개발자의 시선으로 기업 체계 잡기 #02
abc@gmai.com과 같은 이메일을 업무에 활용하는 경우
'개발자의 시선으로 기업 체계 잡기'를 처음 접하시는 분은 우선 앞서 언급한 첫 번째 글을 읽으면 흐름을 이해하기 도움이 될 것이다. 구멍가게와 같은 소기업에서, 10명이 조금 넘는 마트 수준으로 덩치를 키우고 있는 중소기업으로 이직하여 덩치만 마트(중소기업)로 커지고 방식은 구멍가게(소기업) 방식을 사용하는 마트에서 발생하는 문제점들을 인식하고, 분석하여 그 해결책을 모색하려고 한다.
즉, 몸집만 커지고 지능은 그대로인 기업에서 발생하는 문제와 그 해결책을 모색하는글이다.
인식
조금씩 갖춰가는 회사들은 xxx@samsung.co.kr, yyy@lge.co.kr과 같은 회사 이름이 들어간 도메인을 활용한 이메일을 사용하는데 우리 회사는 아직 업무에 xxx@naver.com, yyy@gmail.com 과 같은 이메일을 이용하고 있다.
명함
홈페이지
여러가지 고객에게 전달되는 문서
분석
개발자인 작자 입장에서 aaa@gmail.com, bbb@naver.com과 같은 포털 이메일이 기입된 명함을 받았을 때 느낌들은 아래와 같다.
1. 전문성 부족
a. 포털 도메인을 사용하는 이메일 주소는 비즈니스 환경에서 전문적이지 않아 보일 수 있다.
b. 이것은 고객이나 다른 비즈니스와의 신뢰성에 부정적인 영향을 미칠 수 있다.
2. 브랜드 인지도 저하
a. 기업 도메인을 사용하는 이메일 주소는 브랜드 인지도를 높이는 데 도움이 된다.
b. 포털 도메인을 사용하면 이러한 브랜딩 기회를 놓칠 수 있다.
3. 보안 취약성
a. 포털 이메일 서비스는 기업 전용 서비스보다 보안이 덜 강화될 수 있다.
b. 기업 데이터 및 중요한 정보에 대한 보안 위험이 증가할 수 있다.
c. 예를들어, 회사 이름이 jump라고 했을 때 jump@gmail.com이라는 이메일을 업무용으로 사용한다고 하자. 누군가가 악의적으로 jump1@gmail.com는 포털 이메일을 생성하여 고객에게 이메일을 보내는 경우가 있다면, 고객(물질적 피해)과 해당 회사(회사 이미지 피해) 모두 피해를 입을 수 있는 상황이다.
4. 제어 및 관리의 한계
a. 포털 이메일은 기업이 직접 관리할 수 있는 범위가 제한적이다.
b. 이로 인해 직원들의 이메일 사용을 효과적으로 관리하거나 통제하기 어려울 수 있다.
c. 예를 들어, 자체도메인과 더불어 메일 서비스를 활용하는 경우에는 그룹 메일 계정을 활용할 수 있다.
help@company.co.kr 과 같은 그룹 계정을 만들어서
해당 그룹 계정에 여러 사람의 이메일 주소와 연결할 수 있다. 즉, 누군가가 help@company.co.kr 로 이메일을 보내면 해당 그룹에 속한 여러명의 이메일 주소로 이메일이 자동으로 전달될 수 있다.
5. 스팸 필터링 문제
a. 일부 포털 이메일 서비스는 자동으로 스팸 메일로 분류하는 경향이 있어, 중요한 비즈니스 이메일이 수신자의 스팸 폴더로 이동될 위험이 있다.
6. 접근성 문제
a. 기업 환경에서 특정 포털 서비스에 접근이 제한될 수 있어, 이메일 접근성이 떨어질 수 있다. 따라서, 기업은 자체 도메인을 사용하여 전문성을 유지하고, 브랜드 인지도를 높이며, 보안과 이메일 관리를 강화하는 것이 좋다.
회사고유의 도메인을 활용한 이메일이 없어도 기업 운영은 할 수 있다. 하지만, 도메인을 활용한 기업이메일을 활용하면 위에서 언급한 단점들을 막을 수 있고, 고객에게 우리 회사가 체계가 잡혀 있다는 인상 까지도 줄 수 있을 듯 하다.
해결책
무료로 할 수 있는 방법은 없다.
아래와 같은 절차를 통해서 해결은 할 수 있으나, 비용(돈과 약간의 시간)이 투입되어야 한다.
1. 회사 또는 브랜드를 위한 도메인을 구매하고,
2. 업무용 이메일을 사용할 수 있는 서비스에 가입 후
3. 구매한 도메인을 연결하면 된다.
절차를 통해서 여러분이 구매한 도메인을 이메일 서비스와 연결한다면 아래와 같은 형식으로 이메일 주소를 활용할 수 있게 된다. 물론 그룹 계정도 활용할 수 있다.
sam@samsung.co.kr
eric@lge.co.kr
그룹계정
- customer@samsung.co.kr
- help@lge.co.kr
약간의 비용을 투입할 여력이 있는 기업 수준이라면 회사 고유의 도메인으로 이메일을 활용하여 부족한 부분을 채우도록 하자.
1. 도메인 구입
원하는 도메인을 검색하고 등록되어 있지 않은 도메인이라면 구입할 수 있다.
a. 참고. 도메인 이름 가격 및 구매하는 방법 알아보기
b. 아래와 같은 도메인 관리기관을 통해서 구매할 수 있는 도메인을 검색하고, 구매할 수 있다.
- 후이즈
- 가비아
- 닷홈
- 블루웹
2. 업무용 이메일을 사용할 수 있는 서비스 가입
Google Workspace
: Google Workspace를 이용(1인당 매월 5.4 USD)하면 기업용 이메일 환경과 화상회의 서비스(Zoom과 같은) 그리고, 사용자당 30GB의 클라우드 스토리지를 사용할 수 있다.
아래링크를 통해 요금제별로 사용할 수 있는 서비스 및 지원 내용을 확인할 수 있다.
탄력 요금제 옵션 비교 | Google Workspace
작자가 활용하고 있는 서비스는 Google Workspace이나, Google Workspace와 같이 이메일과 더불어 다양한 업무용 앱 들을 활용할 수 있는 서비스들이 있다.
참고로, Google Workspace를 사용하는 이유는 이메일 서비스, 화상회의 서비스(Zoom과 비슷한 meet) 그리고, 구글 드라이브와 같은 검증된 앱들을 사용할 수 있기 때문이고, 기존부터 사용해서 익숙하기 때문이기도 하다.
새로 사용해 보시는 분이라면 Google Workspace, NAVER WORKS, kakaowork를 비교 평가해 보고 직접 사용할 서비스를 선택하는 것도 좋은 방법이라 생각한다.
3. 구매한 도메인을 서비스와 연결
아래 링크의 가이드를 통해서 Google Workspace서비스에 이미 구매한 도메인을 연결하는 것에 의해서 도메인이 적용된 이메일을 활용할 수 있다.
웹사이트에 Google을 통해 등록된 도메인 연결하기 - Google Workspace 관리자 고객센터
기업체계를 잡는 것 중 하나로 기업용 도메인을 이메일에 적용하는 큰 흐름을 설명한 것이어서, 본 글을 통해 실제 기업용 도메인을 이메일에 적용하는 것까지는 힘든 일 일 수 있다. 상세한 설명은 향후 툴들에 대한 설명을 매거진형식으로 만들때 다뤄볼 예정이다.
