일 잘하는 환경 만들기 (커뮤니케이션 툴, Slack)
2화 커뮤니케이션 툴, Slack
커뮤니케이션은 직장 생활을 하는데, 아니 업무를 진행하는데 필수적인 툴이라고 볼 수 있다. 물론 Slack이 아닌 유사 서비스를 사용할 수도 있다. (MS Teams, 잔디, 카카오워크 등) Slack이 아니더라도 업무용 메신저에서 제공하는 기능은 대부분 비슷하다. 내용을 지워지지 않도록 저장하고 채널 기능을 이용하여 업무별 채널을 구분할 수 있으며 여러 가지 기능들을 덧붙여 업무를 효율적으로 사용할 수 있도록 만드는 서드파티 앱을 제공한다.
스타트업 창업에 많아지고, 스타트업 종사자가 많아지면서 이러한 커뮤니케이션 툴 시장에서도 대호황을 맞이하고 있다. 특히 한국 출신 스타트업인 Swit의 경우 위에 이야기한 커뮤니케이션 툴로서의 역할을 하면서도, 2편에서 다룰 업무 관리 기능과 Google Workspace(이전 Suite)와의 연동으로 다양한 기능을 제공하고 있기도 하다.
하지만 많은 회사에서 이 커뮤니케이션 툴을 개인 메신저를 사용할 때와 같은 형태로 대한다면, 커뮤니케이션 툴로서의 활용성이 많이 떨어질 것이고 그렇게 사용하는 회사들을 많이 봐왔다. 가령, 카카오톡 메시지를 보내듯 완결되지 않은 형태의 대화를 진행한다면 카카오톡 오픈채팅방에 글을 도배하는 것과 다를 바가 없을 것이다.
또한 효율적인 소통 구분을 위해 사용하는 채널 구분을 업무 프로세스에 맞추어 '0_업무 시작', '1_업무 진행', '2_업무 보고', '3_업무 완료' 등의 업무 결재라인별로 사용하는 경우도 있을 정도로 다양하게 사용한다. 물론 이러한 기능을 어떻게 사용하느냐는 정답은 없겠지만, 적어도 효율적인 방법으로 구성하고 대화하는 방법을 모색하는 것이 전반적인 회사 운영과 앞으로의 더 많아질 Communication Cost를 줄이는 데 도움이 될 것이다.
그럼 Slack으로 대표되는 업무를 위한 커뮤니케이션 툴을 활용하는 방법과 효과적으로 운영하는 방법에 관해서 이야기해보자. 일단 Slack을 비롯한 업무용 메신저의 경우 다양한 기능을 제공하는데, 대표적으로 채널생성 (공개/비공개), 호출(Mention) 기능, 스레드(Thread) 등이 있다. 기능에 대한 부분을 집중적으로 보기보다는 기본적인 기능에 대해서는 어느 정도 이해가 있다는 가정하에 기능들을 활용한 효과적인 커뮤니케이션 방법을 소개한다.
1. 공개/비공개 채널
채널을 분리해서 사용할 수 있는 기능은 활용도가 매우 높다. 예를 들어 카카오톡 오픈채팅방이나 단톡방을 사용할 경우에는 모든 사람이 하나의 채팅방에서 대화를 하는 것과 동일하다. 우리가 단체카톡방에서 피로를 느끼는 이유가 대부분은 '나와 관련되지 않은 내용'까지도 모두 배지가 생기고 읽어봐야 한다는 부담감 때문일 것이다. 그래서 Slack에서 채널을 적절히 나누어 사용하는 것은 커뮤니케이션에 매우 많이 된다.
채널을 분리할 때에는 역할이나 업무 구분에 따라 구성하는 것을 추천한다. 예를 들어 각 팀의 장을 맡은 팀장 채널을 운영하고, 팀마다 채널을 운영하는 형태이다. 팀 내 소통은 팀 채널에서 진행하고, 팀장 채널을 별도로 운영하면 맡은 역할에 따라 업무에 대한 공유를 진행하기에도 좋다.
