비즈니스 영어 메일은 이렇게 써야
비즈니스 메일은 정보 전달, 명확한 의사소통이 핵심이다. 그게 영어든, 한글이든 사실 그 원리는 동일하다. 영어로 비즈니스 메일 쓰기
1. 제목
제목과 보낸 이의 이름을 보고 메일을 읽어야 할지 말지를 결정하기 마련이다. 요즘은 워낙 스팸메일이나 악성 메일이 많아서, 섣불리 모르는 메일을 열지 않기 때문이다. 따라서 제목은 용건이 잘 드러나도록 짧고 간결하게 씀이 좋다. 회사 외부 사람/조직과의 소통일 경우, 본인이 속한 조직을 적어주면 좀 더 명확하다. 두 회사가 처음 만날 경우는 <>라고 표기해서 서로 소통하는 의미로 쓰기도 한다.
예시: [Disney] Decision needed: Product name (디즈니 회사에서 보내는 메일로, 제품명에 대한 결정이 필요하다고 보내는 경우 -> 나는 특히 결정이나 어떤 액션이 필요하면 action needed처럼 제목에 더 붙여서 보내기도 한다)
예시: Intro: ABC <> XYZ (ABC 회사와 XYZ 회사를 내가 소개해주는 경우)
2. 호칭
사실 요즘 받는 메일 중에 Dear Ms.Shin이라고 경어체를 쓰는 메일은 거의 없다. 대부분 Hi라고 인사를 하고서 first name과 쉼표를 붙인 후 줄 바꿈을 해서 내용을 시작한다. 아주 높은 사람이면서 내가 처음 보는 사람일 경우에는 Dear Ms.Shin 이렇게 보내는 경우도 있긴 하지만.
3. 인사말
처음 보내는 메일은 나에 대한 간략한 소개이면 인사말로 충분하다. 1) 나는 이름이 뭐고, 2) 어디서 어떤 일을 하는 사람이고, 3) 어떤 목적으로 이 이메일을 보낸다. 지난번에 한 번 본 사이면 It was great to meet you at the Boston conference and learn about your company. 이런 식으로 어디서 만났다는 걸 구체적으로 써주면 상대방도 좀 더 나를 잘 기억할 수 있다. 반면, 서로 여러 번 메일을 주고받은 사이면 곧장 본론으로 들어가면 된다. 오늘 날씨가 어떻니, 너는 잘 지내고 있니, 나는 잘 지내고 있다 등등의 이런 안부 묻기는 필요 없다. 화상 회의나 오프라인 미팅에서는 이런 small talk가 분위기를 풀어주고 좋으나 메일은 간결할수록 좋다.
4. 본문
본문은 최대한 내가 쓸 말을 간결하게 쓴다. 내용이 많아질 경우에는 bullet point 형식으로 쓰는 게 보기에도 깔끔하기 읽기도 편하다. 얘기했던 걸 요약할 때는 As we discussed before... 이런 식으로 써줘도 좋고, 상대방이 물어본 것에 대해서 하나씩 답 할 경우에는 아예 나의 메일 본문에는 "Please see my comments below in red."라고 간단히 한 줄만 쓴 다음에 상대방이 썼던 메일 원문 (보통 내가 쓰는 메일의 하단에 붙어있죠)에 있는 질문에 하나하나씩 빨간색 글씨로 (또는 파란색 등등 원문과 다른 색상) 답변을 적어주면 물어본 걸 빼놓지 않고 다 답할 수 있어서 좋다.
5. 맺음말
질문이 있다면 언제든지 물어보라고 쓰고 싶다면
Happy to have a follow-up discussion.
Feel free to let me know if you have any questions.
답변을 꼭 바란다면 Looking forward to hearing from you soon.라고 써줄 수 있다. 나는 우리말로 메일을 쓸 때도 마지막에 "감사합니다"라고 쓰는 게 습관이라 영어로도 Thank you / Thanks라고 붙일 때가 많은데, 미국 사람들은 그런 사람보다는 아닌 사람들이 더 많은 거 같다.
6. 보내는 이
Best regards,
first name
이런 식으로 보내는 사람이 누군지 쓰면 되는데, Best regards 대신에 Best / Warm regards / Regards / Thank you 이런 걸 쓸 수 있다. 나는 요즘은 간단하게 Best만 쓰는 경우가 많다. 대신에 왔다 갔다 서로 이메일을 계속 주고받으면서 짧게 답장하면 best 이런 거 다 빼고 이름만 써서 보낼 수도 있다. 이름 밑에 보내는 사람의 이메일 signature를 달아두면 좋다. 나의 이름, 직책, 소속 팀, 회사명, 연락처 등등이 메일에 자동 생성되도록 할 수 있는 signature인데, 이러면 아무래도 좀 더 프로페셔널한 느낌이 든다.
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