신입에게 전하는 13가지 반성
늘 신입 같은 내일의 나에게
누구나 과거를 생각하면서 처절한(?) 반성을 할 때가 있습니다. 그때 그러지 않았더라면... 이런 아쉬움을 품고 할 수 있는 것은 뻔하죠. 그리고 그때를 앞둔 누군가에게 노파심의 하소연을 합니다. 듣는 사람은 겪어보지 않았으니 전혀 공감할 수 없습니다. 그리고 그들이 시간이 흘러 다시 누군가에게 동일한 하소연을 합니다.
직장 생활 중, 신입에 대한 조언을 과거에 많이 들었습니다. 이제 제가 그 조언이라 불리는 반성을 할 시간이 다가온 것 같습니다. 그런데 저의 반성은 많은 분들이 보셨으면 좋겠지만 내일의 나도 새겨들었으면 좋겠습니다. 그래서 흘러가는 말 대신 새겨지는 글로 남겨봅니다.
1. 문서양식 통일
직장에서 문서를 작성하는 것은 타인에게 정보를 전달하기 위함입니다. 전달하려는 정보에 집중할 수 있도록 환경을 제공해야 합니다. 인간은 변화에 민감하게 반응하는 특성이 있습니다. 불필요한 양식 변화로 인해 타인의 집중력을 훼손하지 않도록 합니다.
2. 문서 오픈 시, 첫 페이지 고려
문서 저장 직전에 클릭한 엑셀 셀, 파워포인트 페이지를 고려해야 합니다. 저장된 PPT, 엑셀을 열어보면 저장 직전의 상태로 불러오기 때문입니다. 만약 엑셀 필터를 걸어놓고, PPT 어떤 페이지를 보던 상태에서 저장한다면, 문서를 열어본 타인은 단순히 불편함을 느끼는 수준이 아닌 엑셀 데이터를 잘못 이해할 위험도 존재합니다. PPT 파일은 표지 페이지에서 저장하고, 엑셀은 필터 등의 데이터 가공을 해제하고 저장합니다.
3. 메일의 필수 요소를 항상 포함
자기소개, 인사말, 맺음말은 메일의 3대 필수 요소입니다. 아무리 간단한 내용을 전달한다고 하더라도 늘 3대 필수 요소를 포함하도록 합니다. 당시에 긴박하게 간단히 메일을 전달하더라도 메일은 기록이 남습니다. 인사말 없는 메일은 나중에 무례하게 보일 수 있습니다.
4. 나쁜 감정 홍보 지양
감정을 드러내는 것은 인간의 본성입니다. 그러나 나쁜 감정을 봐달라고 전달할 필요는 없습니다. 한숨 쉬기, 차가운 말투, 불손한 태도 등 누군가 보란 듯 감정을 전달하는 것은 지양합니다. 나쁜 감정을 누군가 안다고 해서, 본인에게 그 어떤 이득도 없습니다.
5. 자료 공유 전, 마지막 검수
언제나 휴먼 에러는 존재합니다. 자료를 제작한 사람은 에러를 발견할 수 있지만, 타인은 이를 알 수 없습니다. 자료를 공유 전 검수를 마지막 수정 기회로 활용합니다.
6. 미팅 전, 자료 공유
자료를 이해하는데 필요한 절대 시간이 존재합니다. 미팅 참여자가 미리 자료를 이해할 수 있도록, 사전에 자료를 공유합니다. 이를 통해, 본인 자료에 대한 깊은 논의를 유도할 수 있습니다.
7. 지각 금지
최소한의 규칙은 반드시 지켜야 합니다. 신입이 뛰어난 퍼포먼스로 가점을 받기보다 감점을 피하는 것이 쉽습니다.
8. 미팅 전 착석
지각 금지의 연장선 상입니다. 이것은 직책과 상관없는 기본입니다. 웹 미팅도 시작 시간 전, 접속하도록 합니다.
9. 발표 자료를 2개 이상의 확장자로 저장
발표를 다른 PC로 진행할 경우, 파일이 정상적으로 오픈되지 않을 수 있습니다. 이런 상황을 대비하여 하나의 파일을 복수의 확장자로 저장합니다. PPT를 PPTX와 PDF 등으로 저장하여 폰트 깨짐, 이미지 유실 등의 문제를 예방합니다. 자료에 포함된 영상 등의 자료도 별도로 저장하여 문제를 예방합니다.
10. 폰트 함께 저장
PPT 자료를 불러올 경우, 가장 많이 발생하는 문제는 폰트 문제입니다. 문서에 사용된 폰트가 없으면 텍스트의 배열이 흐트러지고 문서의 신뢰도 자체를 훼손합니다. 반드시 폰트와 함께 문서를 저장하여 치명적 문제를 예방합니다.
11. 명확한 지칭어
그거, 이거, 그때 말한 것 등의 불분명한 지칭어 사용을 지양합니다. 명확한 지칭어를 통해 커뮤니케이션 에러를 줄입니다. 자신이 명확히 지칭하지 못한 것은 절대 상대가 명확히 이해할 수 없습니다.
12. 비전문어 사용 지양
데이터를 엎어친다, 잘못 잡힌 것들을 까낸다(?) 비전문어는 정의가 불분명한 만큼 커뮤니케이션 에러를 발생시킵니다. 업계에서 합의가 된 전문어를 사용하여 명료한 소통을 해야 합니다.
13. 균일한 업무 태도
아침에 기분이 다운된 사람, 퇴근 시간이 다가올수록 집중을 못하는 사람이 되지 않아야 합니다.
업무 시간 내, 균일한 태도로 업무를 수행해야 합니다. 본인의 태도 변화는 동료가 고려해야 하는 불필요한 요소가 됩니다. 안정적 업무 태도로 협업 효율을 높여야 합니다.
