끄적끄적 #2, 다이렉트 소싱과 TRM
꾸준하게 진심을 전하며 사람의 마음 움직이기
좋은 분들을 모시기 위해서 빠지지 않고 나오는 이야기가 바로 '다이렉트 소싱'인데, 다이렉트 소싱 뿐 아니라 TRM(Talent Relationship Management) 관련해서 진행했던 시도들과 업무 경험들을 녹여서 끄적끄적 2탄을 작성해보려고 합니다.
'다이렉트 소싱(Direct Sourcing)'은 말 그대로 회사에 맞는 분들이나 좋은 후보자를 채용 담당자가 직접 찾아서 제안을 드리는 활동을 말하고 어느 정도 보편화되어 알고 있는 개념이지만, TRM은 아직 생소한 분들이 많을 것이라 생각합니다. 'TRM'은 회사가 찾는 인재들 (Right Person)들로 이루어진 인재 풀을 확보하고, 이 후보자들과 지속적인 관계를 유지하고, 회사의 이미지를 강화하는 활동들을 말하며, 마케팅의 CRM(Customer Reltaionship Management)를 채용에 녹인 것이라고 보시면 이해가 조금 더 쉬울 것 같습니다. 좋은 인재들의 이직 타이밍과 지금 회사가 채용 하려는 타이밍이 맞지 않거나 지속적인 노력과 관계 유지를 통해 끝내 좋은 인재를 모셔와야 하는 경우, TRM이 긍정적이고 효과적으로 작용할 수 있습니다.
(회사나 해당 포지션에 지원 의사를 밝힌 분들을 '지원자'로, 지원 의사를 밝히진 않았지만 다이렉트 소싱이나 TRM의 대상자가 되는 분들은 '후보자'로 용어를 사용해보겠습니다. )
1. 다이렉트 소싱과 TRM을 하는 이유
다이렉트 소싱과 TRM을 하는 이유는 다양하겠지만, 개인적으로 정리해보자면 1) 다수의 지원자 모수 확보 2) 후보자와의 관계 유지/강화일 것 같습니다.
1)번 '다수의 지원자 모수 확보'의 경우 지금 당장의 채용을 위해 다수의 후보자 풀에게 회사와 포지션을 소개하고 지원을 유도하며, 많은 사람들이 실제로 공고 지원을 할 수 있도록 하는 데에 초점이 맞춰져 있습니다. 때문에 후보자 '양'에 목적을 두고 정해진 템플릿을 활용해서 일관적인 메시지를 다수의 후보자에게 뿌리는 경우가 많으며, 아래와 같은 프로세스로 보통 진행됩니다.
- 지원자 리스트업 및 제안 ➡️ 지원자 지원 ➡️ 서류 검토 ➡️ 면접
2)번 '후보자와의 관계 유지/강화'의 경우, 소수의 양질의 후보자들(Right Person)에 집중해서 회사와 포지션을 소개하고 네트워킹을 이어나가며 회사와 회사 브랜딩을 각인시키고 끝내 모셔오는 것에 목적이 있습니다. 개인적으로 1)번 보다는 2)번의 방향으로 다이렉트 소싱과 TRM을 진행해 왔기에 2)번을 기반으로 아래와 같이 진행했던 경험들을 말씀드려보려고 합니다. 자세한 내용은 아래에서 다시 말씀드려보겠습니다!
- 롱 리스트 구성 ➡️ 숏 리스트 재구성 ➡️ 후보자 컨택 ➡️ 커피챗 진행 (➡️지속적인 너쳐링) ➡️ 면접 진행
2. TRM과 다이렉트 소싱을 적극적으로 하기 힘든 이유
- 채용 담당자의 피로감 누적 : 다이렉트 소싱, 즉 아웃바운드 채용의 경우 먼저 지원 의사를 표시한 것이 아니라 채용 담당자가 수동적인 후보자에게 제안을 하는 것이기 때문에 일종의 세일즈 혹은 마케팅 활동으로 보일 수 있습니다. 때문에 후보자분들의 반응이 비교적 긍정적이지 않고, 바로 성과로 이어지지 않아 피로감이 누적될 수 있습니다.
