일잘러는 보고서를 어떻게 작성할까?
상대방의 빠른 이해를 돕는 커뮤니케이션
'일잘러의 보고서 작성법'(김마라 님) 책에서 본 보고서 작성법을 공유합니다.
왜 중요한가?
- 문서는 '글'이 아니라 '말'이다.
- 문서 종류(보고서, 제안서 등)는 다양하지만, 커뮤니케이션 도구일 뿐이다.
- 모든 직장인은 바쁘다, 문서를 읽는 상대의 시간을 아껴줘야 한다.
- 좋은 평가를 받는 문서는 좋은 커뮤니케이션 (배려)과 동일하다.
좋은 문서란?
1. 보는 사람의 수고 없이도 내용이 쉽고 빠르게 이해되는 문서
2. 하고자 하는 말이 명확하게 전달되는 문서
3. 상대가 궁금할 내용이 미리 쓰여 있어 일방적인 커뮤니케이션을 하지 않는 문서
4. 시각적으로 깔끔하고 정돈되어 시선이 어지럽지 않은 문서
잘못된 문서란?
1. 정독해야만 내용을 이해할 수 있는 문서
2. 자료가 나열되어 있지만, 하고 싶은 말이 무엇인지 고개를 갸웃하게 되는 문서
3. 왜? 어떻게? 질문이 생기는데도 배경, 원인, 결론... 정해진 순서를 밀고 나가는 문서
4. 장을 넘길 때마다 시선이 왔다 갔다 해서 정신없는 문서
보고서 작성 노하우
1. 듣는 사람(To)에게 내가 전할 메시지(Message) 먼저 생각하기
2. 메시지로부터 구성 요소 정하기
- 핵심 메시지, 설명 ∙ 근거, 시각 자료를 문서에 담기
3. 첫 장부터 장을 넘기면서 혼잣말로 내용 훑으며 말해 보기
4. 말이 꼬인다면 순서 다듬기
- 말이 어색하다면 자료를 더 채우거나 빼보기
- 말이 너무 길어진다면, 그 앞에 목차 넣기
- 같은 키워드를 반복해서 말하게 된다면 소제목을 붙이기
5. 빠르게 읽히기 위해 상대방의 이해 단계가 짧은 커뮤니케이션 하기
- 내 말과 문서가 읽히는 시선이 같이 갈 수 있는지 검토
6. 이 작업을 반복하여 문서 첫 장부터 끝 장까지 말이 매끄럽게 들리도록 하기
- 결론 메시지가 잘 전달되도록 하기
7. 가독성을 위한 문서 디자인 시작
8. 기본 기능으로 문서 간격 두기, 정렬 맞춰 통일감 있게 다듬기
9. 직관적으로 이해시키기 위한 목적으로 색 사용하기
10. '이것만 읽어도 이해가 가는 것' 강조하기
11. 가독성 있고 보기 좋은 문서를 만들 수 있음
일잘러는 어떻게 일할까?
1. 맡은 일이 어디에 쓰일지, 목적이 무엇인지 분명히 알고 시작한다.
2. 상대방과 내가 같은 이해를 할 수 있도록 직관적으로 말한다.
3. 같이 일하는 사람의 시간을 절약해 준다.
4. 커뮤니케이션 상대를 미리 생각하고 배려한다.
출처 : '일잘러의 보고서 작성법'
