일 잘하는 환경 만들기 (프로젝트 관리, Notion)
3화 프로젝트 관리, Notion
최근 스타트업뿐만 아니라 많은 곳에서 굉장한 이목을 끌고 있는 툴이 있다. 중국에서 비슷하게 제작하고 있다는 소식도 있고, 며칠 전에는 MS에서도 Loop이라는 툴을 통해 그 인기를 증명하는 듯했다. 이 수식어는 바로 Notion이라는 서비스를 지칭하는 것이다. Notion은 마치 혜성처럼 등장한 것 같지만, 이미 마크다운 언어를 기반으로 협업할 수 있도록 구성된 노트 테이킹 서비스는 여럿 있었으나 디자인이 우려하지 못하거나 특정 직무의 사람들이 사용하기에 편하도록 구성된 탓인지 Notion은 이러한 부분을 모두 반영하여 '누구나 쉽게 쓸 수 있는'을 목표로 한 것이다.
필자도 Notion을 처음 접한 건 2018년 10월 경이었던 것으로 기억한다. 당시 재직하던 회사에서 개발자 한 분이 일할 때 이런 서비스를 사용해보면 어떻겠냐는 이야기에 처음 접했고, 그전까지만 하더라도 Google Docs의 문서들을 통해 협업하고 있었다. 처음 접했을 때는 생소하기 짝이 없었고 생각보다 느린 반응성과 노트 테이킹 서비스의 특유 감성 덕분에 적응하기에 쉽지 않았다. 하지만 협업 툴로써 최종적으로 Notion을 사용하게 된 이유는 '따로 배울 필요가 없었다'는 이유에서였다. 그 당시 어떤 서비스를 이용할까 하는 논의에 JILA, Confluence 등의 서비스가 이야기되었는데 그 서비스들은 모두가 배울 필요가 있다는 것이었다.
그 이후로 Notion은 빠르게 사용자들을 흡수하기 시작했고, 노트 테이킹 툴의 대명사와도 같았던 에버노트에서 많은 이용자가 넘어왔다. 특히나 서비스 가격조차도 현재에는 거의 무료와 같은 정책으로 제공한 것도 한몫을 했다. 또한 Notion을 이용해서 할 수 있는 서드파티 서비스들이 매우 많아졌는데, Notion 페이지를 퍼블릭 액세스가 가능하도록 설정이 가능했기에 요즘에는 홈페이지나 빠르게 정보제공용 사이트로 제작할 때 쓸 수 있는 서비스들이 흥행 중이다.
다시 업무 관리로 돌아와서 이야기하자면, Notion은 사내의 Wiki와 같은 존재라고 생각하면 이해하기가 쉽다. 모든 정보 및 데이터를 Notion에 저장하고 누구나 수정/편집할 수 있고, 수정명세는 모두 기록으로 남는다. (물론 단점은 존재하지만, 다음에 다루도록 하겠다.) 이러한 점들이 업무를 관리하는 용도로 사용하기에 굉장히 유용하고 다양한 방법으로 사용할 수 있어서 업무 관리를 위해 잘 사용할 수 있는 방법을 소개해보고자 한다.
필자는 약 15명 정도의 팀을 관리하기 위해 Notion으로 모든 업무를 추적할 방법에 대해서 많이 고민하였고, 많은 양의 데이터를 효율적으로 누구나 빠르게 작성하고 확인할 수 있는 구조를 만들 필요가 있었다. 그래서 개인적으로 업무를 관리하던 방법을 팀 전체에 적용하여 약 2년간 운영해본 결과 업무 진척상황이나 내용에 관해서 확인할 수 있는 환경을 만들 수 있었고, 나중에 해당 업무에 대한 기록도 찾아볼 수 있어 유용하게 사용한 경험이 있다.
우선은 팀을 관리하기 위해서는 Notion에서 제공하는 'Board View'를 가장 많이 활용하였다. Notion에서는 1개의 데이터베이스로 여러 가지 View를 생성하여 볼 수 있기 때문에 최초 생성하는 테이블이 어떤 View이더라도 큰 상관은 없다. 처음 Board View를 생성하면 아래와 같다.
기본적으로 업무관리를 하기에 나쁘지 않은 형태로 구성되어있다. 여기에 몇 가지만 설정해준다면 전체 업무 관리를 좀 더 효율적으로 진행할 수 있다. 몇 가지 옵션을 넣어서 업무를 한눈에 파악할 수 있도록 할 것이고, 협업하는 팀 내에 몇 가지 규칙을 설정하여 공유하면 된다.
최종적으로는 아래와 같이 구성하면 큰 문제 없이 업무 관리가 가능할 것이다. 추가한 내용은 업무 담당자와 업무 기한, 그리고 우선순위이다. 생성하는 카드의 제목은 업무명으로 작성하고 카드 내부에 해당 업무에 대한 내용을 작성/업데이트하면 된다.
위 내용을 보면서 몇 가지를 추가로 설명하자면 처음에 이야기했던 것처럼 효율적인 업무 관리를 위해서는 몇 가지 규칙을 정할 필요가 있다.
1. 업무 카드 생성은 업무 담당자가 직접 한다. (업무 기한 우선순위 등을 본인이 설정한다)
2. 업무 구성은 최소단위로 Task를 나누어 구성한다. (업무 카드가 계속 유지되고 멈추어 있는 것을 방지하기 위함)
3. 업무 진행에 맞추어 카드는 업무 담당자 본인이 직접 하되, 최종 완료 이후에는 팀장이 확인하여 End로 이동시킨다.
이렇게 간단한 몇 가지 규칙 속에서 업무를 관리한다면, Notion에서 제공하는 Wiki와 같은 기능과 협업할 수 있는 조건을 모두 만족하면서도 효율적으로 업무를 관리할 수 있을 것이다. 또한, 위에 이야기한 것처럼 View 구성을 Timeline으로 한다면, 업무가 진행되는 기간 등을 확인하기에도 좋을 것이다.
어떠한 서비스를 사용하는 것에 정답이란 없을 것이다. 여기서 소개한 방법은 최소한의 기능으로 Notion을 통해 업무를 관리하는 방법에 대해서 이야기하고자 했다. 결국, 가장 중요한 건 팀 내에서 규칙을 설정하고 그 규칙에 맞추어 모두가 한 몸과 같이 움직이는 게 가장 중요한 것이 아닐까 싶다. 결국, Tool이라는 것은 우리가 어떤 것을 사용할지 고르는 것이고, 그것이 반드시 Notion일 필요는 없다. 주어진 상황에 맞추어 최적의 서비스를 찾아 팀에 적용하고 스며들게 하는 것이 진정한 일잘러가 추구하는 방향이어야 할 것이다.