- 채용 담당자의 리소스 부족 : 한 명씩 컨택해야 하기 때문에 기존 인바운드 채용 업무보다 리소스가 더 들어갈 수 밖에 없으며, 커피챗이나 메세지 커스터마이징 등 다양하고 적극적인 시도를 하려고 할 수록 더 많은 리소스가 소비될 수 밖에 없습니다. 그리고 후보자들에게 업무 시간 외에 메세지를 보낸다면 오히려 좋지 않은 채용 브랜딩으로 이어나갈 수 있기 때문에 기존 업무에 치여 다이렉트 소싱이나 TRM까지 하기 힘든 분들도 많습니다.
- 다른 채용 담당자들과의 협업 : 채용 담당자(아웃바운드, 인바운드 채용 등)가 2명 이상인 경우에는 어떻게 다이렉트 소싱이나 TRM을 진행할지 나름의 약속이나 체계가 필요합니다. 후보자 분들과의 관계 관리를 어떻게 할지에 대한 논의가 선행되지 않는다면 이미 프로세스를 진행하는 분께 제안을 보낸다던지, 이미 다른 분이 컨택한 후보자 분께 또 제안을 보내는 등 좋지 않은 후보자 경험으로 이어질 수 있습니다.
- 현업(Hiring Manger)과의 협업 : 결국 서류 검토, 면접 진행을 하는 것은 현업이기 때문에 협업과의 싱크업 및 적극적인 협조가 필수적입니다. 현업이 어떤 분을 원하는지 이해를 해야 하고, 적절한 후보자인지 지속적으로 이야기를 나눠야하는데, 이런 부분에서 소통이 원활하지 않다면 다이렉트 소싱이나 TRM 진행 자체가 쉽지 않을 수 있습니다.
3. 우리 회사, 포지션에 맞는 후보자 풀 만들기
- 현업(Hiring Manager)과 100% 싱크업 하기 : 채용 포지션이 열릴 때, 현업과 깊게 소통하며 정확히 어떤 사람을 찾고 있는지, 이 포지션의 페르소나는 무엇인지 알아두는 것이 인바운드/아웃바운드 채용의 시작이라고 생각합니다. 후보자들이 채용 배경, 회사/서비스 소개, 팀 구성, 업무 환경, 조직문화까지 정말 다양한 부분을 궁금해할 수 있기 때문에 최대한 많은 정보를 알고 있는 것이 좋습니다.
타겟팅하는 회사 리스트나, 해당 포지션의 키워드를 알고 Boolean Search나 후보자 리스트업 할 때 활용 하는 것도 좋은 방법입니다.
- 주변 소식에 귀 기울이기 : 다른 회사들이 지금 어떤 상황인지 미리 알고 다이렉트 소싱이나 TRM에 활용하는 것도 큰 도움이 될 수 있습니다. 구조조정을 하거나, 다른 곳으로 이전을 하거나, 대대적인 변화가 있는 회사들은 퇴사자가 많거나 퇴사를 고려하는 분들이 많으며 이런 분들에게 제안을 한다면 수락율이 비교적 높습니다. 때문에 시시각각 빠르게 변하는 주변 상황이나 회사들의 소식에 귀를 기울이고 타겟팅을 하는 것도 추천드립니다.
하지만 회사가 후보자의 역량을 100% 대표할 수 있는 것은 아니기 때문에 실제로 어떤 경험을 했고, 기여를 했는지를 알고 제안하거나 커피챗 때 알아보는 게 좋은 방법입니다.
- 플랫폼 적절히 활용하기 : 채용 담당자들이 활용하는 플랫폼들로는 '링크드인', '리멤버'도 있으며 그 외 '프로그래머스', '잡플래닛', '서핏', '원티드', '게임잡'등이 있습니다. 개인적으로는 링크드인과 리멤버를 함께 많이 사용하고 있습니다.
'리멤버'의 경우, 구직 의사가 있는지가 나타나고 상세 경력이나 이력을 확인 할 수 있어 우리 회사에 맞는 분인지 파악할 수 있는 정보량이 굉장히 많습니다. 그리고 제안을 보냈을 때 카카오톡 등의 알림으로 후보자에게 바로 알려줘서 소통도 원활합니다. 다만 IT직군 등은 아직 링크드인에 비해 후보자 풀이 넓진 않다고 생각됩니다.
