작사 업무의 이메일 수신/참조/숨은 참조
참조 꼭! MUST
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안녕하세요.
작사가 신효인입니다.
맛있는 저녁 드셨나요?
오늘은 작사 업무를 볼 때 필요한, <이메일 참조> 기능에 대해서 이야기해보려고 해요!
먼저 이메일 수신/참조/숨은 참조에 대해 설명해 드릴게요.
<이메일 수신>
이메일을 보낼 때, 이메일 내용에 대해 직접 액션을 취해야 하는 사람은 '수신자'로 하여 보내야 해요. 수신자는 다수일 수 있고, 다수에게 하나의 이메일을 보낼 시 각 수신자들은 해당 이메일이 자신 외에 누구에게도 보내졌는지 확인할 수 있어요.
<이메일 참조>
이메일 내용에 대해 직접 액션을 취하진 않지만, 메일 내용을 전달받아야 하는 사람이 있어요. 예를 들면, 제가 엔터테인먼트 기획사 A&R팀 사원이에요. 그리고 저에게는 사수인 A&R팀 과장님이 계십니다. 제가 어떤 작사가님께 가사 시안 의뢰 메일을 보낸다고 해볼게요. 과장님께서는 제게 가사 시안 의뢰를 지시하였고, 저는 앨범 기획 회의 내용을 바탕으로 가사 시안 의뢰를 이메일로 작사가님께 드립니다. 이때 저의 사수인 A&R팀 과장님의 이메일 주소를 '참조'로 넣는 거죠. 과장님이 '참조자'인 거예요. 이메일에 참조된 과장님은 참조되어 받은 이메일에 대해 직접 액션을 취할 필요는 없지만, 제가 작사가님께 어떤 내용으로 가사 시안을 의뢰했는지 확인할 수 있어요. 작사가님도 제가 과장님을 참조한 것을 수신한 이메일에서 확인할 수 있고요.
여기서 <이메일 수신>과 <이메일 참조>의 차이점을 한번 명확히 짚어보고 가볼게요. '수신자'는 이메일 내용에 대해 직접 액션을 취하고 받은 이메일에 '회신을 해야 할 의무'가 있습니다. 위의 예를 다시 한번 가져오면, 이메일 수신자인 작사가님은 의뢰 수락 여부를 알리거나 가사 시안 파일을 첨부하는 등 어떠한 액션을 취해 의뢰 메일에 회신할 의무가 있는 거죠. 반면, '참조자'는 회신을 해야 할 의무가 없어요. '참조=내용 공유 기능'이라고 보시면 되어요. 이 차이가 주된 포인트예요. 그래서 자신이 '참조'되어 이메일이 온 것인지, 아니면 수신자로서 이메일을 받은 것인지 꼭 확인해야 할 필요가 있습니다. 후자라면 회신을 꼭 해야 하니까요. 그리고 자신이 발신자라면 회신을 꼭 받아야 할 때, 수신자를 참조로 넣어 보내서도 안 되겠죠? 다수에게 보내지만, 각각의 회신을 받아야 한다면 참조가 아니라 개별 수신으로 이메일을 보내야 하겠고요.
<이메일 숨은 참조>
일반 참조는 해당 메일에 누가 참조 되었는지 수신자 또는 일반 참조자가 확인할 수 있는데요. 참조를 숨기는 기능이 바로 '숨은 참조'입니다. 숨은 참조로 이메일을 보내면, 수신자와 일반 참조자는 메일에 누가 숨겨져 참조되었는지 알 수 없어요. 이 기능은 아래에서 이야기할 작사 업무와 관련이 없어서, 이렇게 간단하게 말씀드리고 넘어갈게요.
*수신/참조/숨은 참조 기능은 메일 시스템 별로 상이할 수 있는 점 참고 부탁드립니다.
메일 시스템 기능들을 설명하느라 서론이 좀 길었는데요. 이제부터 본론입니다! 작사 의뢰 메일을 받다 보면, '참조' 요청이 오는 경우가 있어요. 예를 들면,
회신해 주실 때, abcdefg@hijklmnop.com 이 주소를 참조해 주시길 바랍니다.
이렇게 옵니다. 회신하는 저(작사가)에게 참조를 요청한다는 건, 위의 이메일 주소 주인이 바로 '시안 수급자'일 확률이 매우 높습니다. 고로, 가사 시안 파일을 첨부하여 회신할 때 꼭 그 주소를 참조하여야 합니다. 열심히 쓴 시안을 보낼 때, 참조를 깜빡해서 수급 기한을 놓치면 을매나.. 을매나.. 속상하게요ㅠㅠ 참조! 정말 중요합니다!
* 참조로 받은 메일도 수신자와 마찬가지로 첨부 파일을 열람/저장할 수 있습니다.
저는 참조를 까먹지 않으려고, 포스트잇에 참조를 메모해서 노트북 상단에 붙여놓았었는데요. 계속 그 자리에 붙어있는 포스트잇에 익숙해지니.. '주의해야 할 정보'로 뇌가 인식을 안 하더라구요. 붙여놓은 게 아~~무 의미가 없다능..
여전히 붙어있는 무용지물…ㅎ그래서 저는 의뢰 메일을 확인했을 때
회신해 주실 때, abcdefg@hijklmnop.com 이 주소를 참조해 주시길 바랍니다.
이 문구가 보이면, 바로 회신 창을 열어서 참조해야 할 주소를 참조에 삽입하여 임시 보관 메일을 만들어 놓습니다. 저는 마감 직전까지 검토하고 부랴부랴 메일을 보내는 편이라, 참조를 까먹지 않으려면 이 방법이 제일 현명하더라구요. 여러 시행착오 끝에 제게 자리 잡은 방법입니다..ㅎ
Gmail에서 참조하는 법, 그리고 임시 보관 메일 생성하는 법을 아래에 사진으로 첨부해 볼게요!
회신 창을 열고, 수신자 메일 주소를 클릭하면
오른쪽에 참조 버튼이 뜹니다! 저 버튼을 누르면
참조에 이메일 주소를 삽입할 수 있어요. 이렇게 참조를 해놓고 회신 창에서 나가면
이렇게 회신이 임시 보관 메일로 저장이 됩니다. 시안을 첨부하여 보낼 때 저 임시 보관 메일을 다시 꺼내서 본문을 넣고, 이메일을 전송하면 됩니다!소중한 시안이 '참조 누락'이라는 작고도 큰 실수로 제때 전달되지 못하면 안 되니까요..!! 그러한 사태를 우리 같이 피하자는 마음으로, 오늘은 '참조' 관련하여 TIP을 적어보았습니다. 필요하셨던 분께 도움이 되길 바라며..!♥︎ ︎저는 이만 여기서 인사드리겠습니다.
좋은 저녁 시간 되세요!
감사합니다 :)