비공개 채널의 경우 검색으로 누구나 출입이 가능하지만, 초대한 사람만 들어올 수 있고 검색 결과에서도 알 수가 없다. 만약 실수로 나간다면 다시 초대받기 전까지는 들어갈 수 없다. 이러한 특성을 활용해 전사적으로 알릴 필요는 없지만, 직책과 역할에 따라 제한된 소통 채널을 통해 커뮤니케이션이 가능하다.
2. 호출 (Mention) 기능
업무를 진행하면서 가장 적극적으로 사용하면 좋은 기능이다. Slack에서 '시지프스'라는 User name을 사용하고 있다면, @시지프스로 호출할 수 있다. 호출을 받은 상대방에게는 푸시 알림이 가게 되어있고 이는 업무 알림에 효과적이다. 또한 채널에 있는 사람들에게 사용하는 @channel @here @everyone 등 다양한 호출 옵션 등이 있고 또한 팀별로 팀 구성을 설정한다면, @operation-team 등으로 구성하여 사용할 수 있다.
3. 스레드 (Thread) 기능
Slack을 사용하면서 가장 애용하는 기능이자, 같이 사용하는 팀원들에게 적극 사용하도록 권장하는 기능이다. 예를 들어 '@channel 오늘 A라는 업무에 대해서 회고 진행한 사항에 대해 최종 정리된 내용을 확인할 수 있을까요?'라고 운영팀에 요청했다고 가정해보자. 일반적으로는 하단에 줄줄이 글을 남기게 될 것이고, 혹시라도 다른 이야기를 진행중이라면 내용이 섞여서 보일 것이다. 위에 예를 들었던 카카오톡 단톡방과 같이.
스레드 기능은 이러한 혼란을 없애주는 장점이 있다. 위와 같이 이야기했을 때 스레드로 커뮤니케이션한다면, 해당 내용에 대해서만 분리해서 볼 수 있고 다른 메시지와 섞이는 혼란을 방지할 수 있다.
Slack을 통한 효율적인 커뮤니케이션은 위의 3가지 기능과 몇 가지 사항을 지킨다면 모두 준비가 완료된 것이다. 몇 가지 사항은 다음과 같다.
1) 메시지를 작성할 때 한 문장 단위로 작성하고 완결된 문장으로 마무리할 것
2) 업무 메시지는 팀 채널을 활용하되, 해당 업무에 해당하는 팀원을 멘션 하여 작성할 것
3) 업무 메시지 마지막에 관련 자료 링크(Notion)나 사진 등도 한 번에 첨부할 것
4) 모든 대화는 스레드를 지향할 것
위 내용을 적용한 대화는 아래와 같이 이루어질 것이다.
"@mention 오늘 A 업무에 대한 회고록 정리가 마무리되어 공유해 드립니다. 회고 중 나온 1번은 ~로 진행해보기로 하였습니다. http://notion.so/~"
위와 같이 대화를 진행했을 때 얻은 경험으로는 다양한 부분에서 도움이 많이 된다는 것을 직접 느끼게 된 점이 많았다. 대부분 업무 메시지를 대상자에게 직접 개인 메시지(DM)를 할 경우 다른 팀원의 경우에는 업무 진행 상황에 대해서 알 수 없고, 복잡한 커뮤니케이션을 통해 진행하다 보면 정보 전달력이 떨어지게 된다. 위와 같이 진행할 경우에는 팀 채널에서 대화하기에 팀 전체에 업무 진행 상황을 공유하면서도 해당 업무에 배정된 팀원을 지정하여 커뮤니케이션하며, 해당 대화는 스레드로 저장되기 때문에 다른 메시지랑 헷갈릴 일이 줄어들 것이다.
최근 코로나 19로 인하여 재택근무로만 운영하거나, 혼합 근무 형태로 운영하는 기업들도 많아지고 있다. 아무래도 직접적으로 대면하여 만나 업무를 진행하지 않다 보니 정확한 정보전달이 어려울 수 있지만, 위와 같은 방법으로 소통한다면 조금 더 수월하게 일을 할 수 있지 않을까 한다.