'링크드인'의 경우, 정말 많은 사람들이 활동하고 있고, 링크드인 리크루터를 활용하고 있다면 Boolean Search로 찾는 인재에 대한 필터링도 용이하게 할 수 있습니다. 그리고 회사 페이지나 개인 업데이트 등으로 회사 소식을 지속적으로 노출할 수 있고, DM등으로 지속적인 관계 유지에도 용이합니다. 다만, 많은 분들이 자세한 경력을 기재하고 있지 않아 찾고 있는 분인지 판단하기가 어렵고, 링크드인 리크루터의 경우 가격이 굉장히 비싸 이용가기가 쉽지 않습니다.
평소에 많은 분들과 일촌을 맺어두면, 필요할 때에 포지션 제안 메세지를 보낼 수도 있고 회사 정보도 지속적으로 노출할 수도 있으니 꾸준한 일촌 관리와 활동을 추천드리고 싶습니다.
- 후보자 관리 (TRM) 툴 사용하기 : 다이렉트 소싱이나 TRM의 경우 후보자 경험이 정말 중요하고, 리소스 효율화 또한 매우 중요합니다. 때문에 커뮤니케이션 기록이나 후보자에 대한 히스토리들을 지속적으로 기록하고 관리할 뿐 아니라 리소스까지 획기적으로 줄여줄 TRM 툴을 쓰는 것을 적극 추천드리고 싶습니다.
해외 툴로는 Lever나 ashby가 있고, 국내에는 최근에 나온 '그리팅 TRM'이 있습니다.
세 툴을 모두 써보았지만, 개인적으로 그리팅 TRM에서 'AI파싱으로 손쉬운 후보자 풀 등록', '후보자와의 커뮤니케이션 기록', '인바운드 지원자 데이터와 연계' 등으로 효율적/효과적인 업무를 진행해볼 수 있었기에 추천드려보고 싶습니다. 무엇보다 현업과의 커뮤니케이션이 용이해서, 후보자에 대한 의견 교환이 간편해 빠른 후보자 리스트업부터, 탄탄한 메세징 문구 작성 그리고 원활한 컨택까지 도움을 받고 있습니다.
4. 후보자의 수락율 높이기
: 개인적으로 소수의 후보자에게 집중한 아래와 같은 프로세스로 다이렉트 소싱과 TRM을 진행하고 있습니다.
(후보자 리스트업: 롱 리스트 ➡️ 숏 리스트 재구성 ➡️ 후보자 컨택 ➡️ 커피챗 진행 (➡️지속적인 너쳐링) ➡️ 면접)
채용 담당자로서 후보자 분들을 리스트업하고, 현업 분들의 서류검토를 먼저 진행해서 숏 리스트로 추린 후, 컨택을 진행하고 있습니다. 덕분에 아래와 같은 요인들로 높은 제안 수락율까지 이끌어낼 수 있었습니다.
1) 채용 담당자 리소스 효율화
: 많은 다수의 후보자와 1:1 커뮤니케이션은 채용 담당자 리소스를 많이 사용할 수 밖에 없고, 커피챗이나 현업과의 면접까지 포함한다면 더 많은 시간을 사용하게 됩니다. 하지만 현업과의 싱크업으로 어느정도 추린 후, 소수의 지원자와 커뮤니케이션 한다면 리소스를 효율적으로 활용할 수 있습니다.
2) 맞춤형 커스터마이징 메세지로 제안
: 현업의 서류검토를 기반으로 '왜' 이 포지션에 해당 분이 잘 맞는다고 생각하는지, 후보자 분의 어떤 경험에 깊은 인상을 받았는지를 녹여서 메세징에 정성을 들이고 있습니다. 덕분에 높은 수락율 뿐만 아니라 커피챗에서 감동했고, 좋은 경험이라고 말씀주신 분들이 상당히 많았습니다.
3) 서류 검토가 아닌 바로 면접 진행이라는 베네핏
: 많은 분들이 서류 검토부터 진행해야 한다는 부담감과 피로감에 지원을 망설이곤 합니다. 하지만 미리 서류검토를 진행한 덕분에 바로 면접 진행을 안내드리고 있고, 이런 부분에서 많은 분들이 긍정적으로 반응해주셨고, 채용 프로세스 진행까지 이어지곤 했습니다.
4) 무조건적인 지원보다는 커피챗으로 유도하기
: 지금 당장 이직 의사가 없는 분들의 경우, 응답이 없거나 거절의사를 표현할 수 있습니다. 하지만 좋은 인재라면 지속적인 인재 관리로 이어갈 수 있어야 하기 때문에 아래와 같은 문구를 항상 넣어 커피챗으로 유도한 후, 지속적인 인재 관리로까지 이어나가고 있습니다.
