 과정을 이해해두자. 그리고 결과물을 어떻게 작업할 것인지도 사전에 알려두자. 서로의 다른 점을 명확히 인지하여 괜한 갈등을 초래하지 않도록 하자. 

협력직원들도 어느 회사의 직원일 뿐이다. 나와의 연결 고리는 함께 하는 업무다. 모든 갈등은 해당 업무에서밖에 일어날 수 없다. 하나의 업무를 함께 해내가는 과정 중 내가 어떻게 해야 일이 줄어들지 보다 업무 기준으로 효율적인 방법을 찾아 진행한다면, 관리하는 자신이나 해당 업무를 맡는 협력직원 모두에게 결과적으로 좋은 방향임은 분명하다.

오늘 많은 일이 있었고, 그만큼 스트레스를 받았지만 보람을 느낀 하루다. 인생에 도움 될만한 깨달음을 얻었다.