좋은 보고서 쓰기

 작성 준비

왜 이 보고서를 쓰는지 이해한다

보고서의 목적에 따라 쓰는 방식이 다르다. 동향보고처럼 어떤 일이나 사건에  대한 정보를 전달해야 한다면 상황과 맥락을 설명하는 데 충실한다. 사업계획처럼 나의 주장을 상사에게 설득해야 한다면 논리와 근거에 집중한다.

보고서 주제에 대해 이해한다

보고서의 내용이 좋으려면 주제에 대해 잘 알아야 한다. 잘 모르는 주제는 쓸 말이 없다. 조사는 목적에 맞게 효율적으로 한다. 무작정 인터넷 검색을 하고 찾은 자료를 모두 들여다 보면 끝이 없다. 찾으려는 내용을 구체적으로 정해서 꼭 필요한 정보만 수집한다.

나의 관점을 정한다

정보만 있고 관점이 없는 보고서는 판단의 책임을 지고 싶지 않거나 아무 생각이 없어 보인다. 알고 있는 정보를 내 관점에서 재구성하고 나의 관점을 뒷받침하는 근거로 쓴다. 관점이 있어야 글이 간결해지고 깊은 의미가 담긴다.   

초안 작성  

이야기를 만든다

보고서를 이야기 식으로 연결이 되게 정리한다. 원인과 결과일 수도 있고 시간 순서일 수도 있다. 이야기 줄거리가 목차다. 목차에 따라 쓰다가 부족한 부분이 나오면 추가로 정보를 수집해 보충한다. 주로 근거가 부족할 때가 많다. 어떤 부분은 양이 너무 많을 때도 있다. 아까워도 이야기가 늘어지지 않도록 줄인다.

나누고 묶는다

하나의 주제에 대해 여러가지 내용을 계속 나열하면 보는 사람이 중간에 맥락을 잃어 버린다. 가짓수가 많으면 공통점을 찾아 세 가지 정도의 소주제로 나누어 묶는다. 예를 들어 내가 월급을 더 받아야 하는 이유가 열 가지라면, 1번부터 10번까지 나열하는 것보다는 열 개를 (1) 나의 능력 (2) 나의 성과 (3) 나의 잠재력 정도로 묶어서 제시하는 게 이해시키기 쉽다. 나누고 묶는 기준은 직관적이고 명료할 수록 좋다.

보기 좋게 꾸민다. 

보고서는 읽기 위한 것이기도 하지만 보는 것이기도 하다. 보기 어렵고 복잡하면 좋은 내용도 전달하지 못한다. 보고서에 써놨는데 물어 본다면 자신을 탓한다. 훑어 보는 사람도 금방 이해할 수 있는 화면을 만든다는 생각으로 디자인에 신경쓴다. 도표는 글로 설명하는 것보다 더 효과적일 때 쓴다.   

제출본 작성  

쉬운 표현으로 바꾼다

명확한 표현을 쓴다. 고도화, 강화, 시너지 같은 추상적인 단어는 가급적 피한다. 같은 내용이면 글자 수가 적을 수록 이해하기 쉽다. 최대한 단문으로 쓴다. 쉬운 예를 들 수 있어야 한다.

문법, 맞춤법, 줄맞춤, 단어잘림을 확인한다

비문, 오탈자, 편집 오류 같은 단순 실수들은 읽는 사람의 눈에 거슬리고 내용 이해를 방해한다.

전체 맥락을 보며 한번 더 고친다

초안을 쓰고 나서 가장 하기 싫은 일이지만 고칠 수록 처음 내용보다 좋은 글이 나온다. 헤밍웨이도 모든 초고는 걸레라고 했다. 논리가 잘 연결되는지 이야기 하듯이 읽어본다. 말이 매끄럽지 않으면 잘못된 보고서다.