당장의 이직생각이 없으시더라도 {후보자_이름}님과 꼭 한 번 이야기 나눠보고 싶습니다. 이번 계기로 장기적인 네트워킹으로도 이어나갈 수 있으면 너무 좋을 것 같습니다! :)
5) 적절한 채용 브랜딩 콘텐츠 활용하기
: 후보자의 경우, 회사나 포지션에 대해 알고 있는 정보가 없을 것이기 때문에 관련 정보나 자료를 보내는 것도 필요하다고 생각합니다. 하지만 메시지 않에 너무 많은 정보를 담으면 후보자 분의 입장에서 부담스러울 수 있기 때문에 적절한 브랜딩 콘텐츠 링크를 삽입하며 스토리텔링으로 접근하는 것을 추천드리고 싶습니다. 스토리로 풀어낸 회사나 포지션 정보는 읽기에도 덜 부담스럽고, 몰입도 잘되며 후보자 분의 흥미까지 이끌어 낼 수 있는 좋은 무기이자 아이템입니다.
6) 연락은 끈질기게, 그리고 다양하게
: 후보자의 입장에서 이직 의사도 크게 없을 때, 그리고 업무 중에 온 메세지를 바로 확인하는 것은 어렵습니다. 때문에 리마인드 메세지를 주기적으로 보내며 너쳐링하는 것도 필요합니다. 링크드인의 경우, DM을 통해 안부 인사를 겸한 리마인드 메세지를 보낼 수 있습니다. 비슷하게 리멤버의 경우, 제안을 읽은 분이라면 메세지를 보낼 수 있습니다.
OO님 안녕하세요! ㅁㅁ회사의 피플매니저 민문홍이라고 합니다! 어제 ㅁㅁ 소개와 함께 커피챗 제안 메시지 드려보았는데, 시간 괜찮으실 때 한 번 확인 후 편하게 회신주시면 너무 감사드립니다! 너무 멋진 커리어를 만들고 있는 OO님과 꼭 커피챗을 해보고 싶고, 대화를 나누고 싶은 마음에 다시 메시지를 드려보게 되었습니다. 어느덧 금요일 저녁인데, 하루 잘 마무리 하시고 행복한 주말 보내셨으면 좋겠습니다! 추가로 필요하신 사항이나 문의사항 있으시면 언제든지 편하게 말씀주세요. 감사합니다! 민문홍 드림 :)
그 외에 정말 필요하고 모셔오고 싶은 분이라면, 이메일이나 전화번호를 통해 연락을 드리는 방법도 있습니다. 링크드인, 블로그, github 등을 잘만 검색한다면 대부분 이메일 주소를 확인할 수 있으며, 이메일로 직접 연락을 드려보는 것도 제안 수락율을 높이는 방법 중의 하나가 될 수 있습니다.
5. 커피챗 통해 후보자에게 긍정적인 경험 전달하기
: 저의 경우에는 채용 담당자로서 대부분 지원자분들과 직접 커피챗을 진행하고 있습니다. CEO나 현업 분드로과의 커피챗을 희망하신다면 해당 케이스에 한해 연결을 도와드리곤 있지만 지속적인 커뮤니케이션과 지원자 경험을 위해 채용 담당자가 진행 후, 면접 진행 혹은 TRM으로 유도하고 있습니다. 커피챗을 어떻게 진행하는지 나름의 방법을 소개드려보겠습니다!
1) 제안 메시지와 이력 확인 후 커피챗 하기
: 당연한 말일 수 있지만, 많은 후보자 및 지원자와 소통하다가 헐레벌떡 커피챗에 임하다보면 커피챗하는 분의 정보나 왜 제안했는지 메시지, 관련 배경을 잊어버릴 수 있습니다. 하지만 후보자 경험과 다음 프로세스로의 유도를 통해 제안 메시지 및 후보자 이력 확인은 필수 중의 필수입니다.
2) 필요에 따라 유선/화상/대면/방문 커피챗 방법 혼용하기
: 후보자 분들께 선택권을 드리는 것이 좋은 방법이지만, 채용 담당자로서 너무 많은 업무로 시간이 부족하다면 짧게 유선이나 화상 커피챗으로 먼저 안내드리는 것도 현실적인 방법입니다. 하지만 사무실이 가깝다거나 확실하게 좋은 경험을 드리고 싶다면 대면 커피챗이나 후보자 분 주변으로 직접 가서 커피챗을 진행해보는 것도 좋습니다.
3) 최대한의 정보와 좋은 경험 제공 (feat. 지속적 커뮤니케이션)
: 채용 담당자로서 최대한의 정보와 좋은 경험을 드리려고 노력하는 것은 당연한 말이지만, 지나치게 솔직할 필요는 없다고 생각합니다. 좋지 않게 나간 해당 포지션 선임자의 상황 등을 직접적으로 먼저 언급할 필요는 없지만 그 외에 어느 정도 선을 지키면서 후보자한테 드릴 수 있는 정보는 최대한으로 드리는 것이 좋습니다.
물론, 채용 담당자로서 모르는 현업의 상황이나 기술 관련 지식도 있습니다. 이런 경우는 커피챗이 끝난 후, 현업 담당자에게 확인 후, 메일이나 메시지로 안내드리며 지속적인 커뮤니케이션으로 이어나갈 수 있습니다. 저 같은 경우 현업 담당자에게 확인한 내용을 기반으로 다시 답변드리며 커피챗 이후 커뮤니케이션으로 자연스레 이어나가며 후보자와의 관계를 유지하려고 노력했습니다.
4) 거짓말이나 지나친 과장은 금물
: 지원 유도나 후보자의 환심을 사기 위해 지나치게 과장하거나 거짓말을 하게 될 수 있습니다. 하지만 거짓말이나 지나친 과장을 알게 되는 순간, 후보자는 오히려 바로 등을 돌릴 수 있습니다. 후보자를 설득하는 과정에서 올바르지 않은 정보 전달은 회사나 후보자에게 역효과를 가져올 수 있으니 채용 담당자 스스로 경계해야 합니다.
6. 그 외의 다양한 시도들
- 데이터활용하기 (feat. A/B 테스트)
: 포지션별 혹은 메세지 구성 템플릿마다 어떤 수락율이 높은지를 지속적으로 모니터링하고, 개선한다면 더 좋은 성과를 이끌어낼 수 있을 것입니다. 채용 담당자 별로 성과를 잘 달성하고 있는지 KPI로서 데이터를 관리하는 것도 방법 중의 하나가 될 수 있을 것 같습니다.
- 다이렉트 소싱을 TRM으로까지 이어나가기 : 지속적인 너쳐링
: 좋은 후보자라면 따로 관리하면서 지속적으로 안부 인사 등 너쳐링 하는 것도 TRM에 큰 도움이 됩니다. 명절, 새 해, 연봉 조정 직후, 입사한 지 1년이 된 후, 회사에 새로운 소식이 있을 경우 등 적절한 시기에 메세지를 보내며 좋은 관계를 유지한다면 끝내 해당 후보자가 지원하고, 입사까지 할 수 있는 좋은 발판과 양분이 될 것입니다.
- 지원자 뉴스레터
: 최근에 새로 시도하는 방법으로는 '뉴스레터'가 있는데, 지원자 및 후보자들에게 회사/제품의 소식을 알려드리는 뉴스레터 구독을 신청받고 비정기적으로 뉴스레터를 드려보려고 하고 있습니다. 이제 시도하는 방법이라 성과나 효용성은 알지 못하지만 오가닉 지원자 증가 및 다수 지원자분들과의 너쳐링을 목적으로 진행해보려 합니다.
위의 작성한 글들은 개인적인 생각과 경험을 풀어낸 글이기 때문에 정답이 아닐 수도 있으며, 다른 생각을 갖고 계신 분들이 있을 수도 있습니다. 업무 등에 참고만 해주시면 감사드리며, 첨언이나 다른 생각 또한 편히 말씀주셔도 좋을 것 같습니다!
채용 담당자는 깊은 고민에 기반해 전략적으로 다양한 시도를 하고, 끝내 성과를 만들어내는 포지션이라고 생각합니다. 이런 다양한 시도는 사람의 마음을 어떻게 움직일 수 있을까에 대한 고민에서 나온다고 생각하고, 결국엔 깊은 고민과 진심이 사람의 마음을 움직일 수 있다고 믿습니다. :)